Ak často tlačíte svoje údaje/prácu v programe Excel, som si istý, že ste čelili problému, keď sa namiesto jednej stránky vytlačí viac strán.
Niekedy je to také frustrujúce, že sa vytlačí nová stránka, aby sa do nej zmestilo niekoľko ďalších riadkov údajov (čo tiež vedie k plytvaniu papierom).
Existuje niekoľko jednoduchých techník, ktoré môžete použiť na zaistenie vytlačenia údajov programu Excel na jednu stranu (alebo na menší počet strán v prípade, že tlačíte veľkú správu).
V tomto tutoriále pre Excel sa podelím o niektoré metódy, ktoré môžete použiť vytlačte hárok programu Excel na jednu stránku. Na dosiahnutie najlepšieho výsledku môžete použiť kombináciu týchto metód.
Začnime teda!
Zistite, koľko strán sa vytlačí (ukážka)
Predtým, ako sa pustíte do optimalizácie nastavení na tlač práce Excelu na jeden list, je najlepšie skontrolovať aktuálny stav pomocou Ukážky pred tlačou.
Nebojte sa! Na to nemusíte nič tlačiť. Môžete jednoducho skontrolovať, ako bude vytlačené dielo vyzerať a koľko listov sa vytlačí.
To vám umožní porozumieť veciam, ktoré môžete zmeniť, aby ste sa uistili, že používate minimálny počet papierov, a pritom udržať tlačenú správu krásnu a čitateľnú.
Nasledujú kroky, pomocou ktorých je možné pomocou ukážky tlače zistiť, ako by konečná tlačová úloha vyzerala:
- Kliknite na kartu Súbor
- Kliknite na možnosť tlače
Alebo môžete použiť klávesovú skratku Ovládanie + P (Command + P, ak používate Mac)
Tým by sa otvorila stránka s ukážkou pred tlačou, kde by ste videli, koľko strán sa vytlačí a čo sa vytlačí na každú stranu.
V režime ukážky pred tlačou môžete pomocou klávesov so šípkami prejsť na nasledujúcu/predchádzajúcu stránku.
Spôsoby, ako prispôsobiť a vytlačiť hárok programu Excel na jednej stránke
Teraz sa pozrime na niektoré metódy, ktoré môžete použiť na usporiadanie všetkých údajov v hárku na jednu stránku, a potom vytlačte správu na jednu stranu (alebo menší počet strán)
Upravte šírku stĺpca (alebo výšku riadka)
V mnohých prípadoch nepotrebujete, aby boli vaše stĺpce príliš široké.
A pretože toto je priamy determinant toho, koľko dát je vytlačených na jednu stranu, môžete ušetriť veľa papiera jednoduchým zmenšením šírky stĺpca.
Ako však potom zistíte, či ste urobili dosť alebo nie? Ako viete, akú šírku stĺpca by ste mali zmenšiť, aby sa všetko zmestilo na jednu stránku?
Aby to bolo jednoduché, môžete použiť Zobrazenie rozloženia stránky v programe Excel - ktorý vám v reálnom čase ukazuje, koľko údajov by sa vytlačilo na každú stránku vašej zostavy.
Nasledujú kroky, ako sa dostať do režimu rozloženia stránky a potom zmenšiť šírku stĺpca:
- Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zobraziť
- V skupine Zobrazenia zošita kliknite na možnosť „Rozloženie stránky“. To zmení spôsob, akým sa údaje zobrazujú (a v hornej a ľavej časti pracovného hárka uvidíte mierky)
- Zmenšite šírku stĺpca, aby sa údaje zmestili na jednu stránku. Za týmto účelom umiestnite kurzor na okraj kurzora v hlavičke stĺpca, ktorého veľkosť chcete zmenšiť. Potom kliknite a potiahnite.
Akonáhle budete mať všetky údaje na jednej stránke, môžete pokračovať v tlači.
V niektorých prípadoch môžete prísť na to, že údaje v bunke sa orezávajú a nezobrazujú sa úplne. To sa často stáva, keď zmeníte šírku stĺpca. Môžete to napraviť povolením možnosti Zabaliť text v programe Excel.
Ak sa chcete vrátiť do normálneho zobrazenia (a dostať sa zo zobrazenia Rozloženie stránky), kliknite na kartu Zobraziť a potom kliknite na položku „Normálne“.
Zmeňte mierku (prispôsobiť všetky riadky/stĺpce na jednu stránku)
Program Excel má vstavanú možnosť, ktorá vám umožňuje zmeniť veľkosť pracovného hárka tak, aby sa zmestilo viac riadkov/stĺpcov na jednu stránku.
Keď to urobíte, všetko sa jednoducho zmenší tak, aby sa zmestili všetky stĺpce alebo riadky na jednu stránku.
