Automatické opravy programu Excel: Kompletný sprievodca + príklady úspory času

Čo sa stane, keď v programe Excel napíšete namiesto „Piť“ slovo „Drnik“?

Všimli ste si, že Excel automaticky opraví nesprávne napísané slovo na pitie (ako je uvedené nižšie).

Excel nejakým spôsobom vedel, že to nie je správny pravopis, a opravil ho správne.

Teraz to nebude automaticky opravovať všetky nesprávne napísané slová.

Iba zopár!

Skúste napríklad slovo ‘dirnk’.

Nebolo by to opravené automaticky.

Dôvod, prečo sú niektoré slová opravované automaticky a iné nie, je ten, že už existuje zoznam opráv slov, ktoré sú v programe Excel vopred vyplnené na automatické opravy.

Poznámka: Automatické opravy sú v programe Excel predvolene povolené.

V tomto návode vám vysvetlím, aké sú možnosti automatických opráv, a potom vám ukážem niekoľko príkladov, kde ho môžete použiť na ušetrenie času. Tiež sa budem zaoberať tým, ako ho môžete zakázať (tj. Vypnúť automatické opravy)

Pochopenie možností automatických opráv

Automatické opravy boli navrhnuté tak, aby vám pomohli vyriešiť malé problémy, s ktorými sa môžete stretnúť pri písaní v programe Excel alebo pri zadávaní údajov (napríklad nahradenie niektorých často nesprávne napísaných slov správnymi slovami).

Umožňuje vám tiež získať väčšiu kontrolu nad používaním programu Excel (ako uvidíme v príkladoch ďalej v tomto návode).

Najprv však pochopíme, kde sú možnosti automatických opráv a čo je predvolene k dispozícii.

Ak chcete získať možnosti automatických opráv, kliknite na kartu Súbor.

Na obrazovke Súbor kliknite na položku „Možnosti“.

V dialógovom okne Možnosti programu Excel kliknite na položku Kontrola pravopisu.

V možnostiach kontroly pravopisu kliknite na položku Možnosti automatických opráv.

Tým sa otvorí dialógové okno Možnosti automatických opráv.

Dovoľte mi vysvetliť rôzne karty v dialógovom okne Automatické opravy a možnosti v nich.

Karta Možnosti automatických opráv

Na karte Možnosti automatických opráv sú niektoré možnosti, ktoré sú predvolene povolené a starajú sa o niektoré bežné problémy.

• Zobraziť tlačidlá možností automatických opráv: Toto nie je relevantné pre Excel, ale je to pre iné aplikácie MS. Keď je táto možnosť povolená, v programe MS Word alebo MS PowerPoint sa zobrazia možnosti automatických opráv (ako je uvedené nižšie).
• Opravte dve počiatočné veľké písmená: Táto možnosť, ak je zapnutá, automaticky opraví dve veľké začiatočné písmena v programe Excel. Ak napríklad zadáte „HEllo“, automaticky sa zmení na „Ahoj“
• Začnite veľkým písmenom prvých písmen viet: Keď je táto možnosť zapnutá, zaisťuje, že nová veta začína veľkým písmenom. Ak napríklad napíšete: „Dobrý deň. ako sa máš? ‘, bude to automaticky opravené na‘ Ahoj. Ako sa máš?'
• Veľké písmená názvov dní: Toto automaticky zmení prvé písmeno názvu dňa, ak zadáte malé písmená. Napríklad, streda by sa zmenil na Streda.
• Opravte neúmyselné použitie klávesu Caps Lock: V prípade, že máte zapnutý Caps lock a napíšete vetu, automaticky opraví text a deaktivuje Caps lock. Ak napríklad zadáte hELLO, automaticky sa zmení na Hello.
• Nahraďte text počas písania: Tu už Excel obsahuje niektoré bežne nesprávne napísané slová (alebo krátke kódy pre niektoré symboly). Ak napríklad zadáte (c), automaticky sa prevedie na symbol autorských práv. Dôvodom je, že to bolo uvedené v zozname v tejto možnosti. Slová môžete pridať alebo odstrániť zo zoznamu (viac o tom v príklade nižšie).

Výnimky z automatických opráv

Aj keď sú tieto možnosti automatických opráv úžasné, niekedy možno budete chcieť, aby nepôsobili super múdro a opravili ich automaticky.

Ak napríklad máte AT značky (kde „s“ sú malé písmená), Excel by ich automaticky previedol na „Ats“.

