Neexistuje jedna univerzálna veľkosť, ktorá by vyhovovala všetkým. Pokiaľ ide o Excel, predvolené nastavenia fungujú vo väčšine prípadov dobre. Ak je to však potrebné, mnohé z možností programu Excel môžete ľahko prispôsobiť.
V tomto blogovom príspevku vám ukážem, ako použiť Možnosti Excelu na prispôsobenie pracovných zošitov a lepšie ovládanie tabuliek.
Prístup k možnostiam programu Excel
Ak chcete otvoriť dialógové okno Možnosti programu Excel:
V programe Excel 2010/13: Prejdite na položku Súbor -> Možnosti.
V programe Excel 2007: Prejdite do ponuky -> Nástroje -> Možnosti programu Excel.
Nenechajte sa zahltiť všetkými kategóriami a zaškrtávacími políčkami v dialógovom okne Možnosti programu Excel. Nie je potrebné meniť všetko a vo väčšine prípadov predvolené nastavenie funguje dobre. Tu sú však niektoré z funkcií, ktoré vám môžu poskytnúť väčšiu kontrolu nad správaním sa vašich excelových tabuliek.
#1 Zmeňte predvolený typ a veľkosť písma
V predvolenom nastavení Excel používa veľkosť písma Calibri (základné písmo) 11. Ak vy alebo vaša organizácia používate iný typ a veľkosť písma, predvolené nastavenie môžete zmeniť podľa týchto krokov:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Všeobecné.
- V časti Všeobecné možnosti v časti „Pri vytváraní nových zošitov“ zmeňte predvolený typ písma a veľkosť písma.
Keď teraz otvoríte nový zošit, bude predvolene používať nové nastavenie písma.
#2 Vždy ukladajte súbory vo formáte .xls
Ak zdieľate svoje zošity programu Excel s ľuďmi, ktorí majú verziu 2003, musíte formát manuálne zmeniť na .xls. Namiesto toho, aby ste to vždy robili ručne, môžete zmeniť predvolené nastavenie uloženia formátu súboru.
Tu sú kroky, ako to urobiť:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Uložiť.
- V časti Možnosti uloženia v sekcii „Uložiť zošity“ zmeňte formát súboru na uloženie na zošit programu Excel 97-2003.
Ak pracujete s makrami, môžete tiež predvolene nastaviť zošit so zapnutými makrami programu Excel.
Teraz, keď uložíte zošit, bude uložený vo formáte .xls.
#3 Zmeňte režim výpočtu z automatického na manuálny
Pri automatickom výpočte sa prepočet spustí vždy, keď dôjde k zmene bunky/hodnoty, ktorá má vplyv na vzorce (obzvlášť pri prchavých vzorcoch). Vďaka pracovným listom, ktoré sú nabité veľkým počtom údajov a vzorcov, môže tento prepočet stratiť veľa času (a väčšinou je zbytočný) a spomaliť naše zošity.
Aby ste ušetrili čas, môžete zmeniť nastavenie výpočtu na manuálne. Urobiť toto:
- V Možnosti programu Excel vyberte Vzorce.
- V možnostiach vzorcov zmeňte možnosti výpočtu na manuálne.
Keď je vybratý manuálny režim, musíte prepočet vynútiť manuálne stlačením klávesu F9.
#4 Po stlačení klávesu Enter ponechajte aktívnu bunku vybranú
Ak predvolene vyberiete bunku a stlačíte kláves Enter, výber predvolene klesne. V mnohých prípadoch možno budete chcieť ponechať rovnakú bunku vybranú aj po stlačení klávesu Enter.
Túto zmenu môžete vykonať nasledovne:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
- V časti Možnosti úprav zrušte začiarknutie políčka „Po stlačení klávesu Enter presuňte výber“.
TIP: Rovnaký efekt môžete dosiahnuť aj stlačením klávesov Control + Enter (namiesto klávesu Enter).
#5 Automaticky vkladajte desatinné body počas zadávania údajov
Ak vaša práca zahŕňa veľa zadávania numerických údajov s desatinnými miestami, bolo by to veľmi užitočné.
