Pozrieť video - Použitie doplnku Flash v programe Excel (príklady)
Flash Fill je úžasný nástroj, ktorý bol pridaný do programu Excel 2013 a je k dispozícii vo všetkých jeho verziách.
Na uľahčenie zadávania údajov môžete použiť Flash Fill v Exceli. Je to múdry nástroj, ktorý sa pokúša identifikovať vzory na základe zadávania údajov a robí to za vás.
Niekoľko jednoduchých príkladov použitia Flash Fill môže byť získanie krstného mena od celého mena, získanie iniciál mien, formátovanie telefónnych čísel atď.
Použitie Flash Fill v Exceli - príklady
Tu je niekoľko príkladov, kde funkcia flash fill môže skutočne ušetriť čas identifikáciou vzorov a uľahčením zadávania údajov.
Príklad 1 - Získajte krstné meno od celého mena
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Kým nezačala existovať aplikácia Excel Flash Fill, spôsob, ako získať krstné meno z celého mena, bolo použiť text na stĺpce alebo použiť funkcie programu Excel.
Teraz však môžete výsledky okamžite získať pomocou nového nástroja v bloku - Flash Fill v programe Excel.
Tu je návod, ako môžete použiť Flash Fill v Exceli na získanie krstného mena:
- Vyberte bunku vedľa bunky, ktorá obsahuje údaje (v tomto prípade B2).
- Zadajte údaje (v tomto prípade krstné meno).
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
Excel Flash Fill by automaticky vyplnil všetky bunky krstným menom z množiny údajov.
Vykonáva sa to bleskovo (a preto sa nazýva Excel Flash Fill).
Klávesová skratka na použitie programu Flash Fill v programe Excel je Ovládanie + E.
Poznámka: Flash Fill stále nie je k dispozícii vo verziách programu Excel pre Mac.Príklad 2 - Získajte iniciály z názvu
Keďže Flash Fill funguje na základe identifikácie vzorov, môžete ho použiť na získanie iniciálok mena a priezviska.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu sú kroky na použitie iniciály Flash Fill v Exceli:
- Vyberte bunku vedľa bunky, ktorá obsahuje údaje (v tomto prípade B2).
- Do bunky pre výber zadajte začiatočné meno.
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
Excel Flash Fill by automaticky vyplnil všetky bunky iniciálkami krstného mena.
Príklad 3 - Spojenie mien v inom formáte
Flash Fill v Exceli môžete použiť na rozdelenie údajov (na krstné meno alebo iniciály, ako je vidieť v príkladoch 1 a 2 vyššie), môžete ho však použiť aj na zlúčenie buniek.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Cieľom je skombinovať mená v nasledujúcom formáte - Priezvisko, Meno. Napríklad Tony a Stark by spojili a dali Starkovi, Tonymu.
Tu je návod, ako môžete použiť Flash Fill v Exceli na kombinovanie mien:
- Vyberte bunku vedľa bunky, ktorá obsahuje údaje (v tomto prípade B2).
- Zadajte bunku s kombinovaným názvom v požadovanom formáte.
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
Excel Flash Fill by automaticky vyplnil všetky bunky, v ktorých sú názvy kombinované v uvedenom formáte.
Príklad 4 - Získanie používateľských mien z e -mailových adries
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Zámerom je získať používateľské meno z e -mailového ID (napríklad získať „tonystark“ z [email protected]).
Tu je návod, ako môžete použiť Flash Fill v Exceli na získanie používateľských mien z e -mailových ID:
- Vyberte bunku vedľa bunky, ktorá obsahuje údaje (v tomto prípade B2).
- Zadajte bunku s používateľským menom z ID e -mailu z bunky vľavo.
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
Excel Flash Fill by automaticky vyplnil všetky bunky, v ktorých sú uvedené používateľské mená z príslušných e -mailových ID.
Príklad 5 - Formátovanie telefónnych čísel
Flash Fill môžete používať s textom aj s číslami.
Tu je príklad, kde môžete formátovať telefónne čísla pomocou programu Excel Flash Fill.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Cieľom je získať telefónne číslo v nasledujúcom formáte: XXX-XXX-XXXX.
Tu je návod, ako môžete pomocou programu Flash Fill v programe Excel získať telefónne číslo v požadovanom formáte:
- Vyberte bunku vedľa bunky s telefónnym číslom (v tomto prípade B2).
- Zadajte bunku s telefónnym číslom v požadovanom formáte.
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
Excel Flash Fill by automaticky vyplnil všetky bunky telefónnymi číslami v uvedenom formáte.
Príklad 6 - Extrahujte konkrétne údajové body (napríklad mesto z adresy)
Flash Fill v Exceli môžete použiť na extrahovanie časti z množiny údajov.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Cieľom je získať štátny kód z každej adresy.
Tu sú kroky na získanie kódu štátu z adresy pomocou programu Flash Fill v programe Excel:
- Vyberte bunku vedľa bunky s telefónnym číslom (v tomto prípade B2).
- Do bunky zadajte kód štátu z adresy vľavo.
- Vyberte bunku priamo pod bunkou, do ktorej ste zadali údaje (v tomto prípade B3).
- Prejdite na kartu Údaje a v skupine Nástroje údajov kliknite na položku Flash Fill.
To by okamžite extrahovalo všetky štátne kódy v stĺpci B.
Podobne môžete extrahovať aj kódy PIN.
Obmedzenia výplne Flash v programe Excel
Aj keď je Flash Fill úžasný nástroj, pred použitím vo veľkých a dôležitých množinách údajov je dôležité vedieť, aké sú jeho obmedzenia:
- Výsledok Flash Fill je statický. To znamená, že ak zmeníte pôvodný súbor údajov, výsledok Flash Fill sa nezmení.
- Flash Fill ignoruje bunku, v ktorej je medzera. Ak používate funkciu Flash Fill, uistite sa, že bunky, v ktorých sa výsledok dostaví, neobsahujú medzery. Ak áno, Excel Flash Fill by ho jednoducho ignoroval.
- V niektorých prípadoch môže funkcia Flash Fill pri identifikácii vzoru poskytujúceho nesprávne výsledky zakolísať. Napríklad v prípade extrakcie stredných mien, ak existujú mená bez stredného mena, funkcia Flash Fill poskytne nesprávne výsledky (ako je uvedené nižšie).
Chyba plnenia programu Excel Flash
Ak Flash Fill nie je schopná rozpoznať vzor, môže sa zobraziť chyba, ako je uvedené nižšie:
V takom prípade môžete vyplniť niekoľko ďalších buniek, aby program Flash Fill rozpoznal vzor, alebo zlikvidujte myšlienku použitia programu Flash Fill a namiesto neho použite funkcie programu Excel.
Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce návody na Excel:
- Ako používať rukoväť výplne v programe Excel.
- Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam programu Excel.
- 10 tipov na vkladanie údajov do Excelu, ktoré si nemôžete nechať ujsť.