Aj keď máte radi automatické opravy vo všetkých ostatných prípadoch, ak chcete vylúčiť tento konkrétny prípad, môžete to urobiť.

Na karte Automatické opravy kliknite na kartu Výnimky.

V dialógovom okne Výnimky pre automatické opravy môžete mať dva typy výnimiek:

1. Prvé písmeno: Excel predvolene používa veľké písmená abecedy za bodkou (bodkou). Tu môžete uviesť niektoré výnimky (zoznam bežných výnimiek už existuje).
2. Počiatočné čiapky: Ak nechcete, aby boli AT konvertované na Ats, môžete to zadať tu.

Automatický formát pri písaní Tab

Táto karta má tri možnosti (všetky sú povolené). Považujem všetky tieto tri možnosti za užitočné.

1. Vymeňte počas písania: Keď do bunky zadáte akékoľvek hypertextové odkazy, automaticky sa prevedú na hypertextové prepojenie. Niekedy túto možnosť vypnem, pretože často klikám na bunku, čo potom trvá niekoľko sekúnd a potom otvorí odkaz v prehliadači.
2. Prihláste sa, ako pracujete: Toto automaticky pridá nové riadky a stĺpce do tabuľky programu Excel, keď zadáte čokoľvek do bunky susediacej s bunkou v tabuľke.
3. Automaticky ako vaša práca: Keď zadáte vzorec do stĺpca v tabuľke programu Excel, táto možnosť zadá rovnaký vzorec (s upravenými odkazmi na bunky) do všetkých buniek v stĺpci.

Akcie Tab

V aplikáciách Microsoft môžete vytvoriť akciu na základe konkrétneho slova alebo textu.

V programe Excel je k dispozícii iba jeden typ akcie - ktorou je akcia s dátumom.

Akcia dátumu znamená, že ak máte dátum v bunke v programe Excel, môžete naň kliknúť pravým tlačidlom myši a zobrazí sa vám niekoľko akcií, ktoré je možné vykonať pre daný dátum (napríklad zobrazenie dátumu v kalendári alebo naplánovanie schôdze v programe Outlook ).

To môže byť užitočné, ak máte zoznam dátumov a chcete si niektoré rýchlo uložiť do kalendára alebo si chcete naplánovať schôdzku (pomocou Outlooku).

Táto možnosť je v predvolenom nastavení zakázaná a musíte ju povoliť, aby ste ju mohli používať v programe Excel.

Keď je povolená, budete ju môcť používať v Exceli. Ak máte v bunke dátum, kliknite naň pravým tlačidlom myši a v spodnej časti nájdete možnosti akcií.

Tabuľka automatických opráv matematiky

Rovnako ako môžete do bunky programu Excel vkladať symboly (napríklad Delta, Stupeň alebo značka začiarknutia), môžete do rovnice vkladať aj matematické symboly.

Na tejto karte je nejaký text, ktorý sa automaticky prevedie na zadaný matematický symbol. Ak napríklad zadáte \ sigma, nahradí ho symbolom σ.

Upozorňujeme, že to nebude fungovať v bunkách pracovného hárka. Funguje to iba s rovnicami.

Ako pridať svoje vlastné slová do automatickej opravy programu Excel?

Chcete, aby existovalo niekoľko slov, ktoré boli súčasťou automatických opráv?

Povedzme napríklad, že chcete pridať slovo „drikn“ do automatickej opravy, aby ho opravilo na „nápoj“.

Nasledujúce kroky môžete použiť na pridanie slova do automatickej opravy:

1. Kliknite na kartu Súbor.
2. Kliknite na Možnosti.
3. V dialógovom okne Možnosti vyberte položku Kontrola pravopisu.
4. Kliknite na tlačidlo „Možnosti automatických opráv“.
5. V dialógovom okne Automatické opravy zadajte nasledujúce:
   • Vymeniť: drikn
   • S: piť
6. Kliknite na PRIDAŤ
7. Kliknite na tlačidlo OK.

Keď teraz v Exceli napíšete „drikn“, automaticky ho opraví, aby sa „napil“.

