Overenie údajov v programe Excel vám umožňuje ovládať údaje, ktoré je možné zadať do bunky. Používateľa môžete obmedziť na zadávanie iba určeného rozsahu čísel alebo textu alebo dátumu.
Môžete tiež použiť funkciu overovania údajov na vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu programu Excel (čo je určite jedna z najlepších a najvýkonnejších funkcií v programe Excel)
Prístup k overeniu údajov v programe Excel
K overeniu údajov v programe Excel je možné pristupovať prostredníctvom karty Údaje na páse s nástrojmi.
Vo väčšine prípadov existujú tri situácie, kedy by ste chceli použiť Overenie údajov v programe Excel:
- Ak chcete obmedziť zadávanie údajov na určité čísla/text/dátumy. Údaje, ktoré nespĺňajú validačné kritériá, nie sú povolené.
- Kedy chcete informovať používateľa pri každom zadaní údajov mimo rozsah. Povolené sú však všetky druhy zadávania údajov.
- Keď používateľa poučíte, aké údaje má zadať. Povolené sú všetky druhy zadávania údajov.
Prejdime si postupne týmito situáciami:
Ak chcete obmedziť zadávanie údajov na určité čísla/text/dátumy
Overenie údajov vám umožňuje určiť podmienku pre zadanie údajov do bunky/buniek v programe Excel. Po zadaní nedovolí používateľovi zadať nič, čo je mimo uvedený rozsah. K tejto funkcii sa dostanete tak, že otvoríte dialógové okno na overenie údajov a vyberiete možnosť Nastavenia
V rozbaľovacom zozname si môžete vybrať podmienku, ktorú chcete použiť pre určitý rozsah buniek
- Akákoľvek hodnota - umožňuje zadať do bunky akúkoľvek hodnotu.
- Celé číslo - umožňuje zadávať iba celé čísla s ďalšími podmienkami, ako sú väčšie/menšie ako, medzi/nie medzi, rovné/nerovné sa.
- Desatinné číslo - umožňuje zadávať čísla s desatinnými miestami s ďalšími podmienkami, akými sú väčšie/menšie ako, medzi/nie medzi, rovné/nerovné sa.
- Zoznam - Vytvorí rozbaľovaciu ponuku prevzatím zoznamu položiek (prostredníctvom výberu rozsahu alebo pomenovaného rozsahu).
- Dátum - umožňuje zadanie dátumov (alebo ich číselných hodnôt) s dodatočnými podmienkami, akými sú väčšia/menšia ako, medzi/nie medzi, rovná/nerovná sa.
- Čas - umožňuje zadať čas (alebo jeho číselnú hodnotu) s dodatočnými podmienkami, akými sú väčšia/menšia ako, medzi/nie medzi, rovná/nerovná sa.
- Dĺžka textu - umožňuje text s podmienkou jeho dĺžky.
- Vlastné - umožňuje hodnoty, ktoré spĺňajú zadané kritériá. Ak napríklad použijem vzorec = A1> 10, potom sú v bunke A1 povolené iba čísla väčšie ako 10.
Kedykoľvek zadáte do bunky akékoľvek údaje, ktoré porušujú zadanú podmienku, zobrazí sa chyba.
Keď chcete informovať používateľa pri každom zadaní údajov mimo rozsah (všetky druhy zadávania údajov sú povolené)
Kým predchádzajúca časť bola o obmedzení používateľa na zadaný rozsah pri zadávaní údajov, táto časť je o upozornení používateľa, ak sú zadané údaje mimo rozsah. Zadávanie údajov je však stále povolené. To je možné povoliť zmenou nastavení chybového hlásenia.
Chybové hlásenie môžete prispôsobiť tak, že prejdete na kartu Upozornenie na chybu v dialógovom okne Overenie údajov. Existujú tri možnosti:
- Chyba zastavenia - Zobrazí chybu zastavenia a nedovolí používateľovi zadať údaje, ktoré sú mimo špecifikovaný rozsah.
- Varovná chyba - Zobrazí varovnú chybu, ale umožní užívateľovi zadať údaje, ktoré sú mimo špecifikovaný rozsah.
- Informačná chyba - Zobrazuje chybu informácií, ale umožňuje užívateľovi zadať údaje, ktoré sú mimo špecifikovaný rozsah.
Keď poučíte používateľa o tom, aké údaje zadať (všetky druhy zadávania údajov sú povolené)
Predpokladajme, že máte zoznam zamestnancov a chcete získať dátum nástupu. Na zadanie dátumu môže existovať viacero formátov (napríklad 1. 1. 2014 alebo 1. 1. 2014 alebo 1. 1. 2014). Avšak kvôli konzistentnosti je lepšie získať všetky dátumy v jednom formáte. Je však v poriadku, ak ho ľudia zadajú v akomkoľvek inom formáte, pretože zachytenie údajov má zásadný význam.
Takto sa to dá urobiť:
- Vyberte ľubovoľnú bunku a potom prejdite na kartu Údaje -> Overenie údajov
- V dialógovom okne Overenie údajov vyberte kartu Zadať správu
- Uistite sa, že je začiarknuté políčko „Zobraziť vstupnú správu, keď je vybratá bunka“
- Na karte Vstupná správa zadajte názov (max. 32 znakov, voliteľné) a vstupnú správu (max. 256 znakov)
- Kliknite na ok. Teraz, keď kliknete na bunku alebo ju vyberiete pomocou klávesnice, správa sa zobrazí.
Cautión: Ak presuniete pole so správami z jeho polohy, potom sa celé pole so správami zobrazí iba na tomto mieste. Je teda bezpečné nepresúvať pole so správou.
Súvisiace návody na overenie údajov v programe Excel:
- Zadávanie údajov povoľte iba vtedy, ak je vyplnená závislá bunka.
- V rozbaľovacej ponuke na overenie údajov skryte čísla za text.
- Vytvorte rozbaľovací zoznam závislých overení.
