Ak je niečo, čo nás všetkých spája, musí to byť frustrácia držať krok s pomalými excelovými tabuľkami.
Aj keď môže byť vplyv na výkonnosť zanedbateľný, ak je k dispozícii menej údajov, bude sa zintenzívňovať, keď do zošita pridávate ďalšie a ďalšie údaje/výpočty.
9 z 10 -krát by sa používateľ Excelu sťažoval na pomalé tabuľky Excelu. A s tým sa nedá takmer nič robiť.
No to je NIE úplná pravda.
Spôsob, akým bol Excel vytvorený, sa pri veľkých množinách údajov spomaľuje. Existuje však mnoho trikov na zrýchlenie, ktoré môžete použiť na zlepšenie výkonu pomalej tabuľky programu Excel.
10 tipov, ako zaobchádzať s pomalými tabuľkami programu Excel
Tu je 10 tipov, ako trochu zrýchliť pomalú tabuľku programu Excel a ušetriť vám čas a sklamanie (kliknutím prejdete na konkrétnu sekciu).
- Vyhnite sa prchavým funkciám (musíte).
- Použite pomocné stĺpce.
- Vyhnite sa vzorcom poľa (ak môžete).
- Používajte podmienené formátovanie opatrne.
- Použite tabuľky programu Excel a pomenované rozsahy.
- Premeňte nepoužité vzorce na hodnoty.
- Uchovávajte všetky odporúčané údaje na jednom hárku.
- Vyhnite sa použitiu celého riadka/stĺpca v referenciách.
- Použite režim manuálneho výpočtu.
- Používajte rýchlejšie vzorce.
1. Vyhnite sa prchavým vzorcom
Prchavé vzorce sa tak volajú z nejakého dôvodu. Funkcie ako HNED, DNES, NEPRIAMY, RAND, OFFSET atď. Sa prepočítavajú vždy, keď dôjde k zmene v zošite.
Ak napríklad v bunke použijete funkciu TERAZ, pri každej zmene pracovného hárka sa vzorec prepočíta a hodnota bunky sa aktualizuje.
Vyžaduje to ďalšiu rýchlosť spracovania a skončíte s pomalým excelovým zošitom.
Spravidla sa vyhýbajte prchavým vzorcom. A ak nemôžete, pokúste sa minimalizovať jeho používanie.
2. Použite pomocné stĺpce
Pomocné stĺpce sú jednou z najviac podceňovaných konštrukčných konštrukcií v programe Excel. Videl som veľa ľudí, ako sa vyhýbajú vytváraniu pomocných stĺpcov.
NEROBTE to.
Najväčšou výhodou použitia „pomocných stĺpcov“ je, že vám môže pomôcť vyhnúť sa vzorcom poľa.
Teraz ma nechápte zle. Nie som proti vzorcom poľa. Skôr verím, že v niektorých situáciách to môže byť úžasné. Keď to však skúsite urobiť všetko pomocou jedného dlhého vzorca, má to vplyv na výkonnosť vášho zošita programu Excel. Niekoľko vzorcov poľa tu a tam by nemalo ublížiť, ale v prípade, že ho potrebujete použiť na mnohých miestach, zvážte použitie pomocných stĺpcov.
Tu je niekoľko príkladov, kde sa používajú pomocné stĺpce:
- Automaticky zoradiť údaje v abecednom poradí pomocou vzorca.
- Dynamický filter programu Excel - extrahujte údaje počas písania.
- Vytváranie viacerých rozbaľovacích zoznamov v programe Excel bez opakovania.
3. Vyhnite sa vzorcom poľa
Array formule majú svoje vlastné zásluhy - ale rýchlosť medzi ne nepatrí.
Ako je vysvetlené vyššie, vzorce polí môžu zaberať veľa údajov (odkazov na bunky), analyzovať ich a poskytnúť vám výsledok. Ale urobiť to chce čas.
Ak existuje spôsob, ako sa vyhnúť vzorcom poľa (napríklad pomocou stĺpca pomocníka), vždy choďte po tejto ceste.
4. Používajte podmienené formátovanie opatrne
Úplne milujem podmienené formátovanie. Vďaka tomu nevýrazné údaje vyzerajú tak krásne. Namiesto porovnávania sami, teraz sa stačí pozrieť na farbu alebo ikonu bunky a budete vedieť, ako sa porovnáva s ostatnými.
Ale … tu je problém.
Niekoľko používateľov Excelu vie, že podmienené formátovanie programu Excel je prchavé. Aj keď si možno nevšimnete rozdiel pri malých množinách údajov, môže to mať za následok pomalú tabuľku Excel, ak sa použije na veľké množiny údajov alebo sa použije viackrát.
Rada - používajte opatrne.
5. Používajte tabuľky programu Excel a pomenované rozsahy
Tabuľka programu Excel a pomenované rozsahy sú dve úžasné funkcie, ktoré uchovávajú vaše údaje a umožňujú veľmi jednoduché odkazovanie. Kým si naň zvyknete, môže to chvíľu trvať, ale keď ho začnete používať, život sa stane ľahkým a rýchlym.
Pri vytváraní informačných panelov poháňaných údajmi je takmer vždy vhodné previesť údaje do tabuľky programu Excel.
Ďalšou výhodou je, že sú vaše vzorce zrozumiteľnejšie.
Čo je napríklad jednoduchšie pochopiť?