Ako to funguje - Ak musíte zadať číselné hodnoty s 2 dátovými bodmi, namiesto zadávania 123,45 jednoducho zadajte 12345 a Excel automaticky vloží 2 desatinné miesta.
Môžete to povoliť takto:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
- V Možnosti úprav vyberte „Automaticky vložiť desatinnú čiarku“ a zadajte miesta.
Upozornenie: Nezabudnite, že pri každom zadaní čísla bude mať 2 desatinné miesta. Ak teda potrebujete hodnotu 1, budete musieť napísať 100 (vzhľadom na to, že existujú 2 desatinné miesta).
#6 Zobraziť všetky komentáre naraz
Keď vložíte komentár, v predvolenom nastavení je v ľavej hornej časti bunky malý červený trojuholník. Aj keď je to dostatočne dobrý ukazovateľ, pravdepodobne budete chýbať komentáre, ak máte veľa údajov/komentárov.
Riešením by mohlo byť zobrazenie všetkých komentárov naraz.
Urobiť toto:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
- V sekcii Zobraziť v časti „Pre bunky s komentármi ukáž:“ vyberte Komentáre a indikátory.
TIP: Toto by tiež pomohlo, ak upravujete komentáre. Stačí kliknúť na komentár a upraviť ho.
#7 Skryť všetky 0
Môžete skryť všetky 0 hodnoty vo svojej tabuľke jediným kliknutím (dobre ste to počuli!).
Postupujte takto:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
- Prejdite nadol a prejdite do sekcie - „Možnosti zobrazenia pre tento pracovný list“.
- Zrušte začiarknutie políčka „Zobraziť nulu v bunkách, ktoré majú nulovú hodnotu“.
#8 Otvorte vybrané zošity pri každom spustení programu Excel
Ak začnete pracovať s rovnakou sadou zošitov programu Excel (napríklad zoznamy úloh, sledovače projektov atď.), Existuje spôsob, akým program Excel tieto zošity automaticky otvorí vždy, keď ho spustíte. Postupujte takto:
- V Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
- Prejdite nadol a prejdite do sekcie Všeobecné.
- V teréne. „Pri spustení otvorte všetky súbory v:“, zadajte cestu k priečinku, v ktorom sú súbory, ktoré chcete otvoriť pri každom spustení programu Excel.
Poznámka: Do priečinka môžete pridať ďalšie súbory a automaticky sa otvorí pri ďalšom otvorení Excelu.
Pozri tiež: Tipy na vkladanie údajov do Excelu.
#9 Automaticky dopĺňané skratky
V Exceli existuje funkcia, v ktorej môžete zadať skrátený text a Excel ho za vás automaticky dokončí. Kedykoľvek napríklad zadáte ABC, Excel ho automaticky nahradí textom ABC Technology Corporation Limited. Niečo, ako je uvedené nižšie:
Povolíte to takto:
- V Možnosti programu Excel vyberte Korektúra
- Kliknite na tlačidlo Možnosti automatických opráv
- V dialógovom okne Automatické opravy zadajte, čo chcete nahradiť (do poľa Nahradiť) tým, čím ho chcete nahradiť (do poľa S)
- Kliknite na Pridať a potom na OK
Teraz, keď zadáte ABC a stlačíte kláves Enter (alebo medzerník), bude automaticky nahradený spoločnosťou ABC Technology Corporation Limited.
Poznámka: táto zmena sa týka všetkých kancelárskych aplikácií, ako sú Word a PowerPoint).
K dispozícii je mnoho ďalších funkcií, ktoré je možné prispôsobiť aj pomocou možností programu Excel. Ak máte nejaký voľný čas, urobte si ho a možno nájdete ďalšie možnosti, ktoré môžete využiť.
Skúste tieto možnosti, dajte mi vedieť, čo si myslíte. #5 a #9 sú moje obľúbené. A čo ty?
Možno sa vám budú páčiť nasledujúce návody na Excel:
- 100+ otázok a odpovedí na rozhovor v Exceli.
- 20 klávesových skratiek programu Excel, ktoré zapôsobia na vášho šéfa.
- Kolekcia Šablón Excelu na denné použitie.
- 200+ klávesových skratiek programu Excel
- Automaticky otvárať konkrétne súbory programu Excel pri spustení
