24 trikov Excelu, ktoré by ste chceli, aby ste včera vedeli

Excel nám v mnohých ohľadoch uľahčil život. Existuje však niekoľko problémov s programom Excel, ktoré naďalej strácajú čas a pumpujú úroveň frustrácie. Ide o malé problémy, ktoré je možné opraviť v priebehu niekoľkých sekúnd, ale nepoznať správny spôsob, ako to urobiť, môže stáť veľa času.

24 trikov Excelu pre každodennú prácu

V tomto blogovom príspevku mi dovoľte odhaliť 24 trikov Excelu, ktoré vám ušetria veľa času a energie. Ak pracujete s excelom, skôr alebo neskôr sa dostanete do problémov s niečím, čo sa zdá byť nemožné.

Tu je niekoľko rýchlych opráv, ktoré to umožnia.

Excel trik č. 1 - Kopírovanie a vkladanie vzorcov bez zmeny referencií

Stáva sa to stále. Pokúsite sa skopírovať bunku so vzorcom do inej bunky a všetko sa zmieša. Stáva sa to preto, že referencie sa zmenia pri kopírovaní na iné miesto (pokiaľ samozrejme nebudete prísni a neopravíte všetky referencie).

Tu je rýchla oprava:

1. Vyberte bunky, ktoré chcete skopírovať.
2. Choďte na Domov -> Číslo. V rozbaľovacom zozname Formát čísla vyberte položku Text. Tým sa zmení formát bunky na Text.
3. Stlačením F2 sa dostanete do režimu úprav. Teraz podržte kláves Control a stlačte Enter.
4. Skopírujte bunky.
5. Prejdite do cieľovej bunky a prilepte ju.
6. Zmeňte formát z textového na všeobecný.
7. Stlačte kláves F2 a stlačte kombináciu klávesov Control + Enter.
8. A ste hotoví !!.

Tu je ďalšia skvelá metóda od Excel MVP Tom Urtis (pomocou funkcie Nájsť a nahradiť) [kredit Dave Brunsovi z ExcelJet, že mi ukázal túto metódu]

Excel trik č. 2 - Rukoväť výplne sa nezobrazuje

Vidím toľko ľudí, ktorí čelia tomuto problému. Rukoväť výplne sa jednoducho nezobrazuje v práci.

Tu je oprava:

1. Prejdite na položku Súbor -> Možnosti.
2. V dialógovom okne Možnosti vyberte položku Rozšírené.
3. Začiarknite možnosť „Povoliť rukoväť výplne a presúvanie buniek“.

Excel trik č. 3 - Číslo ako text

S týmto sa veľakrát zaseknem. Čísla sú formátované ako text a vo vzorcoch nefungujú dobre.

Tu je rýchla oprava:

• Pridajte 0 do bunky. Toto číslo udrží nedotknuté a bude možné ho použiť vo vzorcoch.

Mnoho ľudí používa apostrof (‘) pred číslom na vytvorenie čísel ako textu. Tento excelový trik by fungoval aj v tomto prípade.

Excel trik č. 4 - Potreba previesť vzorce na hodnoty

Toto je ľahké. Ak máte vzorce, ktoré je potrebné previesť na hodnoty, postupujte takto:

1. Skopírujte bunky.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Prilepiť špeciálne.
3. V dialógovom okne Prilepiť špeciálne vyberte položku Hodnoty (Klávesová skratka - Alt + E + S + V).
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Pozri tiež: Prečítajte si viac o prilepení špeciálnych skratiek.

Excel trik č. 5 - Kurzor uviazol - nie je možné zmeniť aktívnu bunku šípkami

Keď sa mi to stalo prvýkrát, zatvoril som zošit programu Excel a reštartoval som systém. Problém je samozrejme možné vyriešiť jednoducho bez reštartu.

V tomto prípade ide o to, že ste omylom aktivovali zámok rolovania.

Vypnite to a môžete ísť.

Excel trik č. 6 - VLOOKUP/MATCH nefunguje, aj keď existuje zhoda

Vidíte, že tieto 2 hodnoty sa perfektne zhodujú, ale vzorec VLOOKUP alebo MATCH by stále tvrdil, že neexistuje zhoda.

Argghhhhh…

Na vine sú tu ďalšie priestory. Ak má text úvodné alebo koncové medzery (alebo viac ako jednu medzeru medzi slovami), Excel by to nepovažoval za presnú zhodu a váš vzorec by priniesol neočakávané výsledky.

Cesta okolo - použite Orezať funkciu. Odstráni všetky úvodné a koncové medzery a všetky medzery medzi slovami.

Pozri tiež: Mnoho problémov je možné vyriešiť, ak viete, ako vyčistiť údaje v programe Excel.

