Ako vytvoriť vlastný zoznam v programe Excel (jednoduchý sprievodca krok za krokom)

Excel má niekoľko užitočných funkcií, ktoré vám umožňujú ušetriť čas a byť oveľa produktívnejší pri každodennej práci.

Jedna taká užitočná (a menej známa) funkcia v Vlastné zoznamy v programe Excel.

Teraz, než sa dostanem k vytváraniu a používaniu vlastných zoznamov, dovoľte mi najskôr vysvetliť, čo je na ňom také skvelé.

Predpokladajme, že do stĺpca musíte zadať čísla, názvy mesiacov od januára do decembra. Ako by ste to urobili? A nie, robiť to ručne nie je možné.

Jeden z najrýchlejších spôsobov by bolo mať január v bunke, február v susednej bunke a potom pomocou držadla vyplnenia pretiahnuť a nechať Excel automaticky vyplniť zvyšok. Excel je dosť chytrý na to, aby si uvedomil, že budúci mesiac chcete vyplniť do každej bunky, do ktorej potiahnete úchyt výplne.

Názvy mesiacov sú dosť všeobecné, a preto sú v predvolenom nastavení k dispozícii v programe Excel.

Ale čo keď máte zoznam názvov oddelení (alebo mien zamestnancov alebo názvov produktov) a chcete urobiť to isté. Namiesto toho, aby ste ich zadávali ručne alebo ich skopírovali a vložili, chcete, aby sa pri použití úchytky zobrazovali magicky (rovnako ako názvy mesiacov).

Môžete to urobiť aj vy…

… používaním Vlastné zoznamy v programe Excel

V tomto tutoriále vám ukážem, ako si vytvoriť vlastné zoznamy v programe Excel a ako ich použiť na úsporu času.

Ako vytvoriť vlastné zoznamy v programe Excel

V predvolenom nastavení má Excel už niekoľko vopred pripravených vlastných zoznamov, ktoré môžete použiť na ušetrenie času.

Ak napríklad zadáte „Mon“ do jednej bunky, „Ut“ do susednej bunky, môžete na vyplnenie zvyšných dní použiť úchyt na vyplnenie. V prípade, že výber predĺžite, ťahajte ďalej a bude sa opakovať a znova vám poskytne názov dňa.

Nasledujú vlastné zoznamy, ktoré sú už vstavané v programe Excel. Ako vidíte, väčšinou ide o názvy dní a mesiacov, pretože sú pevné a nezmenia sa.

Predpokladajme, že chcete v programe Excel vytvoriť zoznam oddelení, ktoré často potrebujete, môžete preň vytvoriť vlastný zoznam. Takto nabudúce budete potrebovať získať všetky názvy oddelení na jednom mieste a nemusíte sa prehrabávať starými súbormi. Všetko, čo musíte urobiť, je napísať prvé dve v zozname a ťahať.

Nasledujú kroky na vytvorenie vlastného zoznamu v programe Excel:

1. Kliknite na kartu Súbor
2. Kliknite na Možnosti. Otvorí sa dialógové okno „Možnosti programu Excel“
3. Na ľavom paneli kliknite na možnosť Rozšírené
4. Vo všeobecnej možnosti kliknite na tlačidlo „Upraviť vlastné zoznamy“ (na túto možnosť sa možno budete musieť posunúť nadol)
5. V dialógovom okne Vlastné zoznamy importujte zoznam výberom rozsahu buniek, ktoré majú zoznam. Alternatívne môžete meno zadať aj ručne do poľa Zoznamy (oddelené čiarkou alebo každým menom v novom riadku)
6. Kliknite na Pridať

Hneď ako kliknete na Pridať, všimnete si, že sa váš zoznam teraz stáva súčasťou vlastných zoznamov.

V prípade, že máte rozsiahly zoznam, ktorý chcete pridať do Excelu, môžete tiež použiť možnosť Importovať v dialógovom okne.

