10 tipov na zápis údajov do Excelu, ktoré si nemôžete nechať ujsť

Excel je úžasný nástroj s fascinujúcimi schopnosťami analyzovať údaje (či už pomocou funkcií, grafov alebo dashboardov). Jednoduchosť zadávania a ukladania údajov v programe Excel z neho robí presvedčivú voľbu.

V tomto blogovom príspevku som uviedol 10 užitočných tipov na zápis údajov do Excelu, ktoré vám pomôžu zvýšiť efektivitu a ušetriť veľa času.

#1 Použite formulár na zadanie údajov programu Excel

Formulár na zadávanie údajov v Exceli vám umožňuje pridať záznamy do existujúcej množiny údajov. Poskytne vyskakovací formulár, ktorý môže používateľ vyplniť. Je to obzvlášť výhodné, keď má súbor údajov veľa stĺpcov a pri zadávaní dátových bodov by ste vyžadovali posúvanie doprava a doľava znova a znova.

Funkcia Dátový formulár ešte nie je na páse s nástrojmi Excelu k dispozícii. Najprv ho musíme sprístupniť pridaním na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Pridanie formulára na zadávanie údajov programu Excel na panel s nástrojmi Rýchly prístup

1. Prejdite na panel s nástrojmi Rýchly prístup, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Prispôsobiť panel s nástrojmi pre rýchly prístup.
   
2. V dialógovom okne Možnosti programu Excel vyberte položku Všetky príkazy a prejdite na formulár. Vyberte formulár a stlačte tlačidlo Pridať. Na panel s nástrojmi Rýchly prístup sa pridá ikona Dátové formuláre.
   

Použitie excelového vstupného formulára

1. Vyberte ľubovoľnú bunku v rozsahu údajov a kliknite na ikonu Dátový formulár na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
2. Vo formulári Vyskakovacie údaje sú všetky názvy stĺpcov uvedené zvisle. Vyplňte údaje do susedného textového poľa pre každý nadpis.
3. Po zadaní údajov stlačte kláves Enter.
4. Kliknutím na Nový pridáte nový záznam.

Pomocou formulára na zadávanie údajov v Exceli môžete tiež prechádzať medzi existujúcimi údajmi (riadok po riadku) alebo vyhľadávať údaje zadaním kritérií (skúste to kliknutím na tlačidlo kritérií).

#2 Rýchlo zadajte čísla pomocou pevných desatinných čísel

Ak ste v situácii, keď musíte ručne zadávať údaje v programe Excel, ktoré majú aj desatinnú časť, tento trik by mohol byť veľmi užitočný. Predpokladajme napríklad, že budete musieť zadávať známky pre študentov v percentách s maximálne 2 desatinnými čiarkami. Môžete povoliť funkciu, pri ktorej stačí zadávať čísla bez toho, aby ste sa museli namáhať zakaždým stlačiť kláves s bodkou. Ak to chcete povoliť:

1. Prejdite na položku Súbor -> Možnosti.
2. V dialógovom okne Možnosti programu Excel vyberte položku Rozšírené.
3. V Rozšírených možnostiach začiarknite možnosť „Automaticky vložiť desatinnú čiarku“.
4. Zadajte požadovaný počet desatinných miest (v tomto prípade napríklad 2).

Teraz, kedykoľvek zadáte akékoľvek číslo, Excel automaticky umiestni posledné 2 číslice za desatinnou čiarkou. Takže 1 sa stane 0,01, 10 sa stane 0,1, 100 sa stane 1, 2467 sa stane 24,67 a tak ďalej …

Keď ste so zadávaním údajov hotoví, jednoducho ho vypnite zrušením začiarknutia tej istej možnosti.

#3 Automaticky pridať poradové číslo

Áno, môžete použiť kombináciu funkcií programu Excel (napríklad VALUE, RIGHT, IF, OR) na pridanie ordinálov („st“ na 1. mieste, „nd“ na 2. mieste a podobne …).

Tu je vzorec:

= A1 & IF (ALEBO (HODNOTA (VPRAVO (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (ALEBO (HODNOTA (VPRAVO (A1)) = {1,2,3}), VYBERTE (VPRAVO (A1), „st“, „nd“, „rd“), „th“))

#4 Vyplňte pomocou klávesov Control + D.

Toto je šikovný trik na vkladanie údajov do Excelu. Ak musíte skopírovať vyššie uvedenú bunku, stačí stlačiť kombináciu klávesov Control + D.

Skopíruje obsah aj formátovanie. Ak sa vo vyššie uvedenej bunke nachádza vzorec, vzorec sa skopíruje (s upravenými odkazmi).

Funguje to aj pre viac ako jednu bunku. Ak teda chcete skopírovať celý riadok vyššie, vyberte aktuálny riadok a stlačte kombináciu klávesov Control + D.

Ak vyberiete viac ako jednu bunku/bunky, bunka vyššie sa skopíruje do všetkých buniek.

