Ako zapnúť automatické ukladanie v programe Excel (jednoduchý sprievodca)

Aj keď sa program Excel neustále vylepšoval s každou novou verziou, stále existujú situácie, keď sa vám môže stať, že ho raz za čas zrútite (obzvlášť ak pracujete s veľkým súborom údajov).

A niekedy to môže byť faktor mimo Excelu - napríklad výpadok napájania alebo zablokovanie vášho systému kvôli inému problému ako Excel.

V takýchto prípadoch má Excel na zaistenie toho, že neprídete o údaje, funkciu automatického ukladania - ktorá, ako naznačuje názov, automaticky uloží vašu prácu.

Keď je zapnuté automatické ukladanie, Excel bude ukladať vašu prácu v pravidelných intervaloch, vďaka čomu neprídete o veľa práce (môžete prísť maximálne o niekoľko minút práce).

V tomto návode vám ukážem, ako zapnúť automatické ukladanie v programe Excel a všetky dôležité veci, ktoré o ňom potrebujete vedieť.

Poznámka: Automatické ukladanie je nová funkcia v Office365, kde vám umožňuje ukladať súbory v reálnom čase, keď sú súbory uložené vo OneDrive alebo SharePointe. V prípade, že používate predchádzajúce verzie (Excel 2010/2013/2016/2019), máte k dispozícii funkciu Save AutoRecover Information, ktorá nie je v reálnom čase, ale ukladá vašu prácu v pravidelných intervaloch.

AutoSave Vs AutoRecover

Automatické ukladanie je nová funkcia v programe Excel Office 365, zatiaľ čo AutoRecover bol aj v predchádzajúcich verziách.

Automatické ukladanie vám umožňuje ukladať prácu v reálnom čase, keď ukladáte súbory programu Excel na OneDrive alebo SharePoint.

Naopak, „Uložiť informácie o automatickom obnovení“ je možnosť, ktorá automaticky ukladá vašu prácu každých 10 minút (alebo akékoľvek časové obdobie, ktoré určíte). Keď je táto možnosť zapnutá, uchová si dočasnú kópiu vašej práce a bude ju ukladať každých 10 minút.

V prípade, že sa váš systém neočakávane vypne, stále budete môcť obnoviť dočasne uložený súbor (pomocou funkcie Autorecover).

V tomto návode sa budem zaoberať oboma týmito funkciami.

V dialógovom okne Možnosti zapnite automatické ukladanie v programe Excel

V dialógovom okne Možnosti môžete v programe Excel povoliť automatické ukladanie a tiež ukladať informácie o automatickom obnovení (t. J. Automatické ukladanie súborov v určitom časovom intervale). Po dokončení by to bolo zapnuté pre všetky zošity, s ktorými pracujete v tomto systéme.

Nezabudnite, že automatické ukladanie je k dispozícii iba pre používateľov Office365. Ak nemáte O365, môžete použiť iba automatické obnovenie.

Nasledujú kroky na zapnutie automatického ukladania v programe Excel:

1. Kliknite na kartu Súbor
2. Kliknite na Možnosti
3. V dialógovom okne Možnosti programu Excel kliknite na možnosť Uložiť vľavo
4. Začiarknite políčko „Uložiť automatické obnovenie informácií každých“. Štandardne je hodnota 10 minút, ale ak chcete, môžete si vybrať nižšiu alebo vyššiu hodnotu.
5. Začiarknite možnosť - „Automaticky ukladať súbory OneDrive a SharePoint Online v predvolenom nastavení v programe Excel“. Táto možnosť funguje iba pre Office 365 a ukladá vašu prácu v reálnom čase (každých niekoľko sekúnd)
6. Kliknite na Ok

Vyššie uvedené kroky zaistia, aby sa vaša práca automaticky ukladala každých 10 minút.

Upozorňujeme, že na to, aby „Automatické ukladanie súborov OneDrive a SharePoint Online v predvolenom nastavení v Exceli“ fungovalo, musia byť vaše súbory v najnovšom formáte (tj. XLSX, nie XLS).

