Pri práci s údajmi v programe Excel budete často musieť skopírovať niektoré tabuľky z programu Excel do dokumentu MS Word.
Aj keď v programe Excel nie je vstavaná možnosť previesť celý súbor programu Excel do programu Word, údaje z dokumentu programu Excel môžete do programu Word jednoducho skopírovať a prilepiť.
V tomto návode vám ukážem niekoľko spôsobov, ako skopírujte údaje z pracovného hárka programu Excel do dokumentu programu Word.
Skopírujte a prilepte tabuľku programu Excel ako obyčajný text v programe MS Word
Ak chcete iba skopírovať a prilepiť tabuľku z programu Excel do programu Word, môžete to urobiť jednoduchým prilepením.
Umožňuje vám získať statickú tabuľku vo Worde, kde ju potom môžete naformátovať (a podľa potreby zmeniť).
Temnejšou stránkou tejto metódy je, že ak existujú v údajoch nejaké vzorce, nebudú fungovať. A keďže ide o statickú tabuľku, všetky zmeny, ktoré vykonáte v programe Excel, sa v tabuľke, ktorú ste skopírovali do programu Word, neprejavia.
Ale vo väčšine prípadov je to presne to, čo chcete.
Pozrime sa, ako to urobiť.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje skopírovať z programu Excel a vložiť ich do programu Word.
Nasledujú kroky, ako to urobiť:
- Vyberte údaje v programe Excel, ktoré chcete skopírovať do programu Word
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C v systéme Windows alebo Command + C v systéme Mac)
- Otvorte dokument programu Word, do ktorého chcete vložiť tieto údaje
- Umiestnite kurzor na požadované miesto v dokumente programu Word
- Prejdite na kartu Domov v programe Word a kliknite na Prilepiť (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + V)
Vyššie uvedené kroky skopírujú údaje z Excelu a prilepia ich ako statickú tabuľku do dokumentu programu Word.
Keď máte tabuľku vo Worde, môžete s ňou formátovať a pracovať s ňou, ako s každou inou tabuľkou, ktorú do Wordu vložíte.
Pri použití tejto metódy je potrebné vziať do úvahy niekoľko vecí:
- Ak sú v tabuľke v programe Excel nejaké vzorce, nebudú skopírované. V mojom príklade mám vzorce v riadku Celkom, ale pri kopírovaní do Wordu sú to statické hodnoty. Ak vykonáte akékoľvek zmeny v akýchkoľvek údajoch, budete musieť manuálne upraviť aj hodnoty vzorcov
- Ak nechcete skopírovať formátovanie z Excelu a radšej chcete použiť formátovanie dokumentu programu Word, môžete použiť možnosť Použiť cieľový štýl. Zobrazí sa, keď kliknete na ikonu Možnosti prilepenia po vložení tabuľky do programu Word.
Vložiť tabuľku programu Excel do programu Word (ako prepojený objekt)
Pri vyššie uvedenej metóde sme skopírovali údaje z Excelu a vložili ich ako statickú tabuľku do Wordu.
Ďalšou možnosťou, ktorú môžete použiť, je skopírovať a prilepiť tabuľku do dokumentu programu Word a ponechať obe tabuľky prepojené.
Ak tak urobíte v skopírovanej tabuľke programu Excel, uvidíte, že sa prejavia aj v reálnom čase v tabuľke v programe Word.
To je veľmi užitočné v prípade, že existuje možnosť, že budete musieť aktualizovať údaje v programe Excel a bude tiež potrebné ich aktualizovať v programe Word. Vďaka prepojenej tabuľke stačí vykonať iba zmeny v údajoch programu Excel, ktoré sa automaticky prejavia v tabuľke, ktorú ste skopírovali do programu Word.
Ukážem vám, ako to funguje.
Predpokladajme, že máte tabuľku, ako je uvedené nižšie, a chcete ju skopírovať z Excelu do MS Word a ponechať ju prepojenú.
Nasledujú kroky, ako to urobiť:
- Vyberte údaje v programe Excel, ktoré chcete skopírovať do programu Word
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C)
- Otvorte dokument programu Word, do ktorého chcete vložiť tieto údaje
- Umiestnite kurzor na požadované miesto v dokumente programu Word
- Prejdite na kartu Domov v programe Word a kliknite na rozbaľovaciu ponuku Prilepiť (kliknite na malú obrátenú šípku pod ikonou Prilepiť špeciálne)
- V zobrazených možnostiach kliknite na položku Prilepiť špeciálne
- V dialógovom okne Prilepiť špeciálne vyberte možnosť „Prilepiť odkaz“
- Z uvedených možností vyberte objekt hárka programu Microsoft Excel
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by vložili skopírovanú tabuľku do programu Word, kde je stále prepojená s pôvodnou tabuľkou v programe Excel.
