Triedenie v programe Excel (podľa riadkov, stĺpcov, farieb, dátumov a čísel)

Zoradenie údajov v programe Excel bolo so všetkými vstavanými možnosťami celkom jednoduché.

Údaje môžete jednoducho triediť podľa abecedy, podľa hodnoty v bunkách alebo podľa farby bunky a písma.

Môžete tiež vykonávať viacúrovňové triedenie stĺpcov (t. J. Zoradenie podľa stĺpca A a potom podľa stĺpca B) a tiež radenie (zľava doprava).

A ak by to nestačilo, Excel vám tiež umožňuje vytvárať vlastné zoznamy a na základe toho tiež triediť (aké je to cool). Údaje teda môžete triediť podľa veľkostí tričiek (XL, L, M, S) alebo odpovedí (rozhodne súhlasím, súhlasím, nesúhlasíte) alebo intenzity (vysoká, stredná, nízka)

Zrátané a podčiarknuté - pri práci s Excelom máte k dispozícii príliš veľa možností triedenia.

A v tomto rozsiahlom podrobnom návode vám ukážem všetky tieto možnosti triedenia a niekoľko skvelých príkladov, kde môžu byť užitočné.

Keďže ide o obrovský návod s mnohými témami, uvádzam nižšie uvedený obsah. Môžete kliknúť na ľubovoľnú tému a okamžite vás tam zavedie.

Prístup k možnostiam zoradenia v programe Excel

Pretože je triedenie pri práci s údajmi bežnou vecou, ​​Excel vám ponúka niekoľko spôsobov prístupu k možnostiam triedenia.

Triedenie tlačidiel na páse s nástrojmi

Najrýchlejší spôsob, ako získať prístup k možnostiam zoradenia, je pomocou tlačidiel na triedenie na pásoch.

Po kliknutí na kartu Údaje na páse s nástrojmi sa vám zobrazia možnosti „Zoradiť a filtrovať“. Tri tlačidlá vľavo v tejto skupine slúžia na triedenie údajov.

Dve malé tlačidlá vám umožňujú triediť údaje hneď, ako na ne kliknete.

Ak máte napríklad množinu údajov s názvami, stačí vybrať celú množinu údajov a údaje zoradiť kliknutím na jedno z dvoch tlačidiel. Tlačidlo A až Z triedi údaje podľa abecedy od najnižšej po najvyššiu a tlačidlo Z až A triedi údaje podľa abecedy od najvyššieho po najnižšie.

Tieto tlačidlá pracujú aj s číslami, dátumami alebo časmi.

Osobne tieto tlačidlá nikdy nepoužívam, pretože ich možnosti sú obmedzené a pri ich použití existuje väčšia pravdepodobnosť chýb. Ale v prípade, že potrebujete rýchle triedenie (ak v množine údajov nie sú žiadne prázdne bunky), môže to byť rýchly spôsob, ako to urobiť.

Dialógové okno zoradenia

Na karte Údaje na páse s nástrojmi je v rámci skupiny zoradenia ďalšia ikona tlačidla Zoradiť.

Keď kliknete na túto ikonu tlačidla Zoradiť, otvorí sa dialógové okno zoradenia (niečo ako je uvedené nižšie).

Dialógové okno zoradenia je najkompletnejším riešením na triedenie v programe Excel. Prostredníctvom tohto dialógového okna je prístup ku všetkým možnostiam súvisiacim s triedením.

Všetky ostatné spôsoby použitia možností triedenia sú obmedzené a neponúkajú úplnú funkčnosť.

To je dôvod, prečo vždy dávam prednosť použitiu dialógového okna, keď musím triediť v programe Excel.

Hlavným dôvodom, prečo uprednostňujem, je, že je veľmi malá pravdepodobnosť, že sa pri použití dialógového okna pokazíte. Všetko je dobre štruktúrované a označené (na rozdiel od tlačidiel na páse s nástrojmi, kde môžete byť zmätení, ktoré použiť).

V tomto návode ma nájdete väčšinou na zoradenie údajov pomocou dialógového okna. Je to tiež preto, že niektoré veci, ktorým sa venujem v určitých častiach (napríklad viacúrovňové triedenie alebo zoradenie zľava doprava), je možné vykonať iba pomocou dialógového okna.Klávesová skratka - Ak potrebujete v Exceli často triediť údaje, odporúčam vám naučiť sa klávesovú skratku na otvorenie dialógového okna zoradenia. To je ALT + A + S + S

Možnosti zoradenia v ponuke Filter

Ak ste do svojej množiny údajov použili filtre, môžete spolu s možnosťami filtrov nájsť aj možnosti zoradenia. Filter je možné použiť tak, že vyberiete ľubovoľnú bunku v množine údajov, kliknete na kartu Údaje a kliknete na ikonu Filter.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a máte použitý filter.