Ďalšie užitočné možnosti, ktoré môžete použiť:

• Ponechám si poslednú automaticky obnovenú verziu, ak ju zavriem bez uloženia: Kým Excel ukladá vašu prácu každých 10 minút (keď je zapnuté automatické ukladanie), povolením tejto možnosti zaistíte, aby ste medzi týmito 10 minútami neprišli ani o prácu (v prípade, že vám zlyhal systém alebo došlo k výpadku napájania). Keď je táto možnosť povolená, Excel vám zobrazí možnosť automatického obnovenia všetkých neuložených súborov/údajov.
• Automatické obnovenie umiestnenia súboru: Toto je miesto, kde Excel ukladá neuložené súbory. Toto miesto môžete zmeniť, ak chcete. V prípade, že nie ste správcom, je možné, že to nebudete môcť zmeniť.

Keď je povolené automatické ukladanie (so súbormi uloženými na serveri Onedrive alebo SharePoint), pri zatvorení súboru sa nezobrazí výzva na uloženie neuložených zmien (pretože tieto zmeny sa ukladajú každých niekoľko sekúnd).

V prípade, že do súboru pridáte kód VB (makro), automatické ukladanie sa zastaví a zobrazí sa výzva na uloženie tohto súboru ako súboru s podporou makier (formát .xlsm)

Automatické ukladanie teraz umožňuje používateľom Excelu zdieľať súbory a vykonávať zmeny v reálnom čase. Môžete si tiež pozrieť históriu verzií a vrátiť sa k predchádzajúcej verzii, ak chcete. Keď otvoríte starý súbor pomocou histórie verzií, otvorí sa len na čítanie a v prípade potreby ho môžete uložiť pod novým názvom.

Pridanie automatického ukladania do QAT (pre Office 365)

Ak používate OneDrive alebo SharePoint, môžete tiež pridať možnosť automatického ukladania na panel s nástrojmi Rýchly prístup (k dispozícii iba v Office 365).

To vám umožní povoliť automatické ukladanie (v SharePointe alebo OneDrive) jediným kliknutím (je to prepínacie tlačidlo).

Aj keď som zistil, že je v predvolenom nastavení k dispozícii v mojom predplatnom Office365, v prípade, že ho nemáte, môžete pridať automatické ukladanie na panel s nástrojmi rýchleho prístupu pomocou nasledujúcich krokov:

1. Kliknite na ikonu Prispôsobiť panel s nástrojmi rýchleho prístupu
2. Kliknite na možnosť Automaticky uložiť

V prípade, že sa v rozbaľovacej ponuke nezobrazí možnosť „Automaticky uložiť“, kliknite na položku Viac príkazov a pomocou dialógového okna Možnosti programu Excel pridajte do QAT možnosť Automatické ukladanie.

Problém s automatickým ukladaním (Uložiť ako vs. Uložiť kópiu)

Keď povolíte automatické ukladanie a uložíte súbor na OneDrive alebo SharePoint, všimnete si, že už nevidíte možnosť „Uložiť ako“. Namiesto toho sa zobrazí možnosť „Uložiť kópiu“ (viac o tom tu)

Keď je zapnuté automatické ukladanie a vaša práca sa ukladá každých niekoľko sekúnd, nebude možné vykonať niektoré zmeny a uložiť ju ako nový súbor.

Ak napríklad začnete so starým súborom, pracujte na ňom 20 minút a uložte kópiu, budete mať starý súbor aj nový súbor s 20 minútami najnovšej práce. To však nie je možné, ak je zapnuté automatické ukladanie, kde ukladá vašu prácu každých niekoľko sekúnd.

Preto máte teraz „Uložiť kópiu‘, Ktorú môžete použiť na vytvorenie kópie a následné zmeny.

V prípade, že vaše súbory programu Excel nie sú na OneDrive alebo SharePointe, stále sa vám zobrazí možnosť „Uložiť ako“.

Používanie nástrojov tretích strán, ako je DropBox alebo Disk Google

Môžete tiež získať možnosti histórie verzií pre súbory programu Excel s možnosťami úložiska, ako sú Dropbox a Disk Google.

