Veľmi užitočná môže byť schopnosť rýchlo zoskupovať dátumy v kontingenčných tabuľkách v Exceli.
Pomáha vám analyzovať údaje tým, že získate rôzne zobrazenia podľa dátumov, týždňov, mesiacov, štvrťrokov a rokov.
Ak máte napríklad údaje o kreditnej karte, môžete ich chcieť zoskupiť rôznymi spôsobmi (napríklad zoskupením podľa mesiacov alebo štvrťrokov alebo rokov).
Podobne, ak máte údaje z call centra, možno ich budete chcieť zoskupiť podľa minút alebo hodín.
Pozrite si video - Zoskupenie dátumov v kontingenčných tabuľkách (zoskupenie podľa mesiacov/rokov)
Ako zoskupiť dátumy v kontingenčných tabuľkách v programe Excel
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Má údaje o predaji podľa dátumu, obchodov a regiónov (východ, západ, sever a juh). Údaje pokrývajú viac ako 300 riadkov a 4 stĺpce.
Tu je jednoduchý súhrn kontingenčnej tabuľky vytvorený pomocou týchto údajov:
Táto kontingenčná tabuľka sumarizuje údaje o predaji podľa dátumu, ale nie je celkom nápomocná, pretože zobrazuje všetkých viac ako 300 dátumov. V takom prípade by bolo lepšie mať dátumy zoskupené podľa rokov, štvrťrokov a/alebo mesiacov
Stiahnite si údaje a postupujte podľa nich.
Zoskupenie podľa rokov v kontingenčnej tabuľke
Vyššie uvedený súbor údajov má dátumy dva roky (2014 a 2015).
Tu sú kroky na zoskupenie týchto dátumov podľa rokov:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte Roky.
- Pri zoskupovaní dátumov môžete vybrať viac ako jednu možnosť. Štandardne je už vybratá možnosť Mesiace. Spolu s mesiacom môžete vybrať aj ďalšiu možnosť. Ak chcete zrušiť výber mesiaca, jednoducho naň kliknite.
- Na základe zdrojových údajov vyberie dátum „Začína sa“ a „Končí sa“. Ak chcete, môžete ich zmeniť.
- Kliknite na tlačidlo OK
To by sumarizovalo kontingenčnú tabuľku podľa rokov.
Táto sumarizácia podľa rokov môže byť užitočná, ak máte viac rokov. V tomto prípade by bolo lepšie mať štvrťročné alebo mesačné údaje.
Zoskupenie podľa štvrťrokov v kontingenčnej tabuľke
V uvedenom súbore údajov má zmysel lepšie rozobrať štvrťroky alebo mesiace, aby ste lepšie porozumeli tržbám.
Takto ich môžete zoskupiť podľa štvrťrokov:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte položku Štvrtiny a zrušte výber všetkých ďalších vybratých možností.
- Kliknite na tlačidlo OK.
To by sumarizovalo kontingenčnú tabuľku podľa štvrťrokov.
Problém s touto kontingenčnou tabuľkou je, že kombinuje hodnotu štvrťročných tržieb za rok 2014 a 2015. Hodnota predaja je teda pre každý štvrťrok súčtom hodnôt tržieb v štvrťroku 1 v rokoch 2014 a 2015.
V scenári skutočného života budete s najväčšou pravdepodobnosťou analyzovať tieto štvrťroky pre každý rok oddelene. Urobiť toto:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte štvrťroky a tiež roky. Môžete vybrať viac ako jednu možnosť jednoduchým kliknutím na ňu.
- Kliknite na tlačidlo OK.
To by zhrnulo údaje podľa rokov a potom podľa rokov podľa štvrťrokov. Niečo, ako je uvedené nižšie:
Poznámka: Vo vyššie uvedenej snímke používam rozloženie tabuľkového formulára.
Keď zoskupíte dátumy do viac ako jednej skupiny časových rámcov, stane sa niečo zaujímavé. Ak sa pozriete na zoznam polí, všimnete si, že bolo automaticky pridané nové pole. V tomto prípade ide o roky.
Toto nové pole, ktoré sa objavilo, nie je súčasťou zdroja údajov. Toto pole bolo vytvorené v kontingenčnej pamäti cache na rýchle zoskupovanie a sumarizáciu údajov. Keď zrušíte zoskupenie údajov, toto pole zmizne.
Výhodou tohto nového poľa je, že teraz môžete údaje analyzovať pomocou štvrťrokov v riadkoch a rokov v stĺpcoch, ako je uvedené nižšie:
Všetko, čo musíte urobiť, je presunúť pole Rok z oblasti Riadky do oblasti Stĺpce.
Zoskupenie podľa mesiacov v kontingenčnej tabuľke
Podobne ako v prípade, keď sme zoskupili údaje podľa štvrtín, môžeme to urobiť aj po mesiacoch.
Opäť je vhodné použiť na zoskupenie údajov rok aj mesiac, a nie iba používanie mesiacov (pokiaľ údaje nemáte iba za jeden alebo menej ako rok).