Predpokladajme, že máte list, v ktorom sa stĺpce pri tlači prelievajú na ďalší list.
Nasledujú kroky na zmenšenie hárka pri tlači:
- Kliknite na kartu Súbor
- Kliknite na položku Tlačiť (alebo použite klávesovú skratku - Ctrl + P)
- V okne Print kliknite na možnosť Scaling (je to posledná možnosť vľavo)
- Kliknite na ktorúkoľvek z možností:
- Fit list na jednej stránke
- Vypnite všetky stĺpce na jednej stránke
- Vložiť všetky riadky na jednu stránku
Vyššie uvedené kroky by zmenšili hárok tak, aby zodpovedal stránke (podľa toho, aké možnosti ste vybrali). Tiež budete môcť vidieť, ako by údaje vyzerali v náhľade hárka, ktorý je vpravo.
Možnosť „Prispôsobiť hárok na jednu stránku“ je vhodná vtedy, keď sa vám prelieva iba niekoľko riadkov/stĺpcov. V prípade, že ich je veľa, pri použití tejto možnosti môžu byť vytlačené údaje príliš malé na čítanie.Na údaje pracovného hárka to nemá vplyv. Škáľuje údaje iba na tlačové účely.
Skryť alebo odstrániť riadky/stĺpce
Ďalším inteligentným spôsobom, ako dostať pri tlači všetko na jednu stránku, je skryť nepotrebné stĺpce alebo riadky.
Vždy máte možnosť tieto položky znova zviditeľniť, ak to budete neskôr potrebovať, ale ich skrytím pri tlači zaistíte optimalizáciu priestoru a použitie menšieho počtu strán na tlač.
Ak chcete skryť riadok/stĺpec, jednoducho ich vyberte, kliknite pravým tlačidlom myši a potom vyberte položku Skryť.
Opäť je najlepšie najskôr sa dostať do režimu rozloženia stránky a potom to urobiť. Vďaka tomu uvidíte, koľko riadkov/stĺpcov potrebujete skryť, aby sa všetky údaje na jednu stránku v Exceli zmestili.
A tu sú kroky na odkrytie riadkov/stĺpcov v programe Excel.
Zmeňte orientáciu stránky
Ak máte viac stĺpcov a riadkov, má zmysel pri tlači zmeniť orientáciu strany.
V programe Excel existujú dve orientácie;
- Portrét (predvolené v programe Excel) - vytlačí sa viac riadkov ako stĺpcov
- Na šírku - vytlačí sa viac stĺpcov ako riadkov
V prípade, že máte viac stĺpcov ako riadkov (ako je uvedené nižšie), môžete zmeniť orientáciu stránky na šírku, aby sa údaje zhodovali a vytlačili sa na jednu stránku.
Nasledujú kroky na zmenu orientácie stránky v programe Excel:
- Kliknite na kartu Rozloženie stránky
- V skupine Vzhľad stránky kliknite na spúšťač dialógového okna. Otvorí sa dialógové okno „Vzhľad stránky“.
- V dialógovom okne kliknite na kartu Stránka (ak už nie je vybratá)
- V možnosti Orientácia vyberte položku Na šírku
- Kliknite na tlačidlo OK
Teraz môžete prejsť na Ukážku pred tlačou a zistiť, ako by vytlačená správa vyzerala.
Klávesová skratka na otvorenie dialógového okna Vzhľad stránky ALT + P + S + P (stláčajte tieto klávesy za sebou)
Alternatívne môžete tiež zmeniť orientáciu v okne Ukážka pred tlačou výberom položky Orientácia na šírku z rozbaľovacej ponuky v nastaveniach.
Zmeňte okraje stránky
Niekedy máte k dispozícii iba jeden alebo dva stĺpce navyše, ktoré sa tlačia na novú stránku (alebo niekoľko ďalších riadkov, ktoré sa rozlievajú na ďalšiu stránku).
Malá úprava okrajov stránky vám môže pomôcť prispôsobiť sa všetkému na jednu stránku.
Ak vás zaujíma, aké sú okraje stránky - pri tlači pracovného hárka programu Excel by každá vytlačená strana mala na okrajoch prázdne miesto. Toto je zámerné, aby sa zaistilo, že údaje pri tlači vyzerajú dobre.
Máte možnosť zmenšiť tento biely priestor (okraj stránky) a umiestniť na jednu stránku viac údajov.
Nasledujú kroky na zníženie okraja stránky v programe Excel:
- Kliknite na kartu Rozloženie stránky
- V skupine Nastavenie stránky kliknite na položku Okraje.