Pro tip: Môžete tiež vytvoriť pomenovaný rozsah a použiť tento pomenovaný rozsah na vytvorenie vlastného zoznamu. Ak to chcete urobiť, zadajte názov pomenovaného rozsahu do poľa „Importovať zoznam z buniek“ a kliknite na tlačidlo OK. Výhodou je, že pomenovaný rozsah môžete zmeniť alebo rozšíriť a automaticky sa upraví ako vlastný zoznam

Teraz, keď máte zoznam v programe Excel backend, môžete ho používať rovnako, ako keď pomocou funkcie Automatické dopĺňanie používate čísla alebo názvy mesiacov (ako je uvedené nižšie).

Aj keď je skvelé rýchlo získať tieto vlastné názvy lits v programe Excel jednoduchým pretiahnutím, je tu ešte niečo úžasnejšie, čo môžete urobiť s vlastnými zoznamami (o tom je ďalšia časť).

Vytvorte si vlastné kritériá triedenia pomocou vlastných zoznamov

Jedna skvelá vec na vlastných zoznamoch je, že ich môžete použiť na vytvorenie vlastných kritérií triedenia. Predpokladajme napríklad, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete ju zoradiť na základe vysokej, strednej a nízkej hodnoty.

Nemôžeš to urobiť!

Ak zoradíte abecedne, zmenilo by to abecedné poradie (dá vám High, Low a Medium a nie High, Medium a Low).

Tu skutočne žiaria vlastné zoznamy.

Môžete si vytvoriť vlastný zoznam položiek a potom ich použiť na zoradenie údajov. Tak dostanete dohromady všetky vysoké hodnoty hore a potom stredné a nízke hodnoty.

Prvým krokom je vytvorenie vlastného zoznamu (vysoký, stredný, nízky) pomocou krokov uvedených v predchádzajúcej časti („Ako vytvoriť vlastné zoznamy v programe Excel‘).

Po vytvorení vlastného zoznamu môžete podľa neho postupovať podľa nižšie uvedených krokov:

1. Vyberte celú množinu údajov (vrátane hlavičiek)
2. Kliknite na kartu Údaje
3. V skupine Zoradiť a filtrovať kliknite na ikonu Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno Zoradiť
4. V dialógovom okne Zoradiť vykonajte nasledujúce výbery:
   • Zoradiť podľa stĺpcov: Prioritné
   • Zoradiť podľa: Hodnoty buniek
   • Objednávka: vlastné zoznamy. Po otvorení dialógového okna vyberte kritériá zoradenia, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.
5. Kliknite na tlačidlo OK

Vyššie uvedené kroky by okamžite zoradili údaje pomocou zoznamu, ktorý ste vytvorili a použili ako kritériá pri triedení (vysoké, stredné, nízke v tomto prípade).

Upozorňujeme, že na použitie pri triedení nie je nevyhnutné, aby ste najskôr vytvorili vlastný zoznam. Môžete použiť vyššie uvedené kroky a v kroku 4, keď sa otvorí dialógové okno, môžete vytvoriť zoznam priamo v tomto dialógovom okne.

Niekoľko príkladov, kde môžete použiť vlastné zoznamy

Nasleduje niekoľko prípadov, kedy vám vytváranie a používanie vlastných zoznamov môže ušetriť čas:

1. Ak máte zoznam, ktorý musíte zadať ručne (alebo skopírovať a vložiť z iného zdroja), môžete si vytvoriť vlastný zoznam a namiesto toho ho použiť. Môžu to byť napríklad názvy oddelení vo vašej organizácii alebo názvy produktov alebo regiónov/krajín.
2. Ak ste učiteľ, môžete si vytvoriť zoznam mien svojich študentov. Vďaka tomu sa pri ďalšom známkovaní nebudete musieť starať o to, či zadáte mená študentov ručne, alebo ich skopírujete z iného listu. To tiež zaisťuje, že existuje menej šancí na chyby.
3. Keď potrebujete zoradiť údaje na základe kritérií, ktoré nie sú vstavané v programe Excel. Ako je uvedené v predchádzajúcej časti, môžete použiť svoje vlastné kritériá triedenia vytvorením vlastného zoznamu v programe Excel.

To je teda všetko, o čom potrebujete vedieť Vytváranie vlastných zoznamov v programe Excel.

Dúfam, že vám to pomohlo.