Excel trik č. 7 - Chcete skryť text v bunkách

Niekedy môže byť potrebné skryť text/čísla do bunky, aby ich používateľ nevidel.

Existujú 2 spôsoby, ako to urobiť:

• Ten dobrý: Nech je farba písma textu biela (alebo akákoľvek farba pozadia).
• Ten lepší: Vyberte bunku a stlačte Ctrl + 1. Otvorí sa dialógové okno Formát buniek. Na karte číslo vyberte položku Vlastné a zadajte formát ;;;

Excel trik č. 8 - Je potrebné kopírovať iba viditeľné bunky

• Otázka: Čo sa stane, keď skopírujete rozsah buniek, ktoré majú skryté riadky/stĺpce, a niekde ho prilepíte?
• Odpoveď: Všetky hodnoty buniek (viditeľné + skryté) sa skopírujú a prilepia.
• Starosť: Nechcem kopírovať skryté hodnoty buniek.
• Riešenie: Vyberte bunky a stlačte Alt +; (tým sa vyberú iba viditeľné bunky). Teraz prilepte kdekoľvek a prilepia sa iba viditeľné bunky.

Excel trik č. 9 - Vyberte všetky prázdne bunky naraz

Často importujem údaje z rôznych databáz. Veľa buniek v týchto údajoch je prázdnych, kde musím vložiť 0 alebo N/A. Rýchly spôsob výberu všetkých prázdnych buniek:

1. Vyberte všetky bunky v rozsahu.
2. Prejdite na položku Domov -> Úpravy -> Nájsť a vybrať -> Prejsť na špeciálne.
3. V poli Prejsť na špeciálny dialóg vyberte Prázdne miesta.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Tým sa vyberú všetky prázdne bunky. Ak chcete do všetkých buniek zadať 0, zadajte 0 (tým sa zadá hodnota do aktívnej bunky) a stlačte kombináciu klávesov Control + Enter.

Excel trik č. 10 - Je potrebné z textu odstrániť konce riadkov

Ak máte veľa zalomení riadkov a chcete tieto zalomenia riadkov odstrániť, bude to trvať veľa času.

Bola by škoda, keby ste to museli robiť ručne.

Skúste túto rýchlu opravu:

1. Vyberte údaje
2. Choďte na plochu -> Hľadať a vyberať -> Nahradiť (klávesová skratka - Ovládanie + H)
3. V dialógovom okne Hľadať a nahradiť:
   • Čo nájdete: Stlačte kombináciu klávesov Control + J (okrem blikajúcej bodky sa vám nemusí zobrazovať nič)
   • Nahradiť znakom: medzerník (jedenkrát stlačte medzerník)
4. Kliknite na Nahradiť všetko (uistite sa, že je povolené zalamovanie slov)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Pozri tiež: Prečítajte si viac o úžasných veciach, ktoré pre vás funkcia Nájsť a nahradiť môže urobiť.

Excel trik č. 11 - Zoradenie nefunguje, keď sú bunky zlúčené

Samozrejme, že nie.

Nebolo to takto vyrobené. To však neznamená, že nemôžete mať to, čo chcete. Tu je alternatíva k zlúčeniu a centru a nazýva sa to Center Across Selection.

Toto je správny spôsob zlúčenia buniek v programe Excel:

1. Vyberte bunky, ktoré chcete zlúčiť (iba stĺpce. V prípade riadkov pokračujte a použite zlúčenie a stred).
2. Stlačením klávesov Control + 1 otvorte dialógové okno Formát buniek.
3. Prejdite na kartu Zarovnanie.
4. V rozbaľovacej ponuke Horizontálne vyberte položku Center Across Selection.
5. Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz máte niečo, čo vyzerá rovnako a funguje skvele s Triedením.

Excel trik č. 12 - Údaje majú duplikáty

S duplicitnými údajmi môžete robiť 2 veci - Zvýraznite to alebo Vymaž to

• Zvýrazniť duplicitné údaje: Vyberte údaje a prejdite na položku Domov -> Podmienené formátovanie -> Zvýrazniť pravidlá buniek -> Duplikovať hodnoty.
  • Zadajte formátovanie a zvýraznia sa všetky duplicitné hodnoty.
• Odstrániť duplikáty v dátach: Vyberte údaje a prejdite na položku Údaje -> Odstrániť duplikáty.
  • Vyberte, či majú údaje hlavičky, potom vyberte stĺpec a kliknite na tlačidlo OK. Tým sa zo zoznamu odstránia duplikáty. Ak chcete, aby bol pôvodný zoznam neporušený, skopírujte a prilepte údaje na iné miesto a potom to urobte.

Súvisiace: Ultimate Guide to Find and remove Duplicates in Excel

Excel trik č. 13 - Je potrebné skontrolovať pravopisné chyby

Spustite kontrolu pravopisu stlačením klávesu F7.

