Text do stĺpcov je úžasná funkcia v Exceli, ktorá si zaslúži oveľa viac kreditu, ako obvykle.
Ako naznačuje jeho názov, používa sa na rozdelenie textu do viacerých stĺpcov. Ak máte napríklad krstné meno a priezvisko v tej istej bunke, môžete ich použiť na rýchle rozdelenie do dvoch rôznych buniek.
To môže byť veľmi užitočné, keď získavate údaje z databáz alebo ich importujete z iných formátov súborov, napríklad z textu alebo CSV.
V tomto návode sa dozviete o mnohých užitočných veciach, ktoré je možné vykonať pomocou textu na stĺpce v programe Excel.
Kde nájsť text do stĺpcov v programe Excel
Ak chcete získať prístup k textu do stĺpcov, vyberte množinu údajov a prejdite na Údaje → Nástroje údajov → Text do stĺpcov.
Tým sa otvorí sprievodca Previesť text na stĺpce.
Tento sprievodca má tri kroky a pred rozdelením textu do stĺpcov vyžaduje niekoľko vstupov od používateľov (v nasledujúcich príkladoch uvidíte, ako je možné tieto rôzne možnosti použiť).
Na prístup k textu do stĺpcov môžete tiež použiť klávesovú skratku - ALT + A + E.
Teraz sa ponoríme a uvidíme niekoľko úžasných vecí, ktoré môžete robiť s textom do stĺpcov v programe Excel.
Príklad 1 - Rozdeľte mená na krstné meno a priezvisko
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Ak chcete rýchlo rozdeliť krstné meno a priezvisko a získať ich v samostatných bunkách, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá možnosť Delimited (čo je tiež predvolený výber). Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 vyberte ako oddeľovač „medzerník“. Ak máte podozrenie, že medzi názvami môžu byť dvojité/trojité medzery za sebou, vyberte tiež možnosť „Považovať za sebou idúce oddeľovače ako jeden“. Kliknite na Ďalej.
- V kroku 3 vyberte cieľovú bunku. Ak nevyberiete cieľovú bunku, prepíše to vašu existujúcu množinu údajov krstným menom v prvom stĺpci a priezviskom v susednom stĺpci. Ak chcete zachovať pôvodné údaje neporušené, vytvorte kópiu alebo zvoľte inú cieľovú bunku.
- Kliknite na Dokončiť.
To by vám okamžite poskytlo výsledky s krstným menom v jednom stĺpci a priezviskom v inom stĺpci.
Poznámka:
- Táto metóda funguje dobre, ak meno tvorí iba krstné meno a priezvisko. V prípade, že existujú iniciály alebo stredné mená, nemusí to fungovať. Kliknite sem a získajte podrobný návod, ako riešiť prípady s rôznymi kombináciami mien.
- Výsledok, ktorý získate z použitia funkcie Text na stĺpce, je statický. To znamená, že ak dôjde k akýmkoľvek zmenám v pôvodných údajoch, budete musieť postup zopakovať, aby ste získali aktualizované výsledky.
Prečítajte si tiež: Ako zoradiť podľa priezviska v programe Excel
Príklad 2 - Rozdelenie ID e -mailu na používateľské meno a meno domény
Text na stĺpce vám umožňuje vybrať si vlastný oddeľovač na rozdelenie textu.
Toto je možné použiť na rozdelenie e -mailových adries na používateľské mená a názvy domén, pretože sú oddelené znakom @.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Toto je niekoľko vymyslených e-mailových identifikátorov niektorých skvelých superhrdinov (okrem mňa som obyčajný človek, ktorý stráca čas na Netflixe).
Tu sú kroky na rozdelenie týchto používateľských mien a názvov domén pomocou funkcie Text na stĺpce.
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá možnosť Delimited (čo je tiež predvolený výber). Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 vyberte položku Iné a do poľa napravo od neho zadajte znak @. Nezabudnite zrušiť výber akejkoľvek inej možnosti (ak je začiarknuté). Kliknite na Ďalej.
- Zmeňte cieľovú bunku na bunku, kde chcete výsledok.
- Kliknite na Dokončiť.
E -mailová adresa by sa tým rozdelila a v oddelených bunkách by ste uviedli meno a priezvisko.
Príklad 3 - Získajte koreňovú doménu z adresy URL
Ak pracujete s webovými adresami URL, niekedy budete možno potrebovať vedieť celkový počet jedinečných koreňových domén.
Napríklad v prípade http://www.google.com/example1 a http://google.com/example2 je koreňová doména rovnaká, tj. Www.google.com
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu je postup, ako získať koreňovú doménu z týchto adries URL:
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá možnosť Delimited (čo je tiež predvolený výber). Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 vyberte položku Iné a do poľa napravo od neho zadajte / (lomka). Nezabudnite zrušiť výber akejkoľvek inej možnosti (ak je začiarknuté). Kliknite na Ďalej.
- Zmeňte cieľovú bunku na bunku, kde chcete výsledok.
- Kliknite na Dokončiť.
Tým by sa adresa URL rozdelila a získala by ste koreňovú doménu (v treťom stĺpci, pretože pred ňou boli dve lomky).
Ak teraz chcete zistiť počet jedinečných domén, odstráňte duplikáty.
