Pozrite si video - Ako zoradiť podľa priezviska v programe Excel
Ak pracujete s množinami údajov s názvami, ich triedenie je jednou z bežných úloh, ktoré by ste museli často vykonávať.
Je celkom jednoduché zoradiť údaje podľa abecedy podľa úplného názvu, kde Excel používa na zoradenie prvý znak mena.
Ale čo keď chcete zoradiť údaje podľa priezviska v programe Excel?
Aj keď to nie je také jednoduché, stále sa to dá urobiť (veľa závisí aj od štruktúry údajov o názvoch).
Bez ohľadu na to, akú metódu použijete, budete musieť nejakým spôsobom extrahovať priezvisko z celého mena a vložiť ho do samostatného stĺpca. Tento stĺpec potom môžete použiť na zoradenie údajov podľa priezviska podľa abecedy.
V tomto tutoriále k Excelu vám ukážem, ako zoradiť stĺpce s názvami podľa priezviska.
Začnime teda!
Rozbaľte a zoraďte podľa priezviska pomocou funkcie Nájsť a nahradiť
Prvým krokom k zoradeniu podľa priezviska je získanie priezviska v samostatnom stĺpci.
Môžete to urobiť tak, že nahradíte všetko pred priezviskom prázdnym miestom, takže vám zostane iba priezvisko.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť abecedne podľa priezviska.
Nasledujú kroky na zoradenie podľa priezviska:
- Vyberte množinu údajov vrátane hlavičky (v tomto prípade by to bolo A1: A10)
- Skopírujte ho do susedného stĺpca (ak susedný stĺpec nie je prázdny, vložte nový stĺpec a skopírujte tieto názvy)
- Premenujte skopírovanú hlavičku stĺpca. V tomto prípade budem hovoriť „Priezvisko“
- Vyberte všetky skopírované názvy (nevyberajte hlavičku)
- Podržte kláves Control a potom stlačte kláves H. Otvorí sa dialógové okno Hľadať a nahradiť.
- Do poľa Hľadať zadajte * (symbol hviezdičky nasledovaný medzerou)
- Pole Nahradiť ponechajte prázdne
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. To by okamžite nahradilo všetky krstné meno a zostanú vám iba priezviská.
Vyššie uvedené kroky ponechajú priezvisko a odstránia všetko, čo je pred ním. Funguje to dobre, aj keď máte stredné mená alebo predpony (napríklad pán alebo pani).
Akonáhle budete mať v susednom stĺpci priezviská, môžete jednoducho zoradiť množinu údajov (vrátane úplných mien) podľa abecedy podľa priezviska.
Nasledujú kroky na zoradenie podľa priezviska:
- Vyberte celý súbor údajov s hlavičkami (vrátane úplných mien a extrahovaných priezvísk). Spolu s názvami môžete zahrnúť aj ďalšie stĺpce, ktoré chcete zoradiť
- Kliknite na kartu Údaje
- Kliknite na položku Zoradiť
- V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť „Moje údaje majú hlavičky“.
- V možnosti „Zoradiť podľa“ vyberte názov stĺpca, ktorý obsahuje iba priezvisko
- V časti „Zoradiť zapnuté“ vyberte „Hodnoty buniek“
- V možnosti Objednať vyberte „A až Z“
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by zoradili celý vybraný súbor údajov podľa priezviska.
Po dokončení môžete stĺpec s priezviskom odstrániť.
Pro tip: Ak si kedykoľvek myslíte, že budete potrebovať pôvodné údaje späť, budete musieť nájsť spôsob, ako tento súbor údajov zrušiť. Za týmto účelom v susednom stĺpci (vľavo alebo vpravo) zadajte pred zoradením sériové čísla. Teraz, ak potrebujete pôvodné údaje späť, získate ich zoradením podľa čísel.Extrahujte a usporiadajte podľa abecedy podľa priezviska pomocou vzorca
Aj keď dávam prednosť metóde uvedenej vyššie (pomocou funkcie Hľadať a nahradiť), aby som získal všetky priezviská a na základe nich ich triedil, obmedzením je, že výsledné údaje sú statické.
To znamená, že ak do svojho zoznamu pridám viac mien, budem musieť znova urobiť ten istý postup, aby som získal priezviská.
Ak je to niečo, čo nechcete, môžete použiť metódu vzorcov na zoradenie údajov podľa priezvisk.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie.
Nasleduje vzorec, ktorý extrahuje priezvisko z celého mena:
= VPRAVO (A2, LEN (A2) -FIND ("", A2))
Vyššie uvedený vzorec sa spolieha na vzor s úplným menom (ktoré v tomto prípade obsahuje iba meno a priezvisko). Vzorec je taký, že medzi menom a priezviskom by bol medzerník.
Na nájdenie polohy znaku medzery sa používa funkcia FIND. Táto hodnota sa potom odpočíta od celkovej dĺžky mena, aby sa získal celkový počet znakov v priezvisku.
Táto hodnota sa potom použije vo funkcii VPRAVO na získanie priezviska.
Hneď ako budete mať stĺpček s priezviskom, môžete tieto údaje zoradiť (podrobne sa tomu venuje prvá metóda).
Vyššie uvedený vzorec by fungoval, ak poznáte iba meno a priezvisko.