Keď kliknete na ikonu filtra pre ľubovoľný stĺpec (je to malá ikona trojuholníka smerujúceho nadol vpravo od bunky hlavičky stĺpca), zobrazia sa vám aj niektoré možnosti zoradenia.

Upozorňujeme, že tieto možnosti zoradenia sa menia na základe údajov v stĺpci. Ak teda máte text, ukáže vám možnosť zoradiť od A po Z alebo Z do A, ale ak máte čísla, ukáže vám možnosti zoradenia od najväčšieho po najmenší alebo od najmenšieho po najväčší.

Možnosti pravým tlačidlom myši

Okrem použitia dialógového okna je ďalším spôsobom, ktorý niekedy používam, aj kliknutie pravým tlačidlom myši (je to tiež super rýchle, pretože to trvá iba dve kliknutia).

Keď máte množinu údajov, ktorú chcete zoradiť, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku a zobrazia sa vám možnosti zoradenia.

Všimnite si toho, že vidíte niektoré možnosti, ktoré nevidíte na páse s nástrojmi alebo v možnostiach filtra. Aj keď existuje obvyklé zoradenie podľa hodnoty a možnosť vlastného zoradenia (ktoré otvára dialógové okno Zoradiť), v hornej časti sa môžu zobrazovať aj možnosti, ako napríklad vložiť vybratú farbu bunky/farbu písma/formátovanie.

Považujem túto možnosť za veľmi užitočnú, pretože mi umožňuje rýchlo spojiť všetky farebné bunky (alebo bunky s inou farbou písma) hore. Často mám k dispozícii údaje o mesačných výdavkoch, ktoré ručne prejdem a zvýrazním niektoré bunky. Túto možnosť potom môžem použiť na rýchle zhromaždenie všetkých týchto buniek hore.

Teraz, keď som pokryl všetky spôsoby prístupu k možnostiam triedenia v programe Excel, pozrime sa, ako ich použiť na triedenie údajov v rôznych scenároch.

Zoradenie údajov v programe Excel (text, čísla, dátumy)

Upozornenie: Triedenie väčšinou funguje, aj keď v množine údajov vyberiete jednu bunku. V niektorých prípadoch však môžete skončiť s problémami (keď máte v súbore údajov prázdne bunky/riadky/stĺpce). Pri triedení údajov je najlepšie vybrať celú množinu údajov a potom ich zoradiť - aby ste predišli problémom.

Na základe typu údajov, ktoré máte, môžete použiť možnosti zoradenia v programe Excel.

Zoradenie podľa textu

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete všetky tieto záznamy zoradiť podľa mena študenta v abecednom poradí.

Nasledujú kroky na zoradenie týchto textových údajov v abecednom poradí:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Názov“
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť zapnuté“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnoty buniek“
7. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte položku A-Z
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by zoradili celý súbor údajov a poskytli výsledok, ako je uvedené nižšie.

Prečo jednoducho nepoužívate tlačidlá na páse s nástrojmi?

Vyššie uvedený spôsob triedenia údajov v programe Excel môže v porovnaní s jednoduchým kliknutím na ikonu zoradenia na páse s nástrojmi vyzerať ako veľa krokov.

A toto je pravda.

Vyššie uvedená metóda je dlhšia, ale existuje žiadna šanca na akúkoľvek chybu.

Pri použití tlačidiel zoradenia na páse s nástrojmi sa môže niečo pokaziť (a to je ťažké zistiť, ak máte veľkú množinu údajov.

Aj keď neskôr v tomto návode diskutujem o nevýhodách používania tlačidiel, dovoľte mi rýchlo vám ukázať, čo sa môže stať.

V nižšie uvedenom príklade, pretože Excel nemôže rozpoznať, že existuje riadok hlavičky, zoraďuje celú množinu údajov vrátane hlavičky.

Tomuto problému sa vyhýba dialógové okno zoradenia, pretože vám to výslovne dáva možnosť určiť, či majú vaše údaje hlavičky alebo nie.