Poznámka: Toto funguje dobre, ak máte všetky adresy URL, ktoré majú na začiatku http: //. Ak nie, koreňovú doménu získate v prvom stĺpci. Pred použitím textu na stĺpce je osvedčené zaistiť konzistentnosť týchto adries URL.
Príklad 4 - Previesť neplatné formáty dátumu na platné formáty dátumu
Ak získavate údaje z databáz, ako sú SAP/Oracle/Capital IQ, alebo ich importujete z textového súboru, existuje možnosť, že formát dátumu je nesprávny (t. J. Formát, ktorý Excel nepovažuje za dátum).
Existuje iba niekoľko formátov, ktorým môže Excel rozumieť, a akýkoľvek iný formát je potrebné skonvertovať na platný formát, aby ho bolo možné používať v programe Excel.
Predpokladajme, že máte dátumy v nižšie uvedenom formáte (ktoré nie sú v platnom formáte dátumu v programe Excel).
Tu je postup, ako ich previesť na platné formáty dátumu:
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá možnosť Delimited (čo je tiež predvolený výber). Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 skontrolujte, či je vybratá možnosť ŽIADNY oddeľovač. Kliknite na Ďalej.
- Vo formáte údajov stĺpca vyberte možnosť Dátum a požadovaný formát (DMY by znamenalo dátum mesiac a rok). Zmeňte tiež cieľovú bunku na bunku, kde chcete výsledok.
- Kliknite na Dokončiť.
Tým by sa tieto neplatné formáty dátumu okamžite previedli na platné formáty dátumu, ktoré môžete použiť v programe Excel.
Príklad 5 - Previesť text na čísla
Niekedy keď importujete údaje z databáz alebo iných formátov súborov, čísla sa prevedú do textového formátu.
K tomu môže dôjsť niekoľkými spôsobmi:
- Mať apostrof pred číslom. To vedie k tomu, že sa s číslom zaobchádza ako s textom.
- Získanie čísel v dôsledku textových funkcií, ako je LEFT, RIGHT alebo MID.
Problém je v tom, že tieto čísla (ktoré sú v textovom formáte) ignorujú funkcie Excelu, ako napríklad SUMA a PRIEMER.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako sú uvedené nižšie, kde sú čísla v textovom formáte (všimnite si, že sú zarovnané vľavo).
Tu sú kroky na použitie textu na stĺpce na konverziu textu na čísla
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá možnosť Delimited (čo je tiež predvolený výber). Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 skontrolujte, či je vybratá možnosť ŽIADNY oddeľovač. Kliknite na Ďalej.
- Vo formáte údajov stĺpca vyberte položku Všeobecné. Zmeňte tiež cieľovú bunku na bunku, kde chcete výsledok.
- Kliknite na Dokončiť.
Tým by sa tieto čísla previedli späť do všeobecného formátu, ktorý je teraz možné použiť vo vzorcoch.
Príklad 6 - Extrahujte prvých päť znakov reťazca
Niekedy môže byť potrebné extrahovať prvých niekoľko znakov reťazca. To môže nastať vtedy, ak máte údaje o transakciách a prvých päť znakov (alebo akýkoľvek iný počet znakov) predstavuje jedinečný identifikátor.
Napríklad v nižšie uvedenej množine údajov je prvých päť znakov jedinečných pre produktový rad.
Tu sú kroky na rýchle extrahovanie prvých piatich znakov z týchto údajov pomocou textu do stĺpcov:
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Dátové nástroje → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 skontrolujte, či je vybratá pevná šírka. Kliknite na Ďalej.
- V kroku 2 v sekcii Ukážka údajov presuňte zvislú čiaru a umiestnite ju za 5 znakov do textu. Kliknite na Ďalej.
- Zmeňte cieľovú bunku na bunku, kde chcete výsledok.
- Kliknite na Dokončiť.
To by rozdelilo vašu množinu údajov a poskytlo by vám prvých päť znakov pre každé ID transakcie v jednom stĺpci a ostatné v druhom stĺpci.
Poznámka: Môžete tiež nastaviť viac ako jednu zvislú čiaru na rozdelenie údajov do viac ako 2 stĺpcov. Rozdeľovač nastavíte jednoducho kliknutím kdekoľvek v oblasti Náhľad údajov a potiahnutím kurzora.
Príklad 7 - Konvertujte čísla so zadným znamienkom mínus na záporné čísla
Aj keď sa to nestáva často, ale niekedy sa môžete stať, že opravíte čísla za znamienkom mínus a urobíte tieto čísla zápornými.
Text do stĺpcov je perfektný spôsob, ako to usporiadať.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Tu sú kroky na konverziu týchto koncových mínusov na záporné čísla:
- Vyberte množinu údajov.
- Prejdite na Údaje → Nástroje údajov → Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca Previesť text na stĺpce.
- V kroku 1 kliknite na „Ďalej“.
- V kroku 2 kliknite na „Ďalej“.
- V kroku 3 kliknite na tlačidlo Rozšírené.
- V dialógovom okne Rozšírené nastavenia importu textu vyberte možnosť „Koncové mínus pre záporné číslo“. Kliknite na tlačidlo OK.
- Nastavte cieľovú bunku.
- Kliknite na Dokončiť.
Tým by sa znamienko mínus okamžite umiestnilo od konca čísla na jeho začiatku. Teraz môžete tieto čísla ľahko použiť vo vzorcoch a výpočtoch.