Predtým, ako vám ukážem niekoľko skvelých príkladov na použitie, uvádzame niekoľko vecí, ktoré potrebujete vedieť o automatických opravách v programe Excel:

• V zozname automatických opráv sa rozlišujú malé a veľké písmená. To znamená, že ste pridali slovo „drikn“ a nahradilo ho „drink“. Bude fungovať iba s malými písmenami. Ak zadáte „Drikn“ alebo „DRIKN“, nebude opravené.
• Táto zmena je uložená v programe Excel a bude existovať, aj keď zavriete zošit a znova otvoríte. Ak to už nechcete, musíte to odstrániť a odstrániť ručne.
• Zmena nastane iba vtedy, ak sa použije presné slovo. Ak napríklad použijete „drikns“, nebude automaticky opravený. Aby to fungovalo, slovo nesmie mať znaky tesne pred ním ani za ním.
• Keď v programe Excel zadáte automatickú opravu, automaticky sa aktivuje v iných aplikáciách MS, ako napríklad MS Word alebo MS PowerPoint.

Automatické opravy boli vytvorené ako spôsob opravy bežných pravopisných chýb. Môžete ho však použiť aj niekoľkými úžasnými spôsobmi, ako ušetriť čas.

Súvisiace: Kontrola pravopisu v programe Excel.

Nasleduje niekoľko užitočných príkladov na používanie automatických opráv (okrem opravy nesprávne napísaného slova).

Príklad 1: Na dokončenie skratiek použite automatické opravy

Predstavte si, že pracujete pre spoločnosť „ABC Technology Corporation Limited“.

Vaša práca zahŕňa množstvo údajov zadaných v programe Excel a mnohokrát za deň musíte ručne zadať úplný názov spoločnosti.

Bez ohľadu na to, ako rýchlo píšete, bude vám to pripadať ako strata času.

Nechceli by ste, aby existoval spôsob, akým môžete jednoducho zadať ABC (alebo čokoľvek chcete) a Excel ho nahradí názvom spoločnosti?

Tu môže pomôcť úžasnosť automatických opráv.

Skratku môžete zadať v sekcii Automatické opravy a vždy, keď ju použijete, Excel ju automaticky prevedie na zadaný text.

Môžete napríklad určiť, že kedykoľvek zadáte ABC, Excel ho má automaticky nahradiť slovom „ABC Technology Corporation Limited“.

Niečo, ako je uvedené nižšie:

K tomu dôjde, keď v programe Excel pridáte automatickú opravu, kde by sa ABC malo opraviť na ”(ako je uvedené nižšie v dialógovom okne automatických opráv).

Čo keď chcete vložiť ABC a nie celé meno?

V prípade, že nechcete, aby automatická oprava menila ABC na celé meno, jednoducho stlačte kombináciu klávesov Control + Z, aby ste získali späť ABC.

Pri používaní funkcií Control + Z je najlepšie zvoliť si skratku, ktorú pri svojej práci pravdepodobne nebudete používať. To zaisťuje, že už nebudete mať šancu omylom získať celé meno (keď ste chceli iba text skratky).

Nasleduje niekoľko scenárov, kde tento trik automatických opráv môže ušetriť veľa času:

• Názvy súborov alebo názvy priečinkov môžete zadávať rýchlo (namiesto toho, aby ste ich vždy museli kopírovať).
• Ak máte zoznam členov tímu, môžete použiť ich iniciály na rýchle zadanie ich mien.

Varovanie: Všetky možnosti automatických opráv, ktoré zadáte v programe Excel, sa aktivujú aj v iných aplikáciách MS, ako napríklad MS Word alebo MS PowerPoint. V takýchto prípadoch je najlepšie použiť skratky, ktoré pravdepodobne nebudete používať nikde inde.

Príklad 2: Vkladanie symbolov rýchlo (napríklad titul alebo delta)

Niektoré symboly je ťažké vložiť/napísať v programe Excel, pretože tieto ešte nie sú k dispozícii na klávesnici (napríklad symbol stupňa alebo symbol delta alebo odrážky).

Buď musíte poznať klávesovú skratku (ktorá je často dlhá a komplikovaná), alebo musíte použiť dialógové okno Vložiť symbol (čo trvá dlho).

Ak existujú symboly, ktoré potrebujete používať pomerne často, môžete použiť funkciu Automatické opravy a priradiť týmto symbolom kódový názov alebo skratku.

Teraz, keď musíte zadať tento symbol, môžete jednoducho použiť kódové meno a ono sa k tomuto symbolu automaticky opraví.

Nasleduje príklad, kde používam kód DEGSYM na získanie symbolu stupňa v programe Excel.