Tu je podrobný návod na používanie kontroly pravopisu v programe Excel.

Excel trik č. 14 - Posúvanie nadol po veľkých množinách údajov skryje názvy stĺpcov

Existujú 2 spôsoby, ako to vyriešiť.

• Použiť funkciu tabuľky programu Excel: Použitie funkcie Tabuľka programu Excel zaisťuje, že keď sa posuniete nadol, hlavičky sú vždy viditeľné. Ako osvedčený postup by sa mala tabuľka Excel vždy používať s tabuľkovými údajmi, pretože obsahuje veľmi výkonnú a užitočnú funkciu. Získajte viac informácií o tabuľkách programu Excel
• Použitie bezplatných možností panelov: Ak chcete, aby bolo viditeľných viac ako hlavička (povedzme v prípade podnadpisu alebo hodnôt, ako je celkový, priemer na začiatku), použite funkciu Panela zmrazenia v Exceli. Urobiť toto:
  • Vyberte celý riadok, nad ktorým chcete zmraziť riadky (alebo bunku úplne vľavo v tomto riadku)
  • Prejdite na položku Zobraziť -> Ukotviť panely -> Ukotviť panely
    To vám umožní vždy vidieť pevné riadky, keď sa posúvate nadol.

Excel trik č. 15 - Strata času posúvaním dopredu a dozadu vo veľkých množinách údajov

Ak pracujete s veľkými množinami údajov a musíte sa posúvať nahor a nadol (alebo doprava a doľava), aby ste sa mohli odvolávať na niektoré dátové body, existuje spôsob, ako môžete ušetriť veľa času a posúvania - pomocou Rozdelené okno funkcia.

Táto funkcia môže rozdeliť vaše okno na dve alebo štyri časti a každá časť má povolené vlastné posúvanie. Ak teda musíte pri práci v stĺpci A odkazovať na údaje v povedzme stĺpci CZ, potom je táto funkcia pre vás ideálna.

1. Prejdite na položku Zobraziť -> Okno -> Rozdeliť.

Tým sa pracovný list rozdelí na štyri časti. Každú časť je možné ovládať pomocou dodatočného posúvača (vertikálneho a horizontálneho). Ak chcete iba zvislé rozdelenie, potiahnite vodorovnú deliacu čiaru nadol (a zmizne).

Excel trik č. 16 - Ladiaci vzorec

Zmeškaná čiarka, nesprávny odkaz, chýbajúci argument, nesprávna poloha zátvorky a podobne … Príčin nesprávneho výsledku podľa vzorca môže byť stovky.

Ladenie vzorca môže byť bolestivé, najmä ak ho vytvoril niekto iný. Toto je spôsob, ako to urobiť jednoduchým a jednoduchým. Ladenie vzorca:

1. Vyberte bunku, ktorá má vzorec.
2. Prejdite na vzorce -> audit vzorcov -> vyhodnotiť vzorec (Klávesová skratka Alt + TUF).
3. Kliknutím na položku Vyhodnotiť zobrazíte kroky, ktorými je vzorec vyhodnotený programom Excel.

Chcete ladiť časť vzorca - Toto je ďalší spôsob, ako použiť kláves F9

Excel trik č. 17 - Excel pri úprave vzorca vkladá odkaz na bunku

Toto je zďaleka jeden z najnepríjemnejších problémov programu Excel, s ktorým sa stretávam takmer denne. Predstavte si, že máte obrovský vzorec, stlačením klávesu F2 vzorec upravíte (v bunke alebo podmienenom formátovaní alebo pomenovanom rozsahu) a akonáhle stlačíte ľavé tlačidlo na úpravu jeho časti, Excel vloží nejaký nechcený odkaz na bunku. Excel to robí niekedy, pretože nevie, že sa nachádzate v režime úprav. Aktuálny režim môžete vidieť v dolnej ľavej časti obrazovky.

Cesta okolo je jednoduchá, jedenkrát stlačte kláves F2 sa dostanete do režimu úprav a teraz sa môžete voľne pohybovať vo svojom vzorci.

Excel trik č. 18 - Príliš veľa pomenovaných rozsahov (názvy si nepamätajte)

Veľa používam pomenované rozsahy. Má mnoho výhod a používanie je veľmi jednoduché. Ale čo keď je pomenovaných rozsahov príliš veľa ?? Museli by ste sa pre meno dostať znova a znova k správcovi mien?

NIE !!

Jednoducho použite skratku F3. Zobrazí názvy všetkých pomenovaných rozsahov vo vašom zošite. Stačí dvakrát kliknúť na ten, ktorý chcete použiť, a ten sa prilepí (do vzorca, ak ho vytvárate, alebo do hárka)

Otázka pre teba? Čo sa stane, ak máte veľa pomenovaných rozsahov a znížite priblíženie pod 40%? Nechám to na vás, aby ste to pochopili.

