Pozrite si video - 7 rýchlych a jednoduchých spôsobov číslovania riadkov v programe Excel
Pri práci s Excelom existuje niekoľko malých úloh, ktoré je potrebné vykonávať pomerne často. Poznanie „správnej cesty“ vám môže ušetriť veľa času.
Jednou z takýchto jednoduchých (napriek tomu často potrebných) úloh je očíslovanie riadkov množiny údajov v programe Excel (nazývanej tiež sériové čísla v množine údajov).
Ak si teraz myslíte, že jedným zo spôsobov je jednoducho zadať tieto sériové čísla ručne, máte pravdu - máte pravdu!
Ale to nie je najlepší spôsob, ako to urobiť.
Predstavte si, že máte stovky alebo tisíce riadkov, pre ktoré musíte zadať číslo riadka. Bolo by to únavné - a úplne zbytočné.
V programe Excel existuje mnoho spôsobov číslovania riadkov a v tomto návode sa podelím o niektoré spôsoby, ktoré odporúčam a často používam.
Samozrejme, bude toho viac a ja budem čakať - pri káve - v oblasti pripomienok, aby som sa o tom dozvedel.
Ako číslovať riadky v programe Excel
Najlepší spôsob číslovania riadkov v programe Excel bude závisieť od druhu množiny údajov, ktorú máte.
Môžete mať napríklad súvislú množinu údajov, ktorá začína od riadka 1, alebo množinu údajov, ktorá začína od iného riadka. Alebo môžete mať množinu údajov, ktorá obsahuje niekoľko prázdnych riadkov, a vy chcete číslovať iba riadky, ktoré sú vyplnené.
Môžete si vybrať ktorúkoľvek z metód, ktoré fungujú na základe vašej množiny údajov.
1] Pomocou rukoväte výplne
Rukoväť výplne identifikuje vzor z niekoľkých vyplnených buniek a dá sa ľahko použiť na rýchle vyplnenie celého stĺpca.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu sú kroky na rýchle číslovanie riadkov pomocou rukoväte výplne:
- Zadajte 1 do bunky A2 a 2 do bunky A3.
- Vyberte obe bunky (A2 a A3).
- Všimnite si toho, že v pravom dolnom rohu výberu by bol malý štvorec.
- Umiestnite kurzor na tento štvorec a všimnete si, že sa kurzor zmení na ikonu plus.
- Dvakrát kliknite na štvorec rukoväte výplne (kým je kurzor vo forme ikony plus) a automaticky vyplní všetky bunky až do konca množiny údajov.
Všimnite si toho, že Fill Handle automaticky identifikuje vzor a vyplní zostávajúce bunky týmto vzorom. V tomto prípade išlo o to, že sa čísla zvyšovali o 1.
V prípade, že máte v množine údajov prázdny riadok, popisovač výplne by fungoval iba do posledného súvislého neprázdneho riadka.
Upozorňujeme tiež, že ak v susednom stĺpci nemáte údaje, dvojité kliknutie na rukoväť výplne nebude fungovať. Môžete však umiestniť kurzor na rukoväť plnenia, podržať pravé tlačidlo myši a ťahať nadol. Vyplní bunky pokryté ťahaním kurzora.
2] Použitie série výplní
Aj keď je Fill Handle rýchly spôsob číslovania riadkov v programe Excel, Fill Series vám dáva oveľa väčšiu kontrolu nad tým, ako sa zadávajú čísla.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu sú kroky na použitie série výplní na číslovanie riadkov v programe Excel:
- Do bunky A2 zadajte 1.
- Prejdite na kartu Domov.
- V skupine úprav kliknite na rozbaľovaciu ponuku Vyplniť.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Séria …“.
- V dialógovom okne „Séria“ vyberte v možnostiach „Séria v“ položku „Stĺpce“.
- Zadajte hodnotu Stop. V tomto prípade, pretože máme 26 záznamov, môžeme zadať 26. Ak nezadáte žiadnu hodnotu, séria výplní nebude fungovať.
- Kliknite na tlačidlo OK.
To okamžite očísluje riadky od 1 do 26.
Použitie „Vyplniť série“ môže byť užitočné, ak začínate zadávaním čísel riadkov. Na rozdiel od rukoväte výplne nevyžaduje, aby už boli vyplnené susedné stĺpce.