Teraz, keď pôjdete a urobíte v tabuľke akékoľvek zmeny v programe Excel, uvidíte, že to isté sa prejaví v tabuľke v programe Word (v reálnom čase).
Ak sa z nejakého dôvodu vaše údaje neaktualizujú v reálnom čase, kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku a kliknite na možnosť „Aktualizovať odkaz“
Tu je niekoľko vecí, ktoré potrebujete vedieť o tejto metóde:
- Pretože sú tieto dva súbory navzájom prepojené, budete ich musieť držať pohromade. Ak niekomu odosielate súbor Word, budete mu musieť odoslať aj súbor Excel, inak bude odkaz nefunkčný a údaje vo Worde sa neaktualizujú.
- Kedykoľvek sa otvorí súbor programu Word, skontroluje všetky aktualizácie v tabuľke programu Excel. Funguje to, aj keď je súbor programu Excel zatvorený.
Táto metóda je najvhodnejšia v situáciách, keď máte veľký súbor programu Excel, ktorý obsahuje veľa výpočtov/údajov/dashboardov. Použitím tejto metódy môžete skopírovať iba malú časť súboru programu Excel, pričom budete môcť aktualizovať tabuľku pri zmene hodnôt v programe Excel.
Vložiť tabuľku programu Excel do programu Word
Toto je skutočne užitočná funkcia, ktorú MS Word ponúka. Umožňuje vám vložiť dokument programu Excel ako súčasť dokumentu programu Word.
Vo vyššie uvedenej metóde som vám ukázal, ako udržať súbory Excel a Word pohromade a udržať ich prepojené.
V tejto časti vám ukážem, ako vložiť súbor programu Excel do dokumentu programu Word, aby ste si nemuseli ponechať oba súbory (a ponechať iba súbor programu Word).
Laicky povedané, akoby ste mohli otvoriť a pracovať na pracovnom hárku programu Excel z dokumentu programu Word.
Ukážem vám, čo tým myslím.
Predpokladajme, že máte tabuľku v programe Excel, ako je uvedené nižšie, ktorú chcete skopírovať do programu Word.
Nasledujú kroky, ako to vložiť ako vložený objekt programu Excel do programu Word:
- Vyberte údaje v programe Excel, ktoré chcete skopírovať do programu Word
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C)
- Otvorte dokument programu Word, do ktorého chcete vložiť tieto údaje
- Umiestnite kurzor na požadované miesto v dokumente programu Word
- Prejdite na kartu Domov v programe Word a kliknite na rozbaľovaciu ponuku Prilepiť (kliknite na malú obrátenú šípku pod ikonou Prilepiť špeciálne)
- V zobrazených možnostiach kliknite na položku Prilepiť špeciálne
- V dialógovom okne Prilepiť špeciálne skontrolujte, či je vybratá možnosť „Prilepiť“
- Z uvedených možností vyberte objekt hárka programu Microsoft Excel
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by vložili skopírované údaje z Excelu do MS Word.
Čo sa však v backende v programe MS Word skutočne deje, je to, že vytvorí nový súbor programu Excel (ktorý je súčasťou samotného dokumentu programu Word) a zobrazí vám tabuľku z tohto súboru.
Ak dvakrát kliknete na tabuľku, všimnete si, že sa otvorí súbor programu Excel (z dokumentu programu Word). V dokumente programu Word môžete vidieť známe rozhranie programu Excel.
Môžete vykonať akúkoľvek zmenu a tiež použiť funkcie, ako napríklad podmienené formátovanie, a to sa prejaví v tabuľke. Tiež všetky vzorce, ktoré máte k dispozícii, budú naďalej fungovať.
Najväčšou výhodou použitia tejto metódy je, že si nemusíte robiť starosti s dvoma samostatnými súbormi. Na rozdiel od predchádzajúcej metódy je pri tejto metóde súbor programu Excel súčasťou dokumentu programu Word.