Za týmto účelom vykonajte v dialógovom okne Automatické opravy programu Excel nasledujúcu zmenu:

Príklad 3: Rýchlejšie písanie vzorcov pomocou automatických opráv

Tento trik (ktorý som sa dozvedel z tohto blogu) je trochu uletený, ale ak pracujete s veľkým počtom dlhých vzorcov, môže vám to ušetriť čas.

Nasleduje vzorec, ktorý bude kombinovať text troch buniek, ktoré sú ponechané bunke, v ktorej sa tento vzorec používa:

= NEPRIAMY (ADRESA (ROW (), COLUMN ()-3)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-2)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-1))

Ak teraz často potrebujete vytvoriť vzorec, ako je tento, je lepšie vytvoriť preň jednoduchý kód a použiť ho na automatické opravy.

V tomto prípade som na získanie vzorca použil kód „com3“ v automatických opravách.

Teraz môžete pomocou kódu „com3“ získať celý vzorec niekoľkými stlačeniami kláves (ako je uvedené nižšie):

Poznámka: Ako som už spomenul, je to niečo, čo by väčšina z vás nikdy nemusela použiť, ale stále je to dobrý trik (iba pre prípad). Vyššie uvedený príklad je skutočným prípadom, v ktorom to momentálne používam v jednom zo svojich projektov, aby som ušetril čas.

Ako úplne vypnúť automatické opravy

Aj keď verím, že automatické opravy sú skvelá funkcia, nemusia byť relevantné pre každého.

A v niektorých prípadoch to môže byť skutočne podráždenie. Ak napríklad zadáte (c) alebo (r) alebo ™, automatické opravy programu Excel automaticky zmenia text (na © alebo ® alebo ™)

V takýchto prípadoch je najlepšie vypnúť automatické opravy alebo aspoň odstrániť výrazy, ktoré nechcete, aby sa dali opravovať automaticky.

Nasledujú kroky na vypnutie automatických opráv:

1. Kliknite na kartu Súbor.
2. Kliknite na Možnosti.
3. V dialógovom okne Možnosti vyberte položku Kontrola pravopisu.
4. Kliknite na tlačidlo „Možnosti automatických opráv“.
5. V dialógovom okne Automatické opravy na karte Automatické opravy zrušte začiarknutie možnosti „Nahradiť text počas písania“.

Poznámka: Vyššie uvedené kroky úplne vypnú funkciu automatického dopĺňania, ak nahradí určitý text zadaným textom. Môže to tiež znamenať, že tieto bežne nesprávne napísané slová už nebudú opravené.

Ako vypnúť/nahradiť niektoré slová z automatickej opravy

Ak chcete zachovať celkovú funkciu „Nahradiť text počas písania“, ale chcete nejaké výnimky, môžete slovo nájsť v zozname a odstrániť ho ručne (alebo ho upraviť).

Nasledujú kroky, ako to urobiť:

1. Kliknite na kartu Súbor a potom kliknite na položku Možnosti (na otvorenej obrazovke Súbor).
2. V dialógovom okne Možnosti vyberte položku Kontrola pravopisu.
3. Kliknite na tlačidlo „Možnosti automatických opráv“.
4. V dialógovom okne Automatické opravy vyberte na karte Automatické opravy slovo, ktoré chcete odstrániť.
5. Kliknite na tlačidlo Odstrániť.

V Automatických opravách môžete tiež nahradiť slovo. Napríklad (c), keď sa zmeníte na symbol autorských práv, ho môžete použiť na konverziu na slovo - autorské právo.

Ak chcete nahradiť slovo iným textom, vyhľadajte a zmeňte text a potom kliknite na tlačidlo Nahradiť.

Ako vrátiť zmeny automatických opráv v programe Excel

Ak niečo napíšete a Excel to zmení kvôli automatickým opravám, pôvodný text môžete získať späť stlačením klávesov Control + Z.

Hneď ako napríklad napíšete (c) do bunky v programe Excel a stlačíte medzerník, okamžite sa zmení na symbol autorských práv.

Ak však teraz použijete Control + Z, vráti sa späť na (c) a zostane tak.

Aj keď je automatická oprava funkcia, ktorú väčšina používateľov Excelu nikdy nebude musieť vyladiť, je dobré vedieť niekoľko spôsobov, ktorými ju môžete ušetriť (ako je uvedené v príkladoch).

V poslednej dobe som ho začal používať pre niektoré vzorce, ktoré sú dosť obrovské, ale často ich používam (ako je uvedené v príklade 3).