Pretože používanie dialógového okna Zoradiť eliminuje pravdepodobnosť chýb, odporúčam vám použiť ho namiesto všetkých ostatných spôsobov triedenia v programe Excel.

Zoradenie podľa čísel

Teraz predpokladám, že ste sa už zoznámili s tým, ako funguje triedenie textu (popísané nad touto časťou).

Ostatné typy triedenia (napríklad na základe čísel alebo dátumov alebo farby) budú používať takmer rovnaké kroky s malými odchýlkami.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť na základe bodov dosiahnutých každým študentom.

Nasledujú kroky na zoradenie týchto údajov podľa čísel:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Názov“
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť zapnuté“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnoty buniek“
7. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte možnosť „Od najväčšieho po najmenší“.
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by zoradili celý súbor údajov a poskytli výsledok, ako je uvedené nižšie.

Zoradenie podľa dátumu/času

Aj keď dátum a čas môžu vyzerať rôzne, nie sú to nič iné ako čísla.

V Exceli by napríklad číslo 44196 predstavovalo hodnotu dátumu 31. decembra 2020-2022. Toto číslo môžete naformátovať tak, aby vyzeralo ako dátum, ale v backende v Exceli stále zostáva číslom.

To vám tiež umožní považovať dátumy za čísla. Môžete teda pridať 10 k bunke s dátumom a ono vám dá číslo dátumu o 10 dní neskôr.

A to isté platí pre čas v programe Excel.

Napríklad číslo 44196,125 predstavuje 3:00 31. decembra 2020-2022. Aj keď celá časť čísla predstavuje celý deň, desatinná časť vám poskytne čas.

A keďže dátum aj čas sú čísla, môžete ich triediť ako čísla.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť na základe dátumu predloženia projektu.

Nasledujú kroky na zoradenie týchto údajov na základe dátumov:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Dátum odoslania“
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť zapnuté“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnoty buniek“
7. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte „Od najstaršieho po najnovší“
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by zoradili celý súbor údajov a poskytli výsledok, ako je uvedené nižšie.

Všimnite si toho, že aj keď sú dátum a čas čísla, Excel stále uznáva, že sa líšia v spôsobe zobrazenia. Keď teda zoradíte podľa dátumu, zobrazia sa kritériá zoradenia „Od najstaršieho po najnovší“ a „Od najnovšieho po najstarší“, ale keď použijete čísla, zobrazí sa „Od najväčšieho po najmenšie“ alebo „Od najmenšieho po najväčšie“. Také malé veci, ktoré robia z Excelu úžasný tabuľkový nástroj (PS: Tabuľky Google nezobrazujú toľko podrobností, iba nevýrazné triedenie podľa A-Z alebo Z-A)

Zoradenie podľa farby bunky / farby písma

Táto možnosť je úžasná a používam ju stále (možno trochu moc).

Často mám súbory údajov, ktoré ručne analyzujem a zvýrazním bunky, keď to robím. Napríklad som prechádzal zoznam článkov na tomto blogu (ktoré mám v hárku programu Excel) a zvýraznil som tie, ktoré som potreboval zlepšiť.

A keď skončím, môžem rýchlo zoradiť tieto údaje podľa farieb buniek. Pomáha mi to dostať všetky tieto zvýraznené bunky/riadky dohromady hore.

A aby toho nebolo málo, môžete radiť podľa viacerých farieb. Ak teda zvýrazním bunky s názvami článkov, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, červenou farbou a niektoré z nich, s ktorými sa dá neskôr vysporiadať, so žltou farbou, môžem údaje zoradiť tak, aby sa najskôr zobrazili všetky červené riadky a za nimi žltá.

Ak máte záujem dozvedieť sa viac, nedávno som napísal tento článok o triedení podľa viacerých farieb. V tejto časti vám rýchlo ukážem, ako triediť iba podľa jednej farby

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete triediť podľa farby a získať všetky červené bunky v hornej časti.

Nasledujú kroky na zoradenie podľa farby:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Dátum odoslania“ (alebo ktorýkoľvek stĺpec, v ktorom máte farebné bunky). Pretože v tomto prípade máme vo všetkých stĺpcoch farebné bunky, môžete si vybrať ľubovoľný.
6. V rozbaľovacom zozname „Zoradiť zapnuté“ vyberte „Farba bunky“.
7. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte farbu, s ktorou chcete zoradiť. V prípade, že máte v súbore údajov viac farieb buniek, zobrazí vám tu všetky tieto farby
8. V poslednej rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Navrchu“. Tu zadáte, či sa majú farebné bunky nachádzať v hornej časti množiny údajov alebo v spodnej časti.
9. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by zoradili vašu množinu údajov podľa farby a dostanete výsledok, ako je uvedené nižšie.