Tieto nástroje jednoducho skontrolujú, či v súbore nenastali nejaké zmeny, a uložia predchádzajúcu verziu. Potom sa môžete k týmto verziám vrátiť, ak chcete.

Jednou z výhod používania týchto nástrojov tretích strán je, že môžete ľahko spolupracovať s ľuďmi, ktorí nepoužívajú OneDrive.

Pretože mnoho ľudí uprednostňuje Disk Google a Dropbox pred OneDrive, pomôže to pri práci s tímami/klientmi, ktorí používajú tieto možnosti.

Jedinou výhradou je zaistiť, aby ste o týchto službách cloudového úložiska neuchovávali dôverné údaje.

Automaticky uložiť súbor pred zatvorením pomocou VBA

Automatické ukladanie je úžasná funkcia a umožňuje prácu s Excelom bez stresu - s vedomím, že údaje sa nestratia.

V prípade, že nemáte Office 365 (čo znamená, že nemáte ani funkciu automatického ukladania), budete sa musieť spoľahnúť na funkciu automatického obnovenia v Exceli.

Ďalšou možnosťou, ktorú môžete použiť, je zavedenie jednoduchého kódu VBA, ktorý zaistí uloženie súboru pred zatvorením. To zaistí, že neprídete o prácu, pretože ste súbor pred uložením zatvorili.

Poznámka: Toto použitie by dávalo zmysel iba vtedy, ak nepoužívate Office 365 s OneDrivom alebo SharePointom. Ak ste, môžete sa vždy vrátiť k predchádzajúcim verziám a vaše súbory sa aj tak automaticky uložia.

Nasledujú kroky, pomocou ktorých VBA uložíte súbor pred zatvorením zošita:

1. Pred zatvorením otvorte zošit, do ktorého chcete povoliť uloženie tohto kódu VBA.
2. Podržte kláves ALT a stlačte kláves F11 (alebo Command + Option + F11 v systéme Mac). Tým sa otvorí editor VB.
3. Dvakrát kliknite na objekt ThisWorkbook (pre súbor, do ktorého chcete pridať tento kód) v Prieskumníkovi projektu
4. Skopírujte a prilepte nižšie uvedený kód do okna kódu ThisWorkbook:

   Súbor Sub Subbook_BeforeClose (Zrušiť ako boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zatvorte editor VB

Teraz, keď dôjde k akejkoľvek zmene v zošite a zatvoríte ju pred uložením, najskôr spustí tento kód (pretože toto je udalosť VBA, ktorá sa spustí na základe udalosti - čo je v tomto prípade zatvorenie zošita). Tento kód najskôr uloží zošit a potom ho zavrie.

V prípade, že ste súbor ešte neuložili, zobrazí sa výzva, ktorá vás požiada o zadanie umiestnenia, kam sa má súbor uložiť.

V prípade, že nechcete prepísať svoj existujúci súbor, môžete kód tiež upraviť tak, aby súbor uložil s časovou pečiatkou. Vďaka tomu sa vaša práca nestratí a môžete sa tiež vrátiť k predchádzajúcej verzii.

Nasleduje kód VBA, ktorý uloží súbor s dátumom a časovou pečiatkou do názvu súboru:

Súkromný čiastkový zošit_BeforeClose (Zrušiť ako booleovský) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveA as timestamp & wbname End Sub

Nový súbor sa uloží s časovou pečiatkou do názvu na rovnaké miesto, kde je uložený starý súbor. Ak chcete, aby bol súbor uložený v konkrétnom priečinku, môžete v kóde určiť toto umiestnenie.

To je všetko, čo by ste mali vedieť o povolení automatického ukladania v programe Excel a jeho efektívnom použití. A ak nepoužívate Office 365, a teda nemáte automatické ukladanie, stále môžete nakonfigurovať možnosti automatického obnovenia a obnoviť všetky neuložené súbory. Kód VBA je možné použiť aj na zaistenie automatického ukladania súborov ako kópie po jeho zatvorení.

Dúfam, že ste našli tento návod užitočný!