Ale čo keď máte aj druhé meno. Alebo môže byť pred menom pozdrav (napríklad pán alebo pani)
V takom prípade musíte použiť nasledujúci vzorec:
= SPRÁVNE (A2, LEN (A2) -FIND ("@", SUBSTITUTE (A2, "", "@", LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, "", "")))))
Vyššie uvedený vzorec nájde polohu posledného znaku medzery a potom ho použije na extrahovanie priezviska.
Odporúčam vám použiť druhý vzorec vo všetkých prípadoch a je bezpečnejší a zvládne všetky prípady (pokiaľ je priezvisko na konci mena).
Poznámka: Tieto dva vzorce závisia od podmienky, že medzi každým prvkom mena je iba jeden medzerník. V prípade, že existujú dvojité medzery alebo úvodné/koncové medzery, tento vzorec poskytne nesprávne výsledky. V takom prípade je najlepšie použiť funkciu TRIM, aby ste sa najskôr zbavili všetkých úvodných, koncových a dvojitých medzier a potom použite vyššie uvedený vzorec.
Aj keď sa to môže zdať ako komplikovaná metóda, výhodou použitia vzorca je, že výsledky sú dynamické. Ak do zoznamu pridáte ďalšie mená, stačí skopírovať vzorec a poskytne vám priezvisko.
Použitie textu na stĺpce
Text do stĺpcov je opäť jednoduchý a ľahký spôsob rozdelenia buniek v programe Excel.
Môžete zadať oddeľovač (napríklad čiarku alebo medzeru) a použiť ho na rozdelenie obsahu bunky. Akonáhle budete mať rozdelené prvky v samostatných stĺpcoch, môžete stĺpček s priezviskom použiť na abecedné usporiadanie údajov.
Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie:
Nasledujú kroky na použitie textu k stĺpcu na zoradenie podľa priezviska:
- Vyberte stĺpec s názvom (okrem hlavičky)
- Kliknite na kartu Údaje
- V skupine „Nástroje údajov“ kliknite na možnosť Text do stĺpcov. Otvorí sa sprievodca textom do stĺpcov
- V kroku 1 „Sprievodcu prevodom textu na stĺpce“ vyberte „Oddelené“ a kliknite na Ďalej
- V kroku 2 vyberte ako oddeľovač „medzerník“ (a ak je vybraté, zrušte začiarknutie čohokoľvek iného) a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
- V kroku 3 vyberte v ukážke údajov stĺpec s prvým menom a potom vyberte možnosť „Neimportovať stĺpce (preskočiť)“. To zaisťuje, že krstné meno nie je súčasťou výsledku a vy získate iba priezvisko.
- V kroku 3 tiež zmeňte cieľovú bunku na bunku, ktorá susedí s pôvodnými údajmi. Zaistíte tak, že priezvisko dostanete oddelene a údaje o pôvodných menách budú nedotknuté.
- Kliknite na Dokončiť
Keď máte výsledok, môžete ho zoradiť podľa priezviska.
Ak je oddeľovač oddelený čiarkou, môžete tiež oddeliť mená a priezviská od textu do stĺpcov.
Použitie Flash Fill
Ďalším rýchlym a rýchlym spôsobom, ako získať priezviská, je použiť funkciu Flash Fill.
Flash Fill bol predstavený v Exceli 2013 a pomáha manipulovať s údajmi pomocou identifikácie vzorov. Na to, aby to fungovalo, musíte niekoľkokrát ukázať výsledok, ktorý očakávate od Flash Fill.
Akonáhle identifikuje vzorec, rýchlo urobí zvyšok práce za vás.
Predpokladajme, že máte nižšie uvedenú množinu údajov.
Nasledujú kroky na použitie funkcie Flash Fill na získanie priezviska a následné zoradenie podľa neho:
- Do bunky B2 zadajte text „Maury“. To je výsledok, ktorý v bunke očakávate.
- Prejdite na ďalšiu bunku a zadajte priezvisko mena do susednej bunky (v tomto prípade Elliot).
- Vyberte obe bunky
- Umiestnite kurzor na pravú dolnú časť výberu. Všimnete si, že sa kurzor zmení na ikonu plus.
- Dvakrát naň kliknite (alebo kliknite a potiahnite ho nadol). To vám poskytne určitý výsledok v bunkách (pravdepodobne to nebude požadovaný výsledok)
- Kliknite na ikonu Možnosti automatického dopĺňania.
- Kliknite na položku Flash Fill
To vám poskytne výsledok, ktorý bude pravdepodobne priezviskom vo všetkých bunkách.
Hovorím pravdepodobne, pretože Flash Fill v niektorých prípadoch nemusí fungovať. Pretože to závisí od identifikácie vzoru, nemusí to byť vždy možné. Alebo niekedy, vzor, ktorý dešifruje, nemusí byť ten správny.
V takýchto prípadoch by ste mali zadať očakávaný výsledok do jednej alebo dvoch ďalších buniek a potom vykonať kroky 4-7.
Keď máte v stĺpci všetky priezviská, môžete údaje zoradiť podľa týchto priezvísk.
Toto sú teda štyri rôzne spôsoby, ktorými môžete triediť údaje podľa priezviska. Najlepším spôsobom by bolo použiť techniku Hľadať a nahradiť, ale ak chcete, aby boli vaše výsledky dynamické, je najlepšou metódou použiť vzorec.
Dúfam, že ste našli tento návod užitočný.