- Kliknite na Úzky
Vyššie uvedené kroky by zmenšili okraj stránky a môžete vidieť, že na tej istej stránke sú stlačené ďalšie riadky/stĺpce.
V prípade, že chcete ďalej zmenšiť okraj stránky, kliknite na páse s nástrojom na položku Okraje a potom kliknite na položku Vlastné okraje. Otvorí sa dialógové okno Vzhľad stránky, kde môžete ďalej upravovať okraje.
Zmenšite veľkosť písma
Ďalší jednoduchý spôsob, ako rýchlo prispôsobiť niektoré ďalšie riadky/stĺpce (ktoré sa pri tlači odteraz rozlievajú na ďalšie listy), môže byť zmenšenie veľkosti písma.
To vám umožní zmeniť veľkosť niekoľkých stĺpcov tak, aby sa pri tlači zmestili na jednu stránku.
To môže byť užitočné, ak máte vytlačené údaje, ktoré sú zvyčajne uvedené v prílohe - niečo, čo potrebujete, ale nikto to nečíta a nezaujíma.
Tlačiť iba vybrané údaje (alebo nastaviť oblasť tlače)
Niekedy môžete mať veľkú množinu údajov, ale možno nebudete chcieť vytlačiť všetko. Možno chcete vytlačiť iba vybrané údaje.
Ak ide o jednorazovú vec, kde chcete rýchlo vytlačiť vybrané údaje v pracovnom hárku, môžete to urobiť pomocou nasledujúceho kroku:
- Vyberte údaje, ktoré chcete vytlačiť
- Kliknite na kartu Súbor
- Kliknite na položku Tlačiť (alebo použite klávesovú skratku - Ctrl + P)
- Na zobrazenej obrazovke tlače kliknite na prvú možnosť v Nastaveniach
- Kliknite na možnosť Print Selection. Všimli ste si, že sa zmení aj ukážka, aby vám ukázala iba časť, ktorá sa vytlačí.
- Kliknite na položku Tlačiť.
Vyššie uvedené kroky by vytlačili iba vybranú množinu údajov.
Všimnite si toho, že v prípade, že ste vybrali množinu údajov, ktorá sa pri tlači nezmestí do jedného štítku, vytlačí sa na viac listov. Môžete však zmeniť mierku na „Fit Sheet on One Page“, aby sa výber vytlačil na jednu stránku.
Vyššie uvedená metóda je dobrá vtedy, keď musíte vybrané údaje raz za čas vytlačiť.
Musíte však vytlačiť rovnaký výber z viacerých pracovných hárkov, je lepšie nastaviť oblasť tlače. Po nastavení by Excel považoval túto oblasť tlače za časť, ktorá je určená na tlač, a ostatné údaje na hárku by ignoroval.
Nasledujú kroky na nastavenie oblasti tlače v programe Excel:
- Vyberte údaje, ktoré chcete nastaviť ako oblasť tlače
- Kliknite na kartu Rozloženie stránky
- V skupine Vzhľad stránky kliknite na možnosť Oblasť tlače
- Kliknite na položku Nastaviť oblasť tlače
To je všetko!
Teraz, keď sa pokúsite vytlačiť pracovný hárok, vytlačí sa iba oblasť tlače (a iba tá sa zobrazí v ukážke pred tlačou).
[Bonus] Pridajte konce stránok
V prípade, že máte veľký súbor údajov. je zrejmé, že sa to nezmestí na jednu stránku a tlač celých týchto údajov by zaberala niekoľko strán.
V Exceli môžete pridať zalomenie stránky, aby Excel vedel, kde sa má zastaviť tlač na aktuálnej stránke, a zvyšok prelejte na nasledujúcu stránku.
Nasledujú kroky na pridanie zlomov stránky v programe Excel:
- Vyberte bunku, do ktorej chcete vložiť zlom strany. Od tejto bunky by bolo všetko vytlačené na ďalšej strane
- Kliknite na kartu Rozloženie stránky
- V skupine Vzhľad stránky kliknite na možnosť Prestávky
- Kliknite na Vložiť konce strán
Vyššie uvedené kroky by pridali koniec strany a všetko pred zlomom strany by sa vytlačilo na jeden list a zostávajúce údaje na ostatné listy.
V prípade, že ste nastavili oblasť tlače, bude mať prednosť pred zlommi strán.
Toto sú rôzne metódy, ktoré môžete použiť na prispôsobenie údajov na jednu stránku a vytlačenie tabuľky programu Excel na jednu stránku. V prípadoch, keď máte veľa údajov, nemusí mať zmysel tlačiť ich na jednu stranu, vyššie uvedené metódy však môžete použiť na minimalizáciu použitia papiera a prispôsobenie rovnakých údajov na menší počet strán.
Dúfam, že ste našli tento návod užitočný.
