V rámci môjho zamestnania na plný úväzok pred niekoľkými rokmi bola jednou z vecí, ktoré som musel riešiť, skombinovať údaje z rôznych pracovných zošitov zdieľaných inými ľuďmi.
A jednou z bežných úloh bolo skombinovať údaje tak, aby neexistovali duplicitné záznamy.
Nasleduje napríklad množina údajov, ktorá obsahuje viacero záznamov pre rovnakú oblasť.
A konečným výsledkom musí byť konsolidovaný súbor údajov, kde je každá krajina vykazovaná iba raz.
V tomto tutoriále vám ukážem, ako skombinovať duplicitné riadky a sčítať hodnoty tak, aby ste vytvorili jeden konsolidovaný súbor údajov.
Skombinujte a sčítajte údaje pomocou možnosti Konsolidovať
Ak všetko, čo musíte urobiť, je konsolidovať údaje a pridať všetky hodnoty pre opakujúce sa záznamy, je najlepšie použiť funkciu konsolidácie v programe Excel.
Ďalšou metódou je použiť kontingenčnú tabuľku a zhrnúť údaje (popísané ďalej v tomto návode).
Predpokladajme, že máte množinu údajov uvedenú nižšie, kde sa názov krajiny opakuje viackrát.
Hoci ide o jedinečné záznamy, pretože predajná hodnota je odlišná, na účely vykazovania možno budete chcieť odstrániť viac inštancií tej istej krajiny a predajnú hodnotu zobraziť ako jednu konsolidovanú sumu.
Nasledujú kroky, ako to urobiť:
- Skopírujte hlavičky pôvodných údajov a prilepte ich na požadované konsolidované údaje
- Vyberte bunku pod hlavičkou úplne vľavo
- Kliknite na kartu Údaje
- V skupine Nástroje údajov kliknite na ikonu Konsolidovať
- V dialógovom okne Konsolidovať vyberte z rozbaľovacieho zoznamu funkcií Sum (ak už nie je predvolene vybraté)
- Kliknite na ikonu výberu rozsahu v poli Referencia.
- Vyberte rozsah A2: B9 (údaje bez hlavičiek)
- Začiarknite políčko Ľavý stĺpec
- Kliknite na Ok
Vyššie uvedené kroky by konsolidovali údaje odstránením duplicitných záznamov a pridaním hodnôt pre každú krajinu.
Výsledkom je jedinečný zoznam krajín spolu s hodnotou predaja z pôvodného súboru údajov.
Rozhodol som sa získať SÚČET hodnôt z každého záznamu. Môžete si tiež vybrať ďalšie možnosti, ako napríklad Počet alebo Priemer alebo Max/Min.
V tomto prípade som vám ukázal, ako konsolidovať údaje do jednej množiny údajov v hárku. Túto funkciu môžete použiť aj na konsolidáciu údajov z viacerých pracovných hárkov v jednom zošite a dokonca aj z viacerých rôznych zošitov.
Skombinujte a sčítajte údaje pomocou kontingenčných tabuliek
Kontingenčná tabuľka je švajčiarsky armádny nôž na krájanie a kocky dát v Exceli.
Ľahko vám poskytne súhrn, ktorý je kombinovaným súborom údajov bez duplikátov a hodnôt, ktoré sú súčtom všetkých podobných záznamov, a urobí oveľa viac.
Temnejšou stránkou tejto metódy v porovnaní s predchádzajúcou je, že táto v porovnaní s predchádzajúcou zaberie viac kliknutí a niekoľko ďalších sekúnd.
Predpokladajme, že máte množinu údajov uvedenú nižšie, kde sa názov krajiny opakuje viackrát, a chcete tieto údaje konsolidovať.
Nasledujú kroky na vytvorenie kontingenčnej tabuľky:
- Vyberte ľubovoľnú bunku v množine údajov
- Kliknite na kartu Vložiť
- V skupine Tabuľky kliknite na možnosť Kontingenčná tabuľka
- V dialógovom okne Vytvoriť kontingenčnú tabuľku skontrolujte, či je tabuľka/rozsah správny
- Kliknite na existujúci pracovný hárok
- Vyberte umiestnenie, kam chcete vložiť výslednú kontingenčnú tabuľku.
- Kliknite na tlačidlo OK
Vyššie uvedené kroky by vložili kontingenčnú tabuľku do vybratej cieľovej bunky.
Teraz môžeme s kontingenčnou tabuľkou vykonávať všetky druhy vecí - vrátane konsolidácie našej množiny údajov a odstránenia duplikátov.
Nasledujú kroky, ako to urobiť:
- Kliknutím kdekoľvek v oblasti kontingenčnej tabuľky sa otvorí tabla kontingenčnej tabuľky vpravo
- Presuňte pole umiestnenia Krajiny do oblasti Riadok
- Pretiahnite a vložte pole Predaj do oblasti Hodnoty
Vyššie uvedené kroky sumarizujú údaje a poskytujú súčet tržieb za všetky krajiny.
Ak je to všetko, čo chcete, a nepotrebujete kontingenčnú tabuľku, môžete skopírovať údaje a vložiť ich ako hodnoty niekde inde a kontingenčnú tabuľku odstrániť.
To vám tiež pomôže zmenšiť veľkosť zošita programu Excel.
Toto sú teda dve rýchle a jednoduché metódy, ktoré môžete použiť na konsolidáciu údajov, kde by spojili duplicitné riadky a zhrnuli všetky hodnoty v týchto záznamoch.
Dúfam, že ste našli tento návod užitočný!