Rovnako ako sme tieto údaje zoradili podľa farby bunky, môžete to urobiť aj podľa farby písma a ikony podmieneného formátovania.

Viacúrovňové triedenie údajov

V skutočnosti sú súbory údajov len zriedka také jednoduché ako tie, ktoré používam v tomto návode.

Váš sa môže rozšíriť na tisíce riadkov a stovky stĺpcov.

A keď máte súbory údajov také veľké, je potrebné aj viac dátových segmentov a kociek. Viacúrovňové triedenie údajov je jednou z vecí, ktoré môžete potrebovať, keď máte veľkú množinu údajov.

Viacúrovňové triedenie údajov znamená, že množinu údajov môžete zoradiť podľa hodnôt v jednom stĺpci a potom znova zoradiť podľa hodnôt v iných stĺpcoch.

Predpokladajme napríklad, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť podľa dvoch kritérií:

1. Región
2. Predaj

Výstup tohto triedenia na základe vyššie uvedených dvoch kritérií vám poskytne množinu údajov, ako je uvedené nižšie.

Vo vyššie uvedenom príklade máme údaje najskôr zoradené podľa regiónov a potom v rámci každého regiónu sú údaje ďalej zoradené podľa hodnoty predaja.

Vďaka tomu môžeme rýchlo zistiť, ktorým obchodným zástupcom sa v každom regióne darí alebo ktorým sa darí zle.

Nasledujú kroky na zoradenie údajov podľa viacerých stĺpcov:

1. Vyberte celú množinu údajov, ktorú chcete zoradiť.
2. Kliknite na kartu Údaje.
3. Kliknite na ikonu Zoradiť (ikona zobrazená nižšie). Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V poli Dialógové okno zoradenia vykonajte nasledujúce výbery
   • Zoradiť podľa (Stĺpec): Región (toto je prvá úroveň zoradenia)
   • Zoradiť podľa: Hodnoty buniek
   • Poradie: od A do Z
6. Kliknite na Pridať úroveň (tým sa pridá ďalšia úroveň možností triedenia).
7. V druhej úrovni triedenia urobte nasledujúci výber:
   • Potom podľa (Stĺpec): Predaj
   • Zoradiť podľa: Hodnoty
   • Poradie: od najväčšieho po najmenšie
8. Kliknite na tlačidlo OK

Pro tip: Dialógové okno Zoradiť má funkciu „Úroveň kopírovania“. Zvolená úroveň triedenia sa tak rýchlo skopíruje a potom ju môžete ľahko upraviť. Je to dobrá funkcia a môže vám to ušetriť čas v prípade, že budete musieť zoradiť podľa viacerých stĺpcov.

Nasleduje video, kde uvádzam, ako vykonať viacúrovňové triedenie v programe Excel:

Zoradenie podľa vlastného zoznamu

Napriek tomu, že Excel už má niekoľko bežných triediacich kritérií (napríklad triedenie podľa abecedy s textom, najmenšie po najväčšie alebo najväčšie po najmenšie s číslami, od najstaršieho po najnovšie alebo od najnovšieho po najstaršie s dátumami), nemusí to stačiť.

Aby som vám dal príklad, predpokladajme, že mám nasledujúci súbor údajov:

Teraz, keď to zoradím podľa regiónu podľa abecedy, mám dve možnosti - A až Z alebo Z až A. Nasleduje to, čo dostanem, keď tieto údaje zoradím abecedne od A do Z pomocou stĺpca regiónu.

Ale čo keď chcem, aby bol tento druh poradia východ, západ, sever, juh?

Po zoradení údajov môžete samozrejme zmeniť ich usporiadanie, ale nie je to účinný spôsob, ako to urobiť.

Správny spôsob, ako to dosiahnuť, je použiť vlastné zoznamy.

Vlastný zoznam je zoznam, ktorý vám Excel umožňuje vytvoriť a potom používať rovnako ako vstavané zoznamy (napríklad názvy mesiacov alebo názvy dní v týždni). Keď vytvoríte vlastný zoznam, môžete ho použiť vo funkciách, ako je napríklad triedenie údajov alebo popisovač výplne.

