Aj keď sa program Excel väčšinou používa na zadávanie údajov a analýzu, má aj niekoľko skvelých typov grafov, ktoré môžete použiť na zlepšenie svojich zostáv/dashboardov.
Okrem predvolených grafov, ktoré sú k dispozícii v programe Excel, existuje mnoho pokročilých grafov, ktoré môžete ľahko vytvárať a používať pri každodennej práci.
V tomto návode uvediem príklad pokročilých grafov, ktoré môžu byť užitočné pri vytváraní správ/dashboardov v programe Excel.
Čo je to pokročilý graf?
Na účely tohto tutoriálu zvažujem každý typ grafu programu Excel, ktorý nie je v predvolenom nastavení k dispozícii ako pokročilý graf.
Ak napríklad prejdete na kartu Vložiť, všetky grafy, ktoré môžete vidieť a ktoré z nich môžete priamo vkladať, nie sú zahrnuté ako rozšírené grafy. Na vytvorenie pokročilého grafu budete musieť urobiť viac práce (a trochu mudlovskej mágie).
Poznámka: Niektoré typy grafov (ako napríklad histogram, Pareto, predajný lievik atď.) Boli pridané ako predvolené typy grafov v programe Excel 2016. Stále ich uvádzam ako rozšírené grafy, pretože vám ukážem, ako ich vytvárať v programe Excel 2013 a predchádzajúcich verziách.Ako používať tento návod?
Tu je niekoľko rád, ktoré môžu prispieť k tomu, aby bol tento návod užitočnejší.
- Pretože existuje veľa pokročilých grafov, ktorým sa budem v tomto článku venovať, nebudem vám môcť v tomto samotnom návode presne ukázať, ako ich vytvoriť. Budem však odkazovať na návody, kde presne ukážem, ako sa tieto pokročilé grafy vyrábajú.
- Pre niektoré grafy mám aj video návod. Tieto videá som vložil do tohto samotného tutoriálu.
- Pre každý predbežný graf som uviedol scenáre, v ktorých ho môžete použiť, a niektoré z jeho charakteristických vlastností.
- Vo väčšine prípadov som tiež poskytol súbor na stiahnutie, pomocou ktorého môžete zistiť, ako je tento rozšírený graf vytvorený v programe Excel.
Začnime a naučme sa pár úžasných trikov s mapovaním.
Príklady rozšírených grafov v programe Excel
Nasleduje zoznam všetkých pokročilých grafov zahrnutých v tomto návode. Môžete kliknúť na ktorékoľvek z nich a okamžite prejsť na danú sekciu.
Skutočné cieľové grafy vs.
Skutočné Vs cieľové grafy sú užitočné, ak musíte nahlásiť údaje, ktoré majú cieľovú hodnotu a skutočnú alebo dosiahnutú hodnotu.
To môže byť prípad, keď chcete ukázať dosiahnuté tržby oproti cieľovému hodnoteniu alebo hodnotenia spokojnosti zamestnancov oproti cieľovému hodnoteniu.
V predvolenom nastavení nemôžete vytvoriť takýto graf, ale je to možné tak, že vytvoríte kombinované grafy a budete hrať s typom grafu a formátovaním.
Aj keď som ukázal iba dva spôsoby vytvorenia tohto grafu, môže existovať mnoho ďalších spôsobov. Cieľom je mať cieľovú hodnotu, ktorá vyzerá nápadne a jasne ukazuje, či bol cieľ dosiahnutý alebo nie.
Nasleduje video o tom, ako vytvoriť skutočný a cieľový graf v programe Excel:
Kliknite sem a prečítajte si viac o skutočných cieľových grafoch vs. Stiahnite si ukážkový súbor
Míľniková tabuľka
Tabuľka míľnikov vám umožňuje vykresliť míľniky na časovej osi. Tento typ grafu môže byť užitočný, keď plánujete nový projekt a chcete vizuálne zobraziť plánované míľniky počas určitého obdobia (alebo zaznamenať míľniky, ktoré boli dosiahnuté v minulosti).
Tabuľka míľnikov vám vizuálne ukazuje míľniky a vzdialenosť medzi jednotlivými míľnikmi (ako je uvedené nižšie).
Keď som bol vo svojej dennej práci, vytvárali sme míľnik, keď sme plánovali nový projekt a museli sme nahlasovať priebežné aktualizácie a výstupy. Ukázali sme dátumy, kedy sme plánovali výzvu na odbavenie a predbežné/konečné výsledky.
Aj keď môžete mať tieto údaje v nudnej tabuľke, ich vykreslenie ako míľnikového grafu pomôže vizuálne vidieť priebeh (ako aj čas medzi míľnikmi).
Nasleduje video, v ktorom ukážem, ako vytvoriť míľnik v programe Excel:
Kliknite sem a prečítajte si viac o míľniku v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Ganttov diagram
Ganttov diagram je u projektových manažérov veľmi obľúbený.
Slúži na vytváranie harmonogramu projektu alebo sledovanie pokroku.
Vďaka Ganttovmu grafu môžete vizuálne vidieť:
- Aké všetky úlohy/činnosti sú plány
- V ktorý deň začína a končí úloha
- Počet dní na dokončenie každej úlohy
- Akékoľvek prekrývanie dátumu s inými aktivitami.
Nasleduje príklad Ganttovho diagramu (ktorý je o Alfredovi - lokajovi - vytváraní Batsuit pre Batmana).
Najväčšou výhodou použitia Ganttovho diagramu je, že vám ukáže, či existujú dni, kedy sa viac aktivít/úloh prekrýva. To vám môže pomôcť lepšie naplánovať váš projekt.
Ďalším dobrým využitím tohto druhu Ganttovho diagramu môže byť vykreslenie listov odobratých členmi vášho tímu. Ukáže vám dátumy, kedy má viac ako jeden člen tímu dovolenku, a môžete plánovať dopredu.
Kliknite sem a prečítajte si viac o Ganttovom grafe v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Bell Curve
Zvonková krivka (tiež známa ako normálna distribučná krivka) je spôsob vykresľovania a analýzy údajov, ktoré vyzerajú ako zvonová krivka.
Často sa používa pri hodnoteniach zamestnancov alebo v školách/univerzitách na hodnotenie študentov.
Aj keď zvonová krivka nie je nič iné ako „bodový čiarový graf“, ktorý môžete vložiť jediným kliknutím, dôvod, prečo som ho pridal ako jeden z pokročilých grafov, je ten, že pred vytvorením tohto grafu je potrebná predbežná práca.
Ak máte údaje o hodnoteniach zamestnancov alebo údaje o známkach študentov, nemôžete ich priamo vykresliť ako zvonovú krivku.
Musíte vypočítať priemer a štandardnú odchýlku a potom ich použiť na vytvorenie zvonovej krivky.
Kliknite sem a prečítajte si, ako vytvoriť zvoncovú krivku v programe Excel
Graf zúženia predaja
V každom procese predaja existujú fázy. Typická fáza predaja môže vyzerať nasledovne:
Identifikovaná príležitosť -> Overená -> Kvalifikovaná -> Návrh -> Vyhrať
Ak sa zamyslíte nad číslami, uvedomíte si, že toto tvorí predajný lievik.
Je identifikovaných veľa príležitostí, ale iba časť z nich je v kategórii „Overené“ a ešte menej končí ako potenciálny potenciálny zákazník.
Nakoniec je vyhratých iba niekoľko ponúk.
Ak sa to pokúsite vizualizovať, bude to vyzerať