Excel trik #19 - Chyba všade

Chyba je jedna škaredá škvrna vo vašej tabuľke. Chyby sú však niekedy nevyhnutným zlom. Možno budete chcieť, aby váš vzorec vrátil chybu (povedzme, keď sa vo VLOOKUP nenájde vyhľadávacia hodnota v). Ale nemusíte prežívať útrapy pozerania sa na jedného. Jednoducho použite IFERROR.

IFERROR nebude fungovať pre aplikáciu Excel verzie 2003 a staršej. V takom prípade použite kombináciu IF a ISERROR.

Excel trik č. 20 - Potrebujete rýchlo odstrániť všetky komentáre

Často používam šablóny, ktoré majú komentáre. Odstránenie všetkých komentárov je jednou z operácií pracovného hárka, ktoré robím vždy, keď začínam odznova. Toto je rýchly spôsob, ako vybrať všetky komentáre naraz a odstrániť všetky:

1. Vyberte všetky bunky.
2. Prejdite na položku Domov -> Úpravy -> Nájsť a vybrať -> Prejsť na špeciálne.
3. V poli Prejsť na špeciálny dialóg vyberte Komentáre.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Tým sa vyberú všetky bunky, v ktorých sú komentáre. Teraz prejdite na ktorúkoľvek z vybratých buniek, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Odstrániť komentár

Excel trik č. 21 - Prepínajte iba medzi tabuľkami programu Excel

Ste jedným z tých, ktorí otvárajú súčasne milióny aplikácií.

Často mám súčasne otvorených Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, E -mail a mnoho ďalších aplikácií.

Väčšina z nás používa Alt + Tab na prechádzanie rôznymi otvorenými aplikáciami, ale čo keď chcete cyklovať iba v otvorených zošitoch programu Excel. Použite Control + Tab namiesto.

Excel trik #22 - Zobrazené číslo s textom

Chcete zobraziť číslo 100 ako 100 miliónov alebo 100 gramov? Môžete to urobiť a toto číslo stále používať vo výpočtoch. Ide o to, poznať správny formát čísel. Zobrazenie 100 ako 100 miliónov:

1. Prejdite do bunky, ktorá obsahuje čísla (alebo vyberte všetky bunky, na ktoré chcete použiť toto).
2. Stlačte kombináciu klávesov Control + 1.
3. Na karte Číslo prejdite na položku Vlastné (na ľavej table).
4. Zmeňte všeobecné na všeobecné „milión“.

Vlastné formátovanie čísel je potešením samo o sebe. Naučte sa úžasný trik pomocou vlastného formátu čísel

Excel trik č. 23 - V obrovskej množine údajov sa rýchlo posuňte doprava

Predpokladajme, že máte obrovský súbor údajov, ktorý pokrýva veľa stĺpcov (povedzme 200 stĺpcov). A vo svojich údajoch musíte často listovať. Aké sú spôsoby, ako to môžete urobiť.

• Obvyklý spôsob 1: Použite kláves so šípkou doprava (a pokryte každý stĺpec jeden po druhom).
• Obvyklý spôsob 2: Opustite klávesnicu, podržte myš, vyberte posuvník a posuňte sa.
• Tu je tretí nie príliš obvyklý spôsob-Použitie Alt + kláves PageDown. Robí to, čo robí stránka nadol pre riadky. Skáče naraz 20 stĺpcov.

Excel trik č. 24 - Trpí pomalou tabuľkou

Všetci sme si tým prešli. Tabuľky programu Excel majú tendenciu príliš zatracovať.

Niektoré kroky uvedené nižšie môžu pomôcť veci urýchliť. [Napísal som podrobnejší článok o tom, ako zrýchliť tabuľky. Kliknite sem a prečítajte si]

• Použite pomocné stĺpce.
• Vyhnite sa prchavému vzorcu.
• Namiesto automatického použite manuálny režim výpočtu.
• Na údaje o bývaní použite tabuľky programu Excel.
• Vyhnite sa vzorcu poľa.

Toto je mojich 24 najlepších trikov v Exceli (bez konkrétneho poradia). Som si istý, že existujú ďalšie stovky, ale je toho len toľko, čo môže človek napísať naraz! 😉

Podeľte sa o svoj zoznam najlepších denných trikov na riešenie problémov, ktoré používate na dokončenie práce 🙂

Užitočné zdroje programu Excel:

• Užitočné otázky a odpovede k rozhovoru v programe Excel.
• Bezplatné online školenie o programe Excel.
• Bezplatné šablóny programu Excel.
• Ako kopírovať formátovanie grafu v programe Excel