Nájdite a odstráňte duplikáty v programe Excel - Ultimate Guide

Pozrite si video - Ako nájsť a odstrániť duplikáty v programe Excel

S veľkým počtom údajov … prichádza aj množstvo duplicitných údajov.

Duplikáty v programe Excel môžu spôsobiť veľa problémov. Bez ohľadu na to, či importujete údaje z databázy, získavate ich od kolegu alebo ich triedite sami, duplicitné údaje sa môžu kedykoľvek vkradnúť. A ak sú údaje, s ktorými pracujete, obrovské, potom je skutočne ťažké nájsť a odstrániť tieto duplikáty v programe Excel .

V tomto návode vám ukážem, ako nájsť a odstrániť duplikáty v programe Excel.

OBSAH:

1. NÁJDI a ZVÝRAZNIŤ duplikáty v programe Excel.
   • Nájdite a zvýraznite duplikáty v jednom stĺpci.
   • Nájdite a zvýraznite duplikáty vo viacerých stĺpcoch.
   • Nájdite a zvýraznite duplicitné riadky.
2. ODSTRÁNIŤ duplikáty v programe Excel.
   • Odstráňte duplikáty z jedného stĺpca.
   • Odstráňte duplikáty z viacerých stĺpcov.
   • Odstráňte duplicitné riadky.

Nájdite a zvýraznite duplikáty v programe Excel

Duplikáty v programe Excel môžu mať mnoho foriem. Môžete ho mať v jednom stĺpci alebo vo viacerých stĺpcoch. Môže dôjsť aj k duplikácii celého riadka.

Hľadanie a zvýraznenie duplikátov v jednom stĺpci v programe Excel

Podmienené formátovanie uľahčuje zvýraznenie duplikátov v programe Excel.

Postupujte takto:

• Vyberte údaje, v ktorých chcete zvýrazniť duplikáty.

• Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Zvýrazniť pravidlá bunky -> Duplicitné hodnoty.

• V dialógovom okne Duplicitné hodnoty vyberte v rozbaľovacom zozname vľavo položku Duplikovať a zadajte formát, v ktorom chcete zvýrazniť duplicitné hodnoty. Môžete si vybrať z pripravených možností formátu (v rozbaľovacom zozname vpravo) alebo zadať svoj vlastný formát.

• Tým sa zvýraznia všetky hodnoty, ktoré majú duplikáty.

Rýchly tip: Nezabudnite skontrolovať medzery na začiatku alebo na konci. Napríklad „John“ a „John“ sa považujú za odlišné, pretože ten má v sebe priestorový charakter. Na vyčistenie údajov je vhodné použiť funkciu TRIM.

Hľadanie a zvýraznenie duplikátov vo viacerých stĺpcoch v programe Excel

Ak máte údaje, ktoré pokrývajú viac stĺpcov, a potrebujete v nich hľadať duplikáty, postup je úplne rovnaký ako vyššie.

Postupujte takto:

• Vyberte údaje.
• Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Zvýrazniť pravidlá bunky -> Duplicitné hodnoty.
• V dialógovom okne Duplicitné hodnoty vyberte v rozbaľovacom zozname vľavo položku Duplikovať a zadajte formát, v ktorom chcete zvýrazniť duplicitné hodnoty.
• Tým sa zvýraznia všetky bunky, ktoré majú vo vybranej množine údajov hodnotu duplikátov.

Hľadanie a zvýraznenie duplicitných riadkov v programe Excel

Hľadanie duplicitných údajov a vyhľadávanie duplicitných riadkov údajov sú dve rôzne veci. Pozrieť sa:

Hľadanie duplicitných riadkov je o niečo zložitejšie ako hľadanie duplicitných buniek.

Tu sú kroky:

• V susednom stĺpci použite nasledujúci vzorec:
  = A2 a B2 a C2 a D2
  Potiahnite nadol všetky riadky. Tento vzorec kombinuje všetky hodnoty buniek ako jeden reťazec. (Na kombinovanie textových reťazcov môžete použiť aj funkciu CONCATENATE)

Týmto spôsobom sme vytvorili jeden reťazec pre každý riadok. Ak sú v tejto množine údajov duplicitné riadky, potom by tieto reťazce boli pre ňu úplne rovnaké.

Teraz, keď máme kombinované reťazce pre každý riadok, môžeme na zvýraznenie duplicitných reťazcov použiť podmienené formátovanie. Zvýraznený reťazec znamená, že riadok má duplikát.

Tu sú kroky na zvýraznenie duplicitných reťazcov:

• Vyberte rozsah, ktorý má kombinované reťazce (v tomto prípade E2: E16).
• Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Zvýrazniť pravidlá bunky -> Duplicitné hodnoty.
• V dialógovom okne Duplicitné hodnoty skontrolujte, či je vybratá možnosť Duplikovať, a potom zadajte farbu, v ktorej chcete zvýrazniť duplicitné hodnoty.