Aj keď na pracovnom hárku nič nemáte, séria Fill bude fungovať.
Poznámka: V prípade, že máte v strede množiny údajov prázdne riadky, Fill Series by stále vyplnila číslo pre daný riadok.
3] Používanie funkcie ROW
Na číslovanie riadkov v programe Excel môžete použiť aj funkcie programu Excel.
Pri vyššie uvedených metódach Fill Handle a Fill Series je vložené sériové číslo statickou hodnotou. To znamená, že ak presuniete riadok (alebo ho vystrihnete a prilepíte niekde inde v množine údajov), číslovanie riadkov sa podľa toho nezmení.
Tento nedostatok je možné odstrániť pomocou vzorcov v programe Excel.
Na získanie číslovania riadkov v programe Excel môžete použiť funkciu ROW.
Ak chcete získať číslovanie riadkov pomocou funkcie ROW, zadajte do prvej bunky nasledujúci vzorec a skopírujte pre všetky ostatné bunky:
= ROW ()-1
Funkcia ROW () udáva číslo riadku aktuálneho riadka. Odebral som teda 1 a začal som od druhého radu ďalej. Ak údaje začínajú od 5. riadka, musíte použiť vzorec = ROW ()-4.
Najlepšie na používaní funkcie ROW je, že nezruší číslovanie, ak odstránite riadok zo svojej množiny údajov.
Pretože funkcia ROW neodkazuje na žiadnu bunku, automaticky (alebo by som mala povedať AutoMagically) sa upraví tak, aby vám poskytla správne číslo riadka. Niečo, ako je uvedené nižšie:
Všimnite si toho, že akonáhle odstránim riadok, čísla riadkov sa automaticky aktualizujú.
Opäť by to neberie do úvahy žiadne prázdne záznamy v množine údajov. V prípade, že máte prázdne riadky, bude stále zobrazovať číslo riadku.
Nasledujúci vzorec môžete použiť na skrytie čísla riadku pre prázdne riadky, ale napriek tomu by to neupravilo čísla riadkov (tak, že k ďalšiemu vyplnenému riadku bude priradené číslo nasledujúceho riadku).
IF (ISBLANK (B2), "", RIADOK ()-1)
4] Používanie funkcie COUNTA
Ak chcete číslovať riadky tak, aby iba tie, ktoré sú vyplnené, dostali sériové číslo, potom je táto cesta správna.
Využíva funkciu COUNTA, ktorá počíta počet buniek v rozsahu, ktoré nie sú prázdne.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Všimnite si toho, že v vyššie uvedenej množine údajov sú prázdne riadky.
Tu je vzorec, ktorý bude číslovať riadky bez číslovania prázdnych riadkov.
= IF (ISBLANK (B2), "", COUNTA ($ B $ 2: B2))
Funkcia IF kontroluje, či je susedná bunka v stĺpci B prázdna alebo nie. Ak je prázdny, vráti prázdne miesto, ale ak nie, vráti počet všetkých vyplnených buniek do tejto bunky.
5] Použitie SUBTOTAL pre filtrované údaje
Niekedy môžete mať veľkú množinu údajov, kde chcete údaje filtrovať a potom skopírované údaje skopírovať a prilepiť do samostatného hárka.
Ak použijete ktorýkoľvek z vyššie uvedených spôsobov, všimnete si, že čísla riadkov zostávajú rovnaké. To znamená, že keď skopírujete filtrované údaje, budete musieť aktualizovať číslovanie riadkov.
V takýchto prípadoch môže funkcia SUBTOTAL automaticky aktualizovať čísla riadkov. Aj keď budete filtrovať množinu údajov, čísla riadkov zostanú nedotknuté.
Ukážem vám, ako to na príklade presne funguje.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Ak budem filtrovať tieto údaje na základe predaja produktu A, získate niečo, ako je uvedené nižšie:
Všimnite si toho, že sú filtrované aj sériové čísla v stĺpci A. Teraz teda vidíte iba čísla pre riadky, ktoré sú viditeľné.
Aj keď je to očakávané správanie, v prípade, že chcete získať číslovanie sériových riadkov - aby ste tieto údaje mohli jednoducho skopírovať a prilepiť niekde inde - môžete použiť funkciu SÚČET.