Medzi príklady, kde môžu byť vlastné zoznamy užitočné, patria:

• Zoradenie údajov podľa názvu regiónu/mesta
• Zoradenie podľa veľkostí tričiek - malé, stredné, veľké, extra veľké
• Zoradenie na základe odpovedí v prieskume - rozhodne súhlasím, súhlasím, neutrálne, nesúhlasím
• Zoradenie podľa pravdepodobnosti - vysoká, stredná, nízka

Prvým krokom pri triedení na základe vlastných kritérií je vytvorenie vlastného zoznamu.

Kroky na vytvorenie vlastného zoznamu v programe Excel:

1. Kliknite na kartu Súbor
2. Kliknite na Možnosti
3. V dialógovom okne Možnosti programu Excel vyberte v zozname na ľavom paneli položku „Rozšírené“.
4. V časti Vybraté pre pokročilých prejdite nadol a vyberte položku „Upraviť vlastný zoznam“.
5. V dialógovom okne Vlastné zoznamy zadajte svoje kritériá do poľa s názvom Zoznam položiek. Zadajte kritériá oddelené čiarkou (východ, západ, sever, juh) [svoje kritériá môžete tiež importovať, ak ich máte uvedené].
6. Kliknite na Pridať
7. Kliknite na tlačidlo OK

Po dokončení vyššie uvedených krokov program Excel vytvorí a uloží vlastný zoznam, ktorý môžete použiť na triedenie údajov.

Poradie položiek vo vlastnom zozname určuje, ako bude váš zoznam zoradený.

Keď vytvoríte vlastný zoznam v jednom zošite programu Excel, bude dostupný pre všetky zošity vo vašom systéme. Musíte ho teda vytvoriť iba raz a môžete ho znova použiť v zošitoch.

Kroky na zoradenie pomocou vlastného zoznamu

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete ju zoradiť podľa regiónov (poradie zoradenia je východ, západ, sever a juh)

Pretože sme už vytvorili vlastný zoznam, môžeme ho použiť na triedenie našich údajov.

Tu sú kroky na zoradenie množiny údajov pomocou vlastného zoznamu:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Región“ (alebo ľubovoľný stĺpec, v ktorom máte farebné bunky)
6. V rozbaľovacom zozname „Zoradiť zapnuté“ vyberte „Hodnoty buniek“.
7. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte položku „Vlastný zoznam“. Hneď ako naň kliknete, otvorí sa dialógové okno Vlastné zoznamy.
8. V dialógovom okne Vlastné zoznamy vyberte z ľavého panela vlastný zoznam, ktorý ste už vytvorili.
9. Kliknite na tlačidlo OK. Keď to urobíte, v rozbaľovacom poli poradia zoradenia sa vám zobrazia vlastné kritériá zoradenia
10. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia vašu množinu údajov na základe vlastných kritérií zoradenia.

Poznámka: Na triedenie údajov na základe nich nemusíte vopred vytvárať vlastný zoznam. Môžete ho tiež vytvoriť, keď ste v dialógovom okne Zoradiť. Keď kliknete na Vlastný zoznam (v kroku 7 vyššie), otvorí sa dialógové okno vlastného zoznamu. Môžete si tam vytvoriť aj vlastný zoznam.

Vo vlastných zoznamoch sa nerozlišujú malé a veľké písmená. V prípade, že chcete vykonať triedenie rozlišujúce malé a veľké písmena, pozrite sa na tento príklad.

Triedenie zľava doprava

Aj keď vo väčšine prípadov budete pravdepodobne triediť podľa hodnôt stĺpcov, niekedy môže byť potrebné zoradiť aj podľa hodnôt riadkov.

Napríklad v nižšie uvedenej množine údajov ju chcem zoradiť na základe hodnôt v riadku Region.

Aj keď tento typ dátovej štruktúry nie je taký bežný ako stĺpcové údaje, stále som videl veľa ľudí, ktorí pracovali s týmto druhom konštrukcie.

Excel má vstavanú funkciu, ktorá vám umožňuje triediť zľava doprava.

Nasledujú kroky na zoradenie týchto údajov zľava doprava:

1. Vyberte celú množinu údajov (okrem hlavičiek)
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť kliknite na položku Možnosti.
5. V dialógovom okne Možnosti zoradenia vyberte „Zoradiť zľava doprava“
6. Kliknite na tlačidlo OK.
7. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte riadok 1. Týmto určujeme, že zoradenie je potrebné vykonať na základe hodnôt v riadku 1
8. V rozbaľovacom zozname „Zoradiť zapnuté“ vyberte „Hodnoty buniek“.
9. V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte A-Z (ak chcete, môžete použiť aj vlastný zoznam triedenia)
10. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by zoradili údaje zľava doprava na základe hodnôt v riadku 1.