Pozri tiež: 200+ klávesových skratiek programu Excel.

#5 Rýchlo zadajte dátum/čas do buniek programu Excel

Nepamätáte si aktuálny dátum? Nebojte sa, stačí stlačiť Control +; (bodkočiarkový kľúč) a do bunky zadá aktuálny dátum.

Podobne môžete pomocou skratky zadať aktuálny čas Ctrl + Shift +: (dvojbodka)

Nezabudnite, že ide o absolútne hodnoty a nezmenia sa, ak sa zmení dátum alebo čas. Ak chcete mať dynamickú hodnotu dátumu a času, ktorá sa zmení vždy, keď otvoríte zošit alebo keď dôjde k prepočtu, použite funkcie DNES a TERAZ.

Pozri tiež: Ako automaticky vkladať pečiatku dátumu a času v programe Excel.

#6 Ctrl + Enter na vyplnenie celého výberu obsahom v aktívnej bunke

Keď v programe Excel vyberiete viac buniek, jedna z buniek svetlého odtieňa (v porovnaní so zostávajúcimi vybranými bunkami) je aktívna bunka. Ak počas výberu niečo zadáte do aktívnej bunky, stlačte Ctrl + Enter, hodnota sa vloží do všetkých vybratých buniek.

To platí aj pre vzorce. Ak do aktívnej bunky zadáte vzorec a stlačíte kombináciu klávesov Control + Enter, všetky bunky získajú vzorec (s upravenými referenciami).

Alt. #7 Alt + Šípka nadol, aby ste v tomto stĺpci získali zoznam všetkých jedinečných hodnôt

Toto môže ušetriť čas, ktorý by ste inak mohli stratiť pri písaní. Predpokladajme, že zadávate údaje do stĺpca so stavom aktivity (Dokončené, Dokončené). Namiesto písania stavu znova a znova ho stačí napísať do niekoľkých buniek a potom môžete použiť klávesovú skratku Alt + šípka nadol. V zozname máte k dispozícii všetky jedinečné položky a zo zoznamu si môžete rýchlo vybrať.

Ak si chcete vybrať z vopred určených možností, môžete si vytvoriť rozbaľovací zoznam.

#8 Rýchlo prechádzajte cez viacero kariet pracovného hárka v zošite

Tento šetrí veľa času. Jednoducho sa pomocou klávesovej skratky Control + Page Up/Page Down presuňte na niekoľko kariet pracovného hárka v zošite.

Pozri tiež: 200+ klávesových skratiek programu Excel.

#9 Zadajte dlhý text pomocou skratiek

Ak máte do pracovného hárka zadávať dlhé mená alebo kľúčové slová znova a znova, tento trik by sa vám hodil.

Môžete napríklad chcieť, aby ho Excel pri každom zadaní textu ABC automaticky nahradil slovom ABC Technology Corporation Limited.

Niečo, ako je uvedené nižšie:

Túto funkciu je možné povoliť pomocou možností automatických opráv. Prečítajte si, ako to povoliť.

#10 Zadajte údaje v nesúvislých rozsahoch

Predpokladajme, že máte šablónu, ako je uvedené nižšie, a musíte zadať údaje do všetkých buniek zvýraznených červenou farbou v poradí určenom šípkami.

Tu je rýchly spôsob, ako to urobiť:

• Vyberte všetky bunky, do ktorých chcete zadať údaje (stlačte kláves Control a potom vyberte jednu po druhej).
  • Začnite druhou bunkou v sekvencii zadávania údajov (začínajúc D3). Vyberte konečne prvú bunku B3 (kde začína zadávanie údajov).
• Po výbere prejdite do poľa Názov (ktoré sa nachádza v ľavej časti panela vzorcov).
• Zadajte akékoľvek meno bez medzier.
• To je ono !! Vyberte pomenovaný rozsah kliknutím na rozbaľovaciu ponuku Názov. Teraz začnite zadávať svoje údaje a používať Enter/Tab preskočiť do ďalšej bunky.

Prečítajte si viac o tomto triku.

Toto je mojich desať najlepších tipov na zadávanie údajov v Exceli, ktoré môžu výrazne zvýšiť vašu produktivitu a ušetriť čas.

Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce tipy pre Excel:

• 10 super úhľadných spôsobov čistenia údajov v tabuľkách programu Excel.
• 24 denných problémov s Excelom a ich rýchle opravy.
• Ako sledovať zmeny v programe Excel.
• Ako obnoviť neuložené súbory programu Excel.
• Ako povoliť podmienené zadávanie údajov v programe Excel.
• Trpíte pomalými tabuľkami programu Excel? 10 tipov, ako zrýchliť Excel.
• Využite maximum z funkcie Nájsť a nahradiť v Exceli (4 úžasné tipy).
• Ako používať zmrazené panely programu Excel v programe Excel.
• 100+ otázok týkajúcich sa rozhovoru v programe Excel
• Vyplňte prázdne bunky do ďalšej hodnoty v programe Excel