= Predajná cena-Nákladová cena ALEBO = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Preveďte nepoužité vzorce na statické hodnoty
To je zbytočné. Keď to nepotrebujete, nenechávajte si to.
Veľa vzorcov by viedlo k pomalému zošitu programu Excel. A ak máte vzorce, ktoré sa ani nepoužívajú - viete, koho viniť. Spravidla platí, že ak nepotrebujete vzorce, je lepšie ich previesť na statickú hodnotu (prilepením ako hodnoty).
Čítaj viac: Ako rýchlo previesť vzorce na hodnoty.
7. Uchovávajte všetky odkazované údaje na jednom hárku
To nemusí byť vždy možné, ale ak to dokážete, zaručujem, že váš list programu Excel bude rýchlejší.
Logika je jednoduchá - vzorce vo vašom hárku nemusia ísť ďaleko, aby získali údaje, ak sú v tom istom hárku hneď vedľa neho.
8. Vyhnite sa použitiu celého riadka/stĺpca ako referencie (A: A)
Jediný dôvod, prečo mám tento v zozname, je ten, že vidím veľa ľudí, ktorí vo vzorcoch používajú celý odkaz na riadok/stĺpec. Je to zlá prax a treba sa jej vyvarovať.
Aj keď si môžete myslieť, že riadok/stĺpec obsahuje iba niekoľko buniek s údajmi, Excel to tak nemyslí. Keď odkazujete na celý riadok/stĺpec, Excel ho chová ako dobrého sluhu a napriek tomu ho skontroluje. Výpočty vyžadujú viac času.
9. Použite režim manuálneho výpočtu
Len opakujem, čo už povedal milión ľudí na rôznych fórach a blogoch. Používanie manuálneho výpočtu vám dáva flexibilitu rozpoznať, kedy má Excel počítať, a nie Excel prijímať vlastné rozhodnutia. Nie je to nič, čo by urýchľovalo váš excelový zošit, ale ak máte pomalú excelovskú tabuľku, rozhodne to šetrí čas tým, že Excel nebude znova a znova prepočítavať.
- Ak sa chcete prepnúť do manuálneho režimu, prejdite na kartu Vzorec -> Možnosti výpočtu -> Ručne (prepočítajte stlačením klávesu F9)
10. Používajte rýchlejšie vzorce
Excel vám ponúka veľa vzorcov a kombinácií vzorcov, pomocou ktorých môžete robiť to isté. Najlepšie je identifikovať a používať tých najrýchlejších.
Tu je niekoľko príkladov:
- Namiesto kombinácií IF a ISERROR použite IFERROR (ak nepoužívate Excel 2003 alebo starší, ktorý nemá IFERROR).
- Namiesto toho použite MAX (A1,0), ak IF (A1> 0, A1,0) - Toto je skvelý tip, ktorý som sa dozvedel od pána Excela alias Billa Jelena. Jeho výskum ukazuje, že možnosť MAX je o 40% rýchlejšia ako možnosť IF (a ja som pripravený vziať túto štatistiku na jeho nominálnu hodnotu).
- Namiesto VLOOKUP použite kombináciu INDEX/MATCH - To môže vyvolať veľa obočia, ale pravdou je, že VLOOKUP nemôže byť rýchlejší, ak máte 100 stĺpcov údajov. Svet sa uberá smerom k INDEXU/MATCHU a vy by ste tiež mali urobiť ten posun.
[Ak ste stále zmätení z toho, čo použiť, tu je porovnanie VLOOKUP vs. INDEX/ZHODA]. - Použite - (dvojité negatívy) na konverziu PRAVDIVÝCH a NEPRAVDIVÝCH na 1 a 0 (namiesto vynásobenia 1 alebo pridania 0 k nemu). Zlepšenie rýchlosti je viditeľné vo veľkých množinách údajov.
Je to vyčerpávajúci zoznam? Rozhodne nie. Toto je niekoľko dobrých, o ktorých si myslím, že by sa mali začať podeliť ako o východiskový bod. Ak hľadáte zvládnutie techník zrýchlenia programu Excel, veľa odborníkov na program Excel vykonalo dobrú prácu.
Tu je niekoľko zdrojov, ktoré môžu byť pre vás užitočné:
- 75 tipov na zrýchlenie od Chandoo (múdro urobené crowdsourcingom).
- Web s rozhodovacími modelmi.
- Panel správ pre pán Excel (preskúmajte to a nájdete veľa tipov).
Som si istý, že máte aj mnoho tipov, ktoré vám môžu pomôcť pri riešení pomalých tabuliek programu Excel. Podeľte sa o to s nami tu v sekcii komentárov.
Tiež mám jednu prosbu. Bolesť práce s pomalým excelovým hárkom je niečo, s čím sa mnohí z nás stretávajú denne. Ak tieto techniky považujete za užitočné. podeľte sa o to s ostatnými Upokojte ich bolesť a zarobte si dobrotu 🙂
Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce odkazy na Excel:
- 24 trikov Excelu, ktoré vám pomôžu prežiť každodennú prácu.
- 10 super úhľadných spôsobov čistenia údajov v tabuľkách programu Excel.
- 10 tipov na vkladanie údajov do Excelu, ktoré si nemôžete nechať ujsť.
- Vytvorenie a používanie rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel.
- Zmenšiť veľkosť súboru programu Excel.
- Ako obnoviť neuložené súbory programu Excel.
- Bezplatné online školenie o programe Excel (7-dielny video kurz)
- Šípky nefungujú v programe Excel | Presúvanie stránok namiesto buniek
