Ako vkladať / odstraňovať komentáre v programe Excel (vrátane skratiek)

Komentáre sú celkom užitočné, ak chcete pridať nejaké informácie o bunke/dátovom bode bez toho, aby ste zmenili obsah bunky.

Často ich používam, keď používam vzorce a potrebujem špecifikovať, čo vzorec robí a čo znamená hodnota bunky. Ak spolupracujete s ostatnými, môžete tiež pridať komentáre pre referenciu ostatných.

V tomto návode vám ukážem všetko, čo potrebujete vedieť o komentároch - vrátane toho, ako vkladať komentáre v programe Excel, ako upravovať/odstraňovať komentáre, ako odstraňovať komentáre z celého listu alebo zošita atď.

Ale skôr, ako budem pokračovať, ukážem vám, ako vkladať komentáre v programe Excel (alebo odstraňovať/upravovať komentáre), je tu niečo dôležité, čo musíte vedieť.

V Office-365 má Microsoft premenovali funkciu Komentár na Poznámky. Tradičné komentáre, ktoré poznáte (komentár, ktorý zobrazuje žlté pole a malý červený trojuholník v bunke vpravo hore), sa teraz nazývajú Poznámky. A komentáre teraz odkazujú na novú funkciu, ktorá vám umožňuje vytvárať konverzácie so vláknami. Tu je článok o rozdieloch medzi poznámkami a komentármi

Spodná čiara - Ak nepoužívate Office 365, nemusíte sa o nič starať a komentár zostane nezmenený. Ak používate Office 365, komentáre sa teraz označujú ako poznámky

Ako vkladať komentáre v programe Excel (skratka)

Ak chcete vložiť komentár do bunky v programe Excel, môžete použiť nižšie uvedenú klávesovú skratku:

SHIFT + F2 vo Windows

a

Príkaz + F2 v systéme Mac

Tu je návod, ako použiť túto skratku na vloženie komentára:

1. Vyberte bunku, do ktorej chcete vložiť komentár
2. Podržte kláves Shift (alebo kláves Command, ak používate Mac)
3. Stlačte kláves F2

Vyššie uvedené kroky by okamžite pridali komentár k vybratej bunke.

Teraz môžete do komentára zadať ľubovoľný požadovaný text a potom stlačiť kláves Escape alebo kliknúť kdekoľvek v pracovnom hárku, aby sa tento komentár uložil do bunky.

V prípade, že vyberiete rozsah buniek a použijete vyššie uvedenú skratku, vloží by sa komentár iba do aktívnej bunky.

V prípade, že nepreferujete metódu skratiek, nižšie je ďalší spôsob pridania komentára:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, do ktorej chcete pridať komentár
2. Kliknite na Nový komentár (alebo Novú poznámku v prípade, že používate Office 365)

Zobraziť všetky komentáre/poznámky

Ak chcete, aby sa všetky komentáre rozbalili a zobrazili v nich text, môžete to urobiť jednoducho jediným kliknutím:

1. Prejdite na kartu Kontrola
2. V skupine Komentáre kliknite na Zobraziť všetky komentáre

To okamžite zobrazí všetky komentáre v pracovnom hárku.

Funguje to ako prepínacie tlačidlo. Ak naň teda kliknete znova, skryje všetky komentáre v pracovnom hárku.

V prípade, že používate Office 365, musíte kliknúť na možnosť Poznámky a potom kliknúť na Zobraziť všetky poznámky

Navigovať v komentároch (predchádzajúci/nasledujúci)

Ak si chcete prejsť každý komentár jeden po druhom, môžete to tiež urobiť. To môže byť užitočné, ak máte veľa komentárov a chcete sa uistiť, že vám počas týchto komentárov nič neunikne.

Nasledujú kroky na postupné komentáre jeden po druhom:

1. Kliknite na kartu Skontrolovať
2. V skupine Komentáre kliknutím na možnosť Ďalej prejdete na Ďalší komentár (a Predošlý prejdete na predchádzajúci komentár).

Keď prechádzate týmito komentármi, zobrazí sa iba aktívny komentár. Ostatné bude skryté. Keď kliknete na Ďalej, prejdete na ďalší komentár a skryjú sa všetky ostatné komentáre.

Ak používate Office 365 (kde sa komentáre teraz nazývajú Poznámky), musíte kliknúť na kartu Revízia, potom kliknúť na možnosť Poznámky a potom kliknúť na možnosti Nasledujúca/Predchádzajúca poznámka. Toto bolo trochu sťažené, ak musíte túto možnosť veľa používať (pretože teraz to vyžaduje viac kliknutí). Jedným zo spôsobov, ako to vyriešiť, môže byť pridanie možnosti Nasledujúce/Predchádzajúce poznámky do QAT (táto možnosť sa zobrazí, keď kliknete pravým tlačidlom myši na možnosti Nasledujúca/Predchádzajúca poznámka).

Skopírujte komentáre

Pri jednoduchom kopírovaní a vkladaní skopíruje všetko vrátane hodnôt, vzorcov, formátovania a komentárov. Ak teda chcete skopírovať a prilepiť všetko, potrebujete iba bežný Control-C a Control-V

Ale čo keď potrebujete iba skopírovať komentáre (a nič iné).

Excel vám to umožňuje pomocou možností Prilepiť špeciálne.

Nasledujú kroky na kopírovanie a vkladanie komentárov iba v programe Excel:

1. Vyberte všetky bunky s komentármi, ktoré chcete skopírovať
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku vo výbere a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C)
3. Prejdite do bunky, do ktorej chcete prilepiť komentáre.
4. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Prilepiť špeciálne.
5. V dialógovom okne Vložiť špeciálne kliknite na Komentáre (ak používate Office 365, bude to „Komentáre a poznámky“)
6. Kliknite na tlačidlo OK

Vyššie uvedené kroky by prilepili iba komentáre, nie hodnoty/formátovanie/vzorce.