Excel pri triedení zľava doprava nerozpozná (alebo vám dokonca umožní určiť) hlavičky. Pri triedení údajov sa preto musíte uistiť, že nie sú vybraté bunky hlavičky. Ak vyberiete aj bunky hlavičky, budú zoradené podľa hodnoty v nich.

Poznámka: Ďalším spôsobom triedenia údajov sprava doľava môže byť transpozícia údajov a ich získanie v stĺpcovom formáte. Keď to budete mať, môžete použiť ktorúkoľvek z doteraz popísaných metód triedenia. Po dokončení triedenia môžete výsledné údaje skopírovať a prilepiť ako transponované údaje.

Nasleduje video, kde uvádzam, ako v programe Excel triediť údaje zľava doprava

Rozlišovanie malých a veľkých písmen v programe Excel

Doteraz vo všetkých vyššie uvedených prípadoch bolo triedenie nezávislé od prípadu.

Ale čo keď chcete, aby sa v triedení rozlišovali malé a veľké písmená.

Našťastie vám Excel umožňuje určiť, či má triedenie rozlišovať malé a veľké písmená alebo nie.

Poznámka: Aj keď si väčšinou nemusíte robiť starosti s triedením rozlišujúcim malé a veľké písmena, môže to byť užitočné, keď údaje získavate z databázy, ako je napríklad Salesforce, alebo údaje ručne zoraďujete a necháte rôznych ľudí zadať rovnaký text do rôzne prípady. Roztriedenie rozlišujúce malé a veľké písmená vám môže pomôcť udržať všetky záznamy od tej istej osoby/databázy pohromade.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť podľa stĺpca regiónu:

Nasledujú kroky na zoradenie údajov podľa abecedy a na rozlíšenie malých a veľkých písmen:

1. Vyberte celú množinu údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či sú vybraté moje údaje s hlavičkami. V prípade, že vaše údaje nemajú hlavičky, môžete toto začiarknutie zrušiť.
5. Kliknite na tlačidlo Možnosti
6. V dialógovom okne Možnosti zoradenia začiarknite možnosť Rozlišovať malé a veľké písmena
7. Kliknite na tlačidlo OK.
8. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Región“
9. V rozbaľovacom zozname „Zoradiť zapnuté“ vyberte „Hodnoty buniek“.
10. V rozbaľovacom zozname vyberte položku A až Z
11. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky by nielen zoradili údaje podľa abecedy podľa regiónu, ale tiež by ich rozlišovali podľa veľkosti písmen.

Výsledné údaje získate nasledujúcim spôsobom:

Pri triedení od A do Z sa nad text s veľkými písmenami umiestnia malé písmená.

Získanie objednávky pôvodného triedenia

Pri triedení údajov v programe Excel sa často budete chcieť vrátiť k predchádzajúcemu alebo pôvodnému poradiu zoradenia a začať znova,

Aj keď môžete v programe Excel používať funkciu vrátenia späť (pomocou ovládacieho prvku Z), vrátiť sa naraz o krok, môže to byť mätúce, ak ste už po zoradení údajov urobili viac vecí.

Vrátenie späť bude fungovať iba dovtedy, kým nebudete mať zošit otvorený, ale keď ho uložíte a zavriete a neskôr ho otvoríte, nebudete sa môcť vrátiť k pôvodnému poradiu zoradenia.

Tu sú dva jednoduché spôsoby, ako zaistiť, aby ste nestratili pôvodné poradie zoradenia a získali ho späť aj po zoradení údajov:

1. Vytvorte kópiu pôvodného súboru údajov. To je niečo, čo vám odporúčam urobiť, aj keď nepotrebujete pôvodné poradie zoradenia. Môžete mať zošit so všetkými údajmi a potom jednoducho vytvoriť kópiu zošita a pracovať na kópii. Keď pracujem na kritických množinách údajov, každý deň robím kópiu (s názvom dátumu alebo čísla verzie ako názvom názvu zošita).
2. Pridajte stĺpec s radom čísel. Pri triedení údajov sa táto rada čísel zmieša, ale v prípade, že sa chcete vrátiť k pôvodným údajom, môžete triediť podľa tejto série čísel.

