✅ Povoľte podmienené zadávanie údajov v programe Excel pomocou overovania údajov

Obsah

Podmienené zadávanie údajov v programe Excel pomocou overovania údajov

Excel je viac než len nástroj na zadávanie údajov. Ale ak hovoríte iba o zadávaní údajov v programe Excel, je to sakra dobré. Pomocou validácie údajov môžete povoliť zadávanie údajov do buniek (buniek) na základe vopred definovanej podmienky.

Podmienené zadávanie údajov v programe Excel pomocou overovania údajov

Tu je niekoľko príkladov pravidiel podmieneného zadávania údajov:

Povoliť zadávanie údajov iba z vopred definovaného zoznamu (pomocou rozbaľovacích zoznamov).
Zadávanie údajov povoľte iba vtedy, ak sú zadané bunky vyplnené.
Povoliť vstup DATE iba medzi dvoma uvedenými dátumami.

Môžete tiež skombinovať viacero podmienok a vytvoriť tak pravidlo zadávania údajov.

Tento typ podmieneného zadávania údajov v programe Excel je možné vykonať pomocou funkcie overovania údajov v programe Excel. V niektorých bunkách môže byť povolené zadávanie údajov iba vtedy, ak sú splnené určené podmienky, v opačnom prípade sa zobrazí chyba.

Povoliť zadávanie údajov z vopred definovaného zoznamu

Užívateľa môžete obmedziť na výber zo zoznamu vytvorením rozbaľovacieho zoznamu. Predpokladajme napríklad, že máte zoznam krajín, ako je uvedené nižšie, a chcete povoliť zadanie iba jedného z týchto názvov do bunky C1:

Môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam, ktorý obmedzí položky iba na položky uvedené v zozname. Ak sa pokúsite zadať akýkoľvek iný textový reťazec, zobrazí sa chyba (ako je uvedené nižšie):

Rozbaľovací zoznam môžete vytvoriť takto:

Vyberte bunku, v ktorej chcete zobraziť rozbaľovací zoznam. V tomto prípade ide o bunky C1.
Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Overenie údajov.
V dialógovom okne na overenie údajov vyberte kartu nastavení a vykonajte nasledujúce zmeny:
- Povoliť: Zoznam
- Zdroj: $ A $ 1: $ A $ 6 (môžete použiť rozsah, v ktorom máte údaje).
- Ignorovať prázdne: Začiarknuté (ak toto nechcete, aby používateľ zadával prázdne), zrušte začiarknutie tohto políčka.
- Rozbaľovacia ponuka v bunke: Začiarknuté (to by umožnilo funkciu rozbaľovacej ponuky).

Vo vybratej bunke sa tak vytvorí rozbaľovací zoznam.

Teraz ich môžete buď vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, alebo do nich ručne zadať údaje. Ak zadáte akékoľvek údaje, ktoré nepochádzajú zo zdrojových údajov, zobrazí sa chyba.

POZOR: Ak skopírujete a prilepíte bunku s pravidlami overovania údajov, pravidlá overovania údajov zmiznú.

Zadávanie údajov pri vyplnení závislej bunky

To môže byť prípad, keď chcete, aby používateľ postupoval v poradí a vyplnil formulár/dotazník/prieskum.

Povedzme, že mám niečo, ako je uvedené nižšie:

V tejto množine údajov chcem, aby používateľ najskôr vyplnil meno (krstné meno a priezvisko je povinné) a potom prešiel na vyplnenie dátumu. Ak používateľ preskočí zadanie mena, potom chcem zobraziť chybu (ako je uvedené nižšie):

To sa dá ľahko vykonať pomocou validácie údajov. Urobiť toto:

Vyberte bunku, na ktorú chcete použiť túto podmienku. Vo vyššie uvedenom príklade je to bunka B5.
Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Overenie údajov
V dialógovom okne na overenie údajov vyberte kartu nastavení a vykonajte nasledujúce zmeny:
- Povoliť: Vlastné
- Vzorec: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
- Ignorovať prázdne: Nezačiarknuté (uistite sa, že je nezaškrtnuté, inak to nebude fungovať).

V tomto prípade sme použili funkciu AND, ktorá kontroluje, či už boli B1 a B3 vyplnené. Ak nie, zobrazí sa chyba.

POZOR: Ak skopírujete a prilepíte bunku s pravidlami overovania údajov, pravidlá overovania údajov zmiznú.

Dátum vstupu medzi dvoma určenými dátumami

K dispozícii je vstavaná funkcia overovania údajov, ktorá vám to umožní. Môžete zadať horný a dolný limit dátumov a ak používateľ zadá dátum, ktorý je mimo tento rozsah, zobrazí sa chyba.

Urobiť toto:

Vyberte bunku, na ktorú chcete použiť túto podmienku. Vo vyššie uvedenom príklade je to bunka B5.
Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Overenie údajov
V dialógovom okne na overenie údajov vyberte kartu nastavení a vykonajte nasledujúce zmeny:
- Povoliť: Dátum
- Údaje: medzi
- Začiatočný dátum: Sem zadajte počiatočný dátum (akýkoľvek dátum, ktorý je pred týmto dátumom, nebude akceptovaný).
- Dátum ukončenia: Sem zadajte dátum ukončenia (žiadny dátum, ktorý bude po tomto dátume, nebude akceptovaný).

Na zadanie dátumu môžete použiť aj odkaz na bunku alebo vzorec. Môžete napríklad použiť funkciu DNES () ako jeden z dátumových limitov (ak chcete dolný limit pre aktuálny dátum).

Pretože Excel ukladá dátumy ako čísla, môžete namiesto dátumov použiť aj čísla. Napríklad namiesto 01-01-2015 môžete použiť aj číslo 42005.

POZOR: Ak skopírujete a prilepíte bunku s pravidlami overovania údajov, pravidlá overovania údajov zmiznú.

Viacnásobné podmienky zadávania údajov

Môžete tiež skombinovať viacero podmienok. Povedzme napríklad, že chcete zadať dátum do bunky B5 za nasledujúcich podmienok:

Používateľ už zadal krstné meno a priezvisko.
Zadaný dátum je medzi 01-01-2015 a 10-10-2015.

Urobiť toto:

Vyberte bunku, na ktorú chcete použiť túto podmienku. Vo vyššie uvedenom príklade je to bunka B5.
Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Overenie údajov
V dialógovom okne na overenie údajov vyberte kartu nastavení a vykonajte nasledujúce zmeny:
- Povoliť: Vlastné
- Vzorec: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Ignorovať prázdne: Nezačiarknuté (uistite sa, že je nezaškrtnuté, inak to nebude fungovať)