To môže byť užitočná vec, ak máte dve verzie toho istého súboru s rôznymi komentármi. Všetky komentáre v najnovšej verzii môžete skopírovať a prilepiť, aby ste sa uistili, že máte všetko na jednom mieste.

Odstrániť komentáre

Na odstránenie komentárov v programe Excel môžete použiť rôzne metódy. Spôsob, ktorý si vyberiete, bude závisieť od toho, aké komentáre chcete odstrániť.

Ak napríklad chcete odstrániť iba komentáre vo výbere alebo z celého pracovného hárka, môžete použiť jednoduchý spôsob - skratku alebo možnosť na páse s nástrojmi.

Ak však chcete odstrániť komentáre zo všetkých pracovných hárkov naraz, musíte použiť VBA.

Pozrime sa na oba tieto scenáre.

Odstráňte komentáre z vybraného rozsahu alebo z celého pracovného hárka

Tento je jednoduchý.

Ak chcete odstrániť všetky komentáre vo výbere, postupujte takto:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek vo výbere
2. Kliknite na Odstrániť komentár (alebo „Odstrániť poznámku“, ak používate Office 365)

V prípade, že chcete odstrániť komentáre z celého pracovného hárka, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Kliknite na sivý trojuholník v ľavej hornej časti aplikácie Excel. Tým sa vyberie celý pracovný hárok (alebo môžete použiť Ovládanie + A + A)
2. Kliknite na kartu Domov
3. V skupine Úpravy kliknite na Vymazať
4. Kliknite na Vymazať komentáre

Vyššie uvedené kroky by odstránili všetky komentáre v pracovnom hárku.

Upozorňujeme, že keď vyberiete celý pracovný hárok a potom kliknete pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku, nedostanete možnosť odstrániť všetky komentáre (alebo poznámky)

Odstráňte komentáre zo všetkých pracovných hárkov naraz

Vymazanie komentárov z celého zošita je trochu ošemetné. Môžete prejsť na každý hárok a odstrániť všetky komentáre v každom hárku, ale to môže byť únavné, ak máte v zošite veľa hárkov.

Jednoduchý kód VBA v tomto prípade zvládne všetky ťažké bremená.

Nasleduje kód, ktorý prejde na každý list v zošite a odstráni komentáre z celého listu:

Pre každé w v pracovných listoch: ws.cells.ClearComments: Next ws

Vyššie uvedený kód používa slučku For Every Next na prechádzanie každým pracovným listom v zošite. A pre každý list používa metódu ClearComments na odstránenie všetkých komentárov naraz.

Keďže spoločnosť Microsoft premenovala komentáre na poznámky v Office 365, v budúcnosti môže vyššie uvedený kód odstrániť komentáre (nová funkcia v O365) a na odstránenie poznámok (komentáre v predchádzajúcich verziách) budete možno musieť použiť nižšie uvedený kód.

Pre každé w v pracovných listoch: ws.cells.ClearNotes: Nasledujúce ws

Odteraz oba tieto kódy fungujú a odstraňujú komentáre zo zadaných buniek.

Teraz vám ukážem, ako používať tento kód.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú kartu listu
2. Kliknite na položku Zobraziť kód. Tým sa otvorí editor VB (môžete tiež otvoriť klávesovú skratku ALT + F11)
3. Ak v editore VB nevidíte okamžité okno, kliknite v ponuke na možnosť Zobraziť a potom kliknite na okamžité okno
4. Skopírujte a prilepte vyššie uvedený kód makra VBA do bezprostredného okna.
5. Umiestnite kurzor na koniec riadka v bezprostrednom okne
6. Stlačte kláves Enter

Vyššie uvedenými krokmi sa odstránia všetky komentáre v celom zošite.

Skopírujte všetky komentáre do samostatného pracovného hárka

Bolo by skvelé mať zoznam všetkých komentárov a všetok text v každom komentári ako zoznam v pracovnom hárku. Vďaka tomu bude ľahké prechádzať komentáre jeden po druhom (namiesto navigácie a skákania po bunkách v hárku).

Aj keď to nie je možné vykonať pomocou vstavanej funkcie, môžete to urobiť pomocou VBA.

Tu je podrobný návod, ktorý ukazuje, ako získať zoznam všetkých komentárov v samostatnom pracovnom hárku.

Previesť poznámky na komentáre (iba Office 365)

Táto funkcia je k dispozícii iba pre používateľov Office 365.

Pretože teraz existujú dva typy komentárov - komentáre a poznámky, umožňuje vám to zmeniť poznámky na komentáre (nie naopak).

Ak teda máte tradičné komentáre (teraz sa v O365 nazývajú poznámky), môžete ich ľahko previesť na komentáre pomocou nižšie uvedených krokov:

1. Kliknite na kartu Skontrolovať
2. Kliknite na možnosť Poznámky
3. Kliknite na položku Previesť na komentáre
4. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, kliknite na položku „Previesť všetky poznámky“

Vyššie uvedené kroky by skonvertovali všetky komentáre na Notes.

Ak máte v komentároch akékoľvek formátovanie alebo obrázky, budú automaticky odstránené.

Tiež sa nemôžete rozhodnúť previesť niektoré poznámky na komentáre a ostatné nechať tak, ako sú. Vyššie uvedené kroky zmenia všetky poznámky na komentáre v celom pracovnom hárku.

To je všetko, čo je potrebné vedieť o vkladaní a odstraňovaní komentárov v programe Excel.

Dúfam, že ste našli tento návod užitočný!