Pozrite si video návod - Kontrola pravopisu v Exceli
Kontrola pravopisu v programe Excel sa často ignoruje, pretože používatelia programu Excel často pracujú s číslami v porovnaní s textom. Ale stále je to jedna z dôležitých kontrol, ktoré by ste mali mať zavedené.
V porovnaní s programom MS Word alebo PowerPoint, kde je pod slovom s nesprávnym preklepom vizuálne vidieť červené podčiarknutie, sa nič podobné v programe Excel nedeje.
Predstavte si katastrofickú chybu pravopisu, ktorá sa vynorí z vášho pracovného hárka, keď ste ho odoslali klientovi. Bez ohľadu na to, koľko tvrdej práce venujete analýze a analýze údajov, všetka vaša dôveryhodnosť klesá.
No - už NIE.
V tomto tutoriále vám ukážem, ako používať kontrolu pravopisu v programe Excel a ako môžete maximalizovať svoje úsilie pomocou dostupných možností.
Kde nájdete kontrolu pravopisu v programe Excel
Možnosti kontroly pravopisu nájdete na karte kontroly na páse s nástrojmi v programe Excel.
Keď kliknete na možnosť Pravopis na karte kontroly, otvorí sa dialógové okno Kontrola pravopisu.
Klávesová skratka na spustenie kontroly pravopisu v programe Excel
Na kontrolu pravopisu v programe Excel môžete použiť aj klávesovú skratku F7. Ak to chcete použiť, aktivujte pracovný hárok, v ktorom chcete spustiť kontrolu pravopisu, vyberte bunku/rozsah buniek a stlačte kláves F7 na klávesnici.
Ako funguje kontrola pravopisu v programe Excel
Dôležitou vecou, ktorú stojí za to vedieť, je, ako funguje kontrola pravopisu v programe Excel.
Ak vyberiete bunku A1, prejde všetkými bunkami v prvom riadku, potom sa presunie do druhého riadka a skontroluje všetky bunky v druhom rade (zľava doprava) a potom sa presunie do tretieho riadka a podobne. Ak identifikuje bunku s pravopisnou chybou, zobrazí sa dialógové okno Pravopis.
Ak vyberiete bunku niekde inde v pracovnom hárku, povedzme B3, prejde cez bunky vpravo a potom do riadka pod ňou. Keď je kontrola všetkých buniek po B3 hotová, zobrazí sa výzva, ktorá užívateľa požiada, či chce pokračovať v kontrole na začiatku listu. Niečo, ako je uvedené nižšie:
Ak používateľ vyberie možnosť Áno, vráti sa späť a skontroluje zostávajúce bunky (v našom prípade by to boli A1 až B2).
Aby ste to lepšie pochopili, pozrite sa na tento príklad nižšie (bunky s pravopisnou chybou sú tieňované):
Ako je znázornené, keď začneme kontrolu pravopisu s A1, dokončí kontrolu pravopisu pre všetky bunky. Keď však začneme s bunkou B3, skontroluje všetky bunky z B3 a potom sa používateľa opýta, či chce v kontrole pokračovať od začiatku.
Pochopenie dialógového okna Kontrola pravopisu
Kedykoľvek spustíte kontrolu pravopisu v programe Excel a nájde chybu, zobrazí sa dialógové okno Kontrola pravopisu (ako je uvedené nižšie):
Poďme rýchlo porozumieť rôznym možnostiam, ktoré sú k dispozícii v dialógovom okne kontroly pravopisu:
- Ignorovať raz: Ak kontrola pravopisu narazí na slovo, ktoré identifikuje ako chybu, ale chcete ho ponechať tak, môžete kliknúť na Ignorovať raz. Táto chyba sa bude raz ignorovať.
- Ignorovať všetko: Ak Excel identifikuje slovo ako chybu, ale chcete zachovať všetky inštancie tohto slova (tak, ako sú), kliknite na Ignorovať všetko.
- Pridať do slovníka:: Ak Excel označí slovo ako chybu, ale je to správne slovo, ktoré sa má použiť (možno je to názov alebo skratka, ktoré používate vo svojej spoločnosti), môžete ho pridať do slovníka. Keď je také slovo označené ako chybné a kliknete na položku Pridať do slovníka, Excel z neho urobí súčasť prijateľných slov a viac ho neoznačí. Toto slovo je teraz súčasťou slovníka programu Excel a nikdy by nebolo označené v žiadnom zošite.
- Zmeniť: Keď Excel zvýrazní chybu, zobrazí aj niekoľko návrhov (napríklad navrhne namiesto Goooda hodnotu Good). Jeden alebo viac návrhov môže byť. Vyberte návrh, ktorý chcete použiť, a kliknutím na položku Zmeniť ho aplikujte.
- Zmeniť všetko: Ak kliknete na toto tlačidlo, zmení sa tým všetok výskyt nesprávne napísaného slova s vybraným návrhom.
- Automatické opravy: Možnosť automatických opráv programu Excel zmení nesprávne napísané slovo s vybratým návrhom a tiež ho pridá do zoznamu automatických opráv. To znamená, že nabudúce, keď zadáte to isté nesprávne napísané slovo, Excel ho automaticky prevedie na návrh, ktorý ste vybrali.
- Jazyk slovníka: Jazyk slovníka môžete zmeniť pomocou tejto rozbaľovacej ponuky.
Tu sú niektoré predvolené nastavenia kontroly pravopisu v programe Excel:
- Ignoruje slová, ktoré sú napísané veľkými písmenami. Ak máte napríklad slovo HELLOOO, nebude označené ako chyba.
- Ignoruje slová, ktoré obsahujú čísla. Ak máte napríklad slovo Hello123, nebude označené ako chyba.
- Ignoruje internetové adresy a adresy súborov.
- Ignoruje opakujúce sa slová. Ak máte napríklad text - Ahoj, ako sa máš? - potom budú dodatočné položky označené ako chyba.
Tieto predvolené nastavenia môžete zmeniť kliknutím na tlačidlo „Možnosti“ v dialógovom okne Kontrola pravopisu. Otvorí sa dialógové okno Možnosti, kde môžete vykonať potrebné zmeny.
Dúfam, že vám tento návod pomohol. Dajte mi vedieť svoje myšlienky zanechaním komentára nižšie.