V tejto sekcii vám rýchlo ukážem, čo to znamená pridaním série a jej použitím na získanie pôvodného poradia zoradenia.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:

Aby ste sa uistili, že máte spôsob, ako získať tieto údaje späť po ich zoradení, pridajte pomocný stĺpec a v ňom sériu čísel (ako je uvedené nižšie).

Tu je návod s rôznymi spôsobmi, ako rýchlo pridať stĺpec s číslami

Keď máte pomocný stĺpec na mieste, nezabudnite ho zahrnúť pri triedení tejto množiny údajov.

Predpokladajme, že tieto údaje zoradím podľa regiónu a získam údaje podľa nižšie uvedeného obrázku:

Teraz, ak sa chcem vrátiť k pôvodnému súboru údajov, môžem tieto údaje jednoducho znova zoradiť, ale na základe pomocného stĺpca (od najnižšieho k najvyššiemu).

Jednoduché … nie?

V prípade, že nechcete, aby sa pomocný stĺpec zobrazoval, môžete ho skryť alebo vytvoriť zálohu a potom ho odstrániť.

Niektoré bežné problémy pri triedení údajov v programe Excel

Na začiatku tohto článku som vám ukázal rôzne spôsoby triedenia údajov v programe Excel (vrátane tlačidiel na triedenie na páse s nástrojmi, možností kliknutia pravým tlačidlom myši, možnosti filtrovania a dialógového okna zoradenia).

A aby sme to zopakovali, pomocou dialógového okna zoradenia sa minimalizujú šance alebo akékoľvek problémy alebo chyby, ktoré môžu nastať.

Teraz vám ukážem, čo sa môže pokaziť, keď použijete tlačidlo zoraďovania na páse s nástrojmi (tie, ktoré sú uvedené nižšie).

Neidentifikácia hlavičiek stĺpcov

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:

Vyzerá to ako slušne naformátovaná množina údajov s hlavičkami jasne naformátovanými farbou buniek a tučným písmom.

Keď teda zoradíte tieto údaje podľa názvov (pomocou tlačidiel zoradenia na páse s nástrojmi), očakávate, že hlavička zostane v hornej časti a ostatné údaje budú zoradené.

Čo sa však stane, keď to urobíte - hlavička sa tiež považuje za normálne údaje a zoradí sa (ako je uvedené nižšie).

Aj keď je Excel dostatočne chytrý na to, aby rozoznal hlavičky, v tomto prípade sa mu to nepodarilo. Pri použití tlačidiel ikon zoradenia na páse s nástrojmi ste nemohli ručne určiť, že tieto údaje majú hlavičky.

Poznámka: Tento problém sa vyskytuje, keď mám množinu údajov a pridám a naformátujem hlavičky a zoradím ich. Program Excel bude za normálnych okolností dostatočne chytrý na to, aby identifikoval, že v množine údajov sú hlavičky (najmä ak sa typ údajov hlavičky a údaje v stĺpci líšia). Ale v tomto prípade sa to nepodarilo, keď som pridal hlavičku a hneď som zoradil. Ak tento zošit uložím, zatvorím a znova otvorím, Excelu sa akosi podarí identifikovať prvý riadok a hlavičku.

Aj keď to vo väčšine prípadov nemusí byť problém, stále existuje šanca, že použijete ikony zoraďovania na páse s nástrojmi. Použitie dialógového okna tento problém odstráni, pretože môžete určiť, že máte hlavičky.

Neidentifikujú sa prázdne riadky/stĺpce

Tento problém s triedením je o niečo komplexnejší - a oveľa bežnejší, než by ste si predstavovali.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie. Všimnite si toho, že riadok číslo 6 je skrytý (a je to prázdny riadok).

Ak teraz vyberiem ľubovoľnú bunku v prvých štyroch riadkoch údajov (tie nad skrytým prázdnym riadkom) a zoradím tieto údaje pomocou tlačidiel ikony zoradenia, zoradia by sa iba prvé štyri záznamy v súbore údajov (riadok 2 až 5). Podobne, ak vyberiem akúkoľvek bunku v množine údajov pod skrytým prázdnym riadkom, zoradí iba posledných sedem riadkov.

A pokiaľ to nehľadáte konkrétne, pravdepodobne vám táto strašná chyba bude chýbať.

Ako sa ubezpečiť, že nespravíte túto chybu zoradenia?