Tu sú kroky, ako to urobiť:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte mesiace a roky. Môžete vybrať viac ako jednu možnosť jednoduchým kliknutím na ňu.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Tým sa zoskupí pole s dátumom a zhrnú sa údaje podľa nižšie uvedeného obrázku:
Opäť by to viedlo k pridaniu nového poľa rokov do polí kontingenčnej tabuľky. Jednoducho presuňte pole rokov do oblasti stĺpcov, aby sa roky dostali do stĺpcov a mesiacov do riadkov. Dostanete niečo, ako je uvedené nižšie:
Zoskupenie podľa týždňov v kontingenčnej tabuľke
Pri analýze údajov, ako sú predaje v obchode alebo návštevnosť webových stránok, má zmysel analyzovať ich týždenne.
Pri práci s dátumami v kontingenčných tabuľkách je zoskupovanie dátumov podľa týždňa trochu odlišné od zoskupovania podľa mesiacov, štvrťrokov alebo rokov.
Takto môžete zoskupiť dátumy podľa týždňov:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte Dni a zrušte výber všetkých ostatných vybratých možností. Hneď ako to urobíte, všimnete si, že je k dispozícii možnosť Počet dní (vpravo dole).
- Vstavaná možnosť zoskupovania podľa týždňov nie je k dispozícii. Musíte zoskupiť podľa dní a určiť počet dní, ktoré sa majú použiť pri zoskupovaní.
- Aby to fungovalo, musíte vybrať iba možnosť Dni.
- Do poľa Počet dní zadajte 7 (alebo na zmenu použite tlačidlo otáčania).
- Ak v tomto mieste kliknete na tlačidlo OK, vaše údaje budú zoskupené podľa týždňov od 4. januára 2014 - čo je sobota. Zoskupenie by teda bolo od soboty do piatku každý týždeň. Ak chcete zmeniť toto zoskupenie a začať týždeň od pondelka, musíte zmeniť dátum začiatku (v predvolenom nastavení vyberie dátum začiatku zo zdrojových údajov).
- V takom prípade môžete buď začať dátum 30. decembra 2013, alebo 6. januára 2014 (oba pondelky).
- Kliknite na tlačidlo OK.
Toto zoskupí dátumy podľa týždňov, ako je uvedené nižšie:
Podobne môžete zoskupiť dátumy zadaním akéhokoľvek iného počtu dní. Napríklad namiesto týždenných môžete zoskupovať dátumy v dvojtýždennom intervale.
Poznámka:
- Keď zoskupujete dátumy pomocou tejto metódy, nemôžete ich zoskupovať pomocou žiadnej inej možnosti (napríklad mesiacov, štvrťrokov alebo rokov).
- Vypočítané pole/položka by nefungovalo, ak zoskupujete pomocou dní.
Zoskupenie podľa sekúnd/hodín/minút v kontingenčnej tabuľke
Ak pracujete s veľkým objemom údajov (napríklad s údajmi call centra), možno by ste ich chceli zoskupiť podľa sekúnd, minút alebo hodín.
Rovnaký postup môžete použiť na zoskupenie údajov podľa sekúnd, minút alebo hodín.
Predpokladajme, že máte údaje z call centra, ako je uvedené nižšie:
Vo vyššie uvedených údajoch je dátum zaznamenaný spolu s časom. V takom prípade môže mať pre manažéra call centra zmysel analyzovať, ako sa menia čísla vyriešenia hovoru za hodinu.
Tu je návod, ako zoskupiť dni podľa hodín:
- Vytvorte kontingenčnú tabuľku s dátumom v oblasti Riadky a vyriešeným v oblasti Hodnoty.
- Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci Dátum v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Výber skupiny.
- V dialógovom okne Zoskupenie vyberte hodiny.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Tým sa údaje zoskupia podľa hodín a získate niečo, ako je uvedené nižšie:
Môžete vidieť, že riadkové štítky sú tu 09, 10 a tak ďalej … čo sú hodiny za deň. 09 by znamenalo 9:00 a 18:00 o 18:00. Pomocou tejto kontingenčnej tabuľky môžete ľahko zistiť, že väčšina hovorov je vyriešená počas 12:00.
Podobne môžete tiež zoskupiť dátumy podľa sekúnd a minút.
Ako zrušiť zoskupenie dátumov v kontingenčnej tabuľke v programe Excel
Zrušenie zoskupenia dátumov v kontingenčných tabuľkách:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v bunkách dátumu v kontingenčnej tabuľke.
- Prejdite na Nástroje kontingenčnej tabuľky -> Analyzovať -> Skupina -> Zrušiť zoskupenie.
To by okamžite zrušilo zoskupenie všetkých zoskupení, ktoré ste urobili.
Stiahnite si ukážkový súbor.
Ďalšie návody na kontingenčné tabuľky, ktoré by sa vám mohli páčiť:
- Vytvorenie kontingenčnej tabuľky v programe Excel - návod krok za krokom.
- Príprava zdrojových údajov pre kontingenčnú tabuľku.
- Ako zoskupiť čísla v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
- Ako filtrovať údaje v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
- Ako použiť podmienené formátovanie v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
- Ako obnoviť kontingenčnú tabuľku v programe Excel.
- Ako pridať a používať vypočítané pole kontingenčnej tabuľky programu Excel.
- Použitie krájačov v kontingenčnej tabuľke programu Excel.
- Ako nahradiť prázdne bunky nulami v kontingenčných tabuľkách programu Excel.
- Spočítajte odlišné hodnoty v kontingenčnej tabuľke