Tu je funkcia MEDZISÚČET, ktorá zaistí, aby aj filtrované údaje mali spojité číslovanie riadkov.
= SÚČET (3, $ B $ 2: B2)
3 vo funkcii SUBTOTAL určuje používanie funkcie COUNTA. Druhým argumentom je rozsah, v ktorom je funkcia COUNTA aplikovaná.
Výhodou funkcie SUBTOTAL je, že sa dynamicky aktualizuje pri filtrovaní údajov (ako je uvedené nižšie):
Všimnite si toho, že aj keď sú údaje filtrované, číslovanie riadkov sa aktualizuje a zostáva nepretržité.
6] Vytvorenie tabuľky programu Excel
Tabuľka Excel je úžasný nástroj, ktorý musíte použiť pri práci s tabuľkovými údajmi. Správa a používanie údajov je oveľa jednoduchšie.
Toto je tiež moja obľúbená metóda spomedzi všetkých techník uvedených v tomto návode.
Najprv vám ukážem správny spôsob číslovania riadkov pomocou tabuľky programu Excel:
- Vyberte celú množinu údajov.
- Prejdite na kartu Vložiť.
- Kliknite na ikonu Tabuľka (môžete tiež použiť klávesovú skratku Ctrl + T).
- V dialógovom okne Vytvoriť tabuľku skontrolujte, či je rozsah správny.
- Kliknite na tlačidlo OK. Tým sa vaše tabuľkové údaje skonvertujú na tabuľku programu Excel.
- Do bunky A2 zadajte nasledujúci vzorec. Všimnite si toho, že akonáhle zadáte vzorec, automaticky ho vyplní do všetkých buniek v tomto stĺpci (viac o vypočítaných stĺpcoch si môžete prečítať tu).
= ROW ()-ROW (tabuľka2 [#Headers])
Všimnite si toho, že vo vyššie uvedenom vzorci som použil Tabuľka 2, pretože to je názov mojej excelovej tabuľky. Tabuľku 2 môžete nahradiť názvom tabuľky, ktorú máte.
Používanie tabuľky programu Excel pri číslovaní riadkov v programe Excel prináša ďalšie výhody:
- Pretože tabuľka Excel automaticky vkladá vzorec do celého stĺpca, funguje to, keď do tabuľky vložíte nový riadok. To znamená, že keď vložíte/odstránite riadky do tabuľky programu Excel, číslovanie riadkov sa automaticky aktualizuje (ako je uvedené nižšie).
- Ak do údajov pridáte ďalšie riadky, tabuľka programu Excel sa automaticky rozbalí a zahrnie tieto údaje ako súčasť tabuľky. A pretože sa vzorce automaticky aktualizujú vo vypočítaných stĺpcoch, vloží číslo riadka pre novo vložený riadok (ako je uvedené nižšie).
7] Pridanie 1 k číslu predchádzajúceho riadka
Je to jednoduchá metóda, ktorá funguje.
Cieľom je pridať 1 k číslu predchádzajúceho riadka (číslo v bunke vyššie). Zaistíte tak, že nasledujúce riadky získajú číslo, ktoré sa zvýši o 1.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu sú kroky na zadanie čísel riadkov pomocou tejto metódy:
- Do bunky v prvom riadku zadajte 1 ručne. V tomto prípade je to v bunke A2.
- Do bunky A3 zadajte vzorec = A2+1
- Skopírujte a prilepte vzorec pre všetky bunky v stĺpci.
Vyššie uvedené kroky by zadali sériové čísla do všetkých buniek v stĺpci. V prípade, že existujú nejaké prázdne riadky, stále by sa tým vložilo číslo riadka.
Upozorňujeme, že v prípade vloženia nového riadka sa číslo riadku neaktualizuje. V prípade, že odstránite riadok, vo všetkých bunkách pod odstráneným riadkom sa zobrazí referenčná chyba.
Toto je niekoľko rýchlych spôsobov, ktoré môžete použiť na vkladanie sériových čísel do tabuľkových údajov v programe Excel.
V prípade, že používate inú metódu, podeľte sa o to so mnou v sekcii komentárov.
