Pozrite si video - Ako zvýrazniť prázdne bunky v programe Excel
Keď dostanem dátový súbor od klienta/kolegu alebo ho stiahnem z databázy, vykonám niekoľko základných kontrol údajov. Robím to preto, aby som sa ubezpečil, že nechýbajú žiadne údajové body, chyby alebo duplikáty, ktoré môžu neskôr viesť k problémom.
Jednou z takýchto kontrol je nájsť a zvýrazniť prázdne bunky v programe Excel.
Existuje mnoho dôvodov, ktoré môžu mať za následok prázdne bunky v množine údajov:
- Údaje nie sú k dispozícii.
- Dátové body boli omylom vymazané.
- Vzorec vráti prázdny reťazec, výsledkom čoho je prázdna bunka.
Aj keď je ľahké rozpoznať tieto prázdne bunky v malej množine údajov, ak máte veľkú bunku so stovkami riadkov a stĺpcov, ručné robenie by bolo veľmi neefektívne a náchylné na chyby.
V tomto návode vám ukážem rôzne spôsoby, ako nájsť a zvýrazniť prázdne bunky v programe Excel.
Zvýraznite prázdne bunky pomocou podmieneného formátovania
Podmienené formátovanie je skvelý spôsob, ako zvýrazniť bunky na základe ich hodnoty, keď je daná podmienka splnená.
Ukážem tieto príklady pomocou malého súboru údajov. Rovnaké techniky však môžete použiť aj s veľkými množinami údajov.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Môžete vidieť, že v tejto množine údajov sú prázdne bunky.
Tu sú kroky na zvýraznenie prázdnych buniek v programe Excel (pomocou podmieneného formátovania):
- Vyberte údaje.
- Prejdite na kartu Domov.
- V rozbaľovacej ponuke Podmienené formátovanie kliknite na Nové pravidlo.
- V dialógovom okne „Nové pravidlá formátovania“ vyberte „Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú“.
- V rozbaľovacom zozname vyberte položku „Prázdne miesta“ (ako je uvedené nižšie):
- Zadajte formátovanie (v ktorom chcete zvýrazniť medzery).
- Kliknite na tlačidlo OK.
Tým by sa zvýraznili všetky prázdne bunky v množine údajov.
Podmienené formátovanie je dynamické. To znamená, že ak použijete podmienené formátovanie a vymažete údajový bod, táto bunka sa automaticky zvýrazní.
S týmto dynamickým správaním sa zároveň spájajú režijné náklady. Podmienené formátovanie je nestále a ak sa používa vo veľkých množinách údajov, môže váš zošit spomaliť.
Vyberte a zvýraznite prázdne bunky v programe Excel
Ak chcete rýchlo vybrať a zvýrazniť prázdne bunky, môžete použiť techniku „Prejsť na špeciálne“.
Tu sú kroky na výber a zvýraznenie prázdnych buniek v programe Excel:
- Vyberte údaje.
- Stlačte kláves F5. Otvorí sa dialógové okno Prejsť na.
- V dialógovom okne Prejsť na kliknite na tlačidlo Špeciálne.
- V dialógovom okne Prejsť na špeciálne vyberte položku Prázdne miesta.
- Kliknite na tlačidlo OK. Tým sa vyberú všetky prázdne bunky v množine údajov.
- Keď sú vybraté všetky prázdne bunky, zvýraznite ich tak, že im dáte farbu bunky.
Ako už bolo spomenuté, táto metóda je užitočná, ak chcete rýchlo vybrať všetky prázdne bunky a zvýrazniť ich. Rovnakým krokom môžete vybrať aj všetky prázdne bunky a potom do nich vyplniť 0 alebo NA alebo akýkoľvek iný relevantný text.
Všimnite si toho, že na rozdiel od podmieneného formátovania nie je táto metóda dynamická. Ak to urobíte raz a potom omylom vymažete údajový bod, nebude zvýraznený.
Použitie VBA na zvýraznenie prázdnych buniek v programe Excel
Môžete tiež použiť krátky kód VBA na zvýraznenie prázdnych buniek vo vybranej množine údajov.
Táto metóda je vhodnejšia, keď potrebujete často nájsť a zvýrazniť prázdne bunky v množinách údajov. Nasledujúci kód môžete ľahko použiť a vytvoriť doplnok alebo ho uložiť do osobného zošita makier.
Tu je kód VBA, ktorý zvýrazní prázdne bunky vo vybranej množine údajov:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Tu je postup, ako vložiť tento kód VBA do servera a potom ho použiť na zvýraznenie prázdnych buniek v programe Excel:
- Prejdite na kartu Vývojár a kliknite na položku Visual Basic (alebo stlačte kombináciu klávesov ALT + F11).
- V editore Vb v Prieskumníkovi projektov kliknite pravým tlačidlom myši na ktorýkoľvek z názvov hárkov (ak sa Prieskumník nezobrazuje, stlačte klávesy CONTROL + R).
- Prejdite na položku Vložiť a kliknite na modul.
- V okne Kód modulu skopírujte a prilepte kód VBA.
- Zatvorte editor VB.
Ako spustiť kód VBA (makro)?
Keď skopírujete toto makro, existuje niekoľko spôsobov, ako ho môžete použiť.
Pomocou dialógového okna Makro
Tu sú kroky na spustenie tohto makra pomocou dialógového okna Makro:
- Vyberte údaje.
- Prejdite na kartu Vývojár a kliknite na položku Makrá.
- V dialógovom okne Makro vyberte makro „HighlightBlankCells“ a kliknite na položku Spustiť.
Použitie editora VB
Tu sú kroky na spustenie tohto makra pomocou editora VB:
- Vyberte údaje.
- Prejdite na kartu Vývojár a kliknite na položku Visual Basic.
- V editore VB kliknite kdekoľvek v kóde.
- Kliknite na tlačidlo Zelený trojuholník na paneli s nástrojmi (alebo stlačte kláves F5).
Ako som už spomenul, pomocou makra VBA na zvýraznenie prázdnych buniek je cesta, ak to potrebujete často robiť. Okrem vyššie uvedených spôsobov spustenia makra môžete tiež vytvoriť doplnok alebo uložiť kód do zošita Osobné makro. To vám umožní prístup k tomuto kódu z akéhokoľvek zošita vo vašom systéme.