Aby ste sa tomuto problému nestali obeťou, musíte pred triedením svoju množinu údajov skontrolovať.

Pred zoradením údajov vyberte celú množinu údajov.

Môžete to urobiť tak, že vyberiete ľubovoľnú bunku v množine údajov a potom použijete klávesovú skratku - Ctrl + A.

Ak sú vo vašej množine údajov prázdne riadky/stĺpce, nevyberie sa celá množina údajov. Môžete to identifikovať rýchlym skenovaním obrysu výberu.

Ak vidíte, že mimo výberu zostali nejaké údaje, môžete ich vybrať ručne.

Aby ste sa vyhli tomuto problému, je najlepšie najskôr odkryť všetky skryté riadky a stĺpce a potom pokračovať v triedení údajov výberom celej množiny údajov alebo vymazaním prázdnych riadkov.

Čiastočné zoradenie (podľa priezviska)

Niekedy môžete mať množinu údajov, ktorú chcete zoradiť podľa časti textu.

Predpokladajme napríklad, že mám množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcem tieto údaje zoradiť podľa priezviska.

Na to potrebujem oddeliť tieto údaje, aby som mal v jednom stĺpci iba priezviská. Keď to mám, môžem ten stĺpec použiť na zoradenie údajov.

Nasleduje vzorec, ktorý mi môže poskytnúť priezvisko:

= SPRÁVNE (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

To vám poskytne výsledok, ako je uvedené nižšie.

Teraz môžete na zoradenie týchto údajov použiť stĺpec Priezvisko.

Po dokončení môžete stĺpec s priezviskom odstrániť alebo ho skryť.

Uvedený vzorec funguje, keď máte mená, ktoré majú iba meno a priezvisko a medzi nimi nie sú žiadne dvojité medzery. V prípade, že máte údaje o menách odlišné, budete musieť vzorec upraviť. Ako oddeľovač môžete tiež rýchlo rozdeliť názvy na základe medzery medzi textom a stĺpcom.

Toto je len jeden príklad triedenia na základe čiastočných údajov. Ďalšie príklady môžu zahŕňať triedenie podľa miest podľa adresy alebo ID zamestnanca podľa kódov oddelení.

V prípade, že je text, na základe ktorého chcete triediť, na začiatku textu, môžete použiť iba funkciu normálneho triedenia.

Ďalšie príklady triedenia (pomocou vzorca a VBA)

V tomto návode som zatiaľ pokryl príklady, kde sme použili vstavanú funkciu triedenia v programe Excel.

Automatické triedenie podľa vzorca

Keď použijete vstavanú funkciu triedenia a potom urobíte v súbore údajov akúkoľvek zmenu, budete ho musieť znova zoradiť. Funkcia zoradenia nie je dynamická.

V prípade, že chcete získať množinu údajov, ktorá sa automaticky triedi vždy, keď dôjde k akejkoľvek zmene, môžete na to použiť vzorce.

Upozorňujeme, že na to musíte ponechať pôvodný súbor údajov a triedený súbor údajov oddelené (ako je uvedené nižšie).

Mám podrobný návod, kde sa zaoberám tým, ako zoradiť abecedne pomocou vzorcov. Ukazuje dve metódy, ako to urobiť - pomocou pomocných stĺpcov a pomocou vzorca poľa.

Excel tiež predstavil dynamický vzorec SORT, ktorý to môže ľahko vykonať (bez pomocného stĺpca alebo komplikovaného vzorca v poli). Ale pretože je to úplne nové, vo vašej verzii Excelu k nemu možno nebudete mať prístup.

Zoradenie pomocou VBA

A nakoniec, ak chcete obísť všetky dialógové okná triedenia alebo iné možnosti zoradenia, môžete na triedenie údajov použiť VBA.

V nižšie uvedenom príklade mám množinu údajov, ktorá triedi údaje pri dvojitom kliknutí na hlavičku stĺpca. To uľahčuje triedenie a môže byť použité v dashboardoch, aby bolo užívateľsky príjemnejšie.

Tu je podrobný návod, kde sa zaoberám triedením údajov pomocou VBA a vytvorením niečoho, ako je uvedené vyššie.

Pokúsil som sa pokryť mnoho príkladov, aby som vám ukázal rôzne spôsoby, ako môžete triediť údaje v programe Excel, a všetky veci, ktoré musíte mať pri tom na pamäti.

Dúfam, že ste našli tento návod užitočný.