Tým by sa zvýraznili duplicitné hodnoty v stĺpci E.

Vo vyššie uvedenom prístupe sme zvýraznili iba reťazce, ktoré sme vytvorili.

Ale čo keď chcete zvýrazniť všetky duplicitné riadky (namiesto zvýraznenia buniek v jednom stĺpci)?

Tu sú kroky na zvýraznenie duplicitných riadkov:

• V susednom stĺpci použite nasledujúci vzorec:
  = A2 a B2 a C2 a D2
  Potiahnite nadol všetky riadky. Tento vzorec kombinuje všetky hodnoty buniek ako jeden reťazec.

• Vyberte údaje A2: D16.
• Po zvolení údajov prejdite na položku Domov -> Podmienené formátovanie -> Nové pravidlo.

• V dialógovom okne „Nové pravidlo formátovania“ kliknite na „Pomocou vzorca určiť, ktoré bunky sa majú formátovať“.
• V nižšie uvedenom poli použite nasledujúcu funkciu COUNTIF:
  = COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 16, $ E2)> 1

• Vyberte formát a kliknite na tlačidlo OK.

Tento vzorec by zvýraznil všetky riadky, ktoré majú duplikát.

Odstráňte duplikáty v programe Excel

Vo vyššie uvedenej časti sme sa dozvedeli, ako nájsť a zvýrazniť duplikáty v programe Excel. V tejto časti vám ukážem, ako sa týchto duplikátov zbaviť.

Odstráňte duplikáty z jedného stĺpca v programe Excel

Ak máte údaje v jednom stĺpci a chcete odstrániť všetky duplikáty, postupujte takto:

• Vyberte údaje.
• Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Odstrániť duplikáty.
• V dialógovom okne Odstrániť duplikáty:
  • Ak majú vaše údaje hlavičky, uistite sa, že je začiarknutá možnosť „Moje údaje majú hlavičky“.
  • Uistite sa, že je vybratý stĺpec (v tomto prípade je iba jeden stĺpec).

• Kliknite na tlačidlo OK.

Tým by sa zo stĺpca odstránili všetky duplicitné hodnoty a zostali by iba jedinečné hodnoty.

UPOZORNENIE: Tým sa zmení vaša množina údajov odstránením duplikátov. Uistite sa, že máte zálohu pôvodného súboru údajov. Ak chcete extrahovať jedinečné hodnoty na inom mieste, skopírujte tento súbor údajov na toto miesto a potom použite vyššie uvedené kroky. Alternatívne môžete tiež použiť Rozšírený filter na extrahovanie jedinečných hodnôt do iného umiestnenia.

Odstráňte duplikáty z viacerých stĺpcov v programe Excel

Predpokladajme, že máte údaje uvedené nižšie:

Vo vyššie uvedených údajoch majú riadky č. 2 a č. 16 úplne rovnaké údaje pre obchodného zástupcu, región a sumu, ale odlišné dátumy (to isté platí pre riadky č. 10 a č. 13). Môže ísť o chybu záznamu, ak bol ten istý záznam zaznamenaný dvakrát s rôznymi dátumami.

Ak chcete v tomto prípade odstrániť duplicitný riadok:

• Vyberte údaje.
• Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Odstrániť duplikáty.
• V dialógovom okne Odstrániť duplikáty:
  • Ak majú vaše údaje hlavičky, uistite sa, že je začiarknutá možnosť „Moje údaje majú hlavičky“.
  • Vyberte všetky stĺpce okrem stĺpca Dátum.

• Kliknite na tlačidlo OK.

Tým by sa odstránili 2 duplicitné položky.

POZNÁMKA: Tým sa zachová prvý výskyt a odstránia sa všetky zostávajúce duplicitné výskyty.

Odstráňte duplicitné riadky v programe Excel

Ak chcete odstrániť duplicitné riadky, postupujte takto:

• Vyberte celé údaje.
• Prejdite na položku Údaje -> Nástroje údajov -> Odstrániť duplikáty.
• V dialógovom okne Odstrániť duplikáty:
  • Ak majú vaše údaje hlavičky, uistite sa, že je začiarknutá možnosť „Moje údaje majú hlavičky“.
  • Vyberte všetky stĺpce.

• Kliknite na tlačidlo OK.

Pomocou vyššie uvedených techník vyčistite údaje a zbavte sa duplikátov.

Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce návody na Excel:

• 10 spôsobov, ako vyčistiť údaje v tabuľkách programu Excel.
• Odstráňte úvodné a koncové medzery v programe Excel.
• 24 denných problémov s Excelom a ich rýchle opravy.
• Ako nájsť zlúčené bunky v programe Excel.