Ak teda uložíte súbor programu Word alebo ho budete zdieľať s niekým iným, súbor programu Excel zostane s ním a údaje zostanú nedotknuté.
Na druhej strane, ak použijete viac takýchto tabuliek alebo ak sú údaje veľké, povedie to k ťažkému dokumentu programu Word (pretože musí tiež niesť váhu vloženého súboru programu Excel).
Skopírujte tabuľku programu Excel ako statický obrázok
Ak pripravujete správu a všetko, čo chcete, je skutočne jednoduchý spôsob, ako zobraziť tabuľku (bez toho, aby ste museli meniť údaje), môžete tieto údaje vložiť ako obrázok.
To je skutočne jednoduché a obrázky je tiež možné jednoduchšie spravovať vo Worde (napríklad umiestnenie a zmena veľkosti).
Pri kopírovaní obrázkov máte tiež možnosť prepojiť obrázok s tabuľkou v programe Excel. Ak tak urobíte v tabuľke programu Excel akékoľvek zmeny, prejaví sa to na obrázku tabuľky vo Worde.
Vkladanie skopírovanej tabuľky ako statického obrázku do Wordu
Predpokladajme, že máte tabuľku uvedenú nižšie v programe Excel:
Nasledujú kroky, ako skopírovať túto tabuľku a vložiť ju ako obrázok do programu MS Word:
- Vyberte údaje v programe Excel, ktoré chcete skopírovať do programu Word
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C)
- Otvorte dokument programu Word, do ktorého chcete vložiť tieto údaje
- Umiestnite kurzor na požadované miesto v dokumente programu Word
- Prejdite na kartu Domov v programe Word a kliknite na rozbaľovaciu ponuku Prilepiť (kliknite na malú obrátenú šípku pod ikonou Prilepiť špeciálne)
- V zobrazených možnostiach kliknite na položku Prilepiť špeciálne
- V dialógovom okne Prilepiť špeciálne skontrolujte, či je vybratá možnosť „Prilepiť“
- Z uvedených možností vyberte položku „Obrázok“
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by vložili obrázok tabuľky do dokumentu programu Word.
Je to ako každý iný obrázok a môžete zmeniť jeho veľkosť a formátovať ho.
Vkladanie skopírovanej tabuľky ako prepojeného obrázku do Wordu
Ak máte radi flexibilitu správy obrázkov v programe Word a napriek tomu chcete, aby bola tabuľka prepojená s pôvodným súborom programu Excel, môžete to urobiť tiež.
Predpokladajme, že máte tabuľku uvedenú nižšie v programe Excel:
Nasledujú kroky, ako skopírovať túto tabuľku a vložiť ju ako prepojený obrázok v programe MS Word:
- Vyberte tabuľku v programe Excel
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Kopírovať (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + C)
- Otvorte dokument programu Word, do ktorého chcete vložiť tieto údaje
- Umiestnite kurzor na požadované miesto v dokumente programu Word
- Prejdite na kartu Domov v programe Word a kliknite na položku Prilepiť špeciálne
- V dialógovom okne Prilepiť špeciálne vyberte možnosť „Prilepiť prepojenie“
- Z uvedených možností vyberte položku „Obrázok“
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by vám opäť poskytli obrázok, ktorého veľkosť a formát môžete jednoducho zmeniť.
Pretože je to však prepojené s pôvodnou tabuľkou v programe Excel, ak vykonáte v pôvodnej tabuľke akékoľvek zmeny, prejavia sa aj na obrázku.
Nezabudnite tiež, že pretože tento obrázok je prepojený s pôvodnými údajmi, ak plánujete zdieľať tento dokument programu Word s niekým iným, mali by ste tiež zdieľať súbor programu Excel (v prípade, že chcete, aby odkaz zostal tak, ako je)
V prípade, že súbor programu Excel nie je k dispozícii alebo ak sa zmení názov, obrázok bude rovnaký ako všetky ostatné bežné obrázky.
Toto je niekoľko spôsobov, ako môžete skopírovať tabuľku do programu Excel a vložiť ju do programu Word. Vo väčšine prípadov dávam prednosť kopírovaniu a prilepovaniu tabuliek programu Excel ako obrázkov, pretože ich správa je jednoduchšia. V niektorých prípadoch tiež uprednostňujem metódu vloženia, ktorá mi umožňuje otvoriť súbor programu Excel priamo z programu Word.
Dúfam, že ste našli tento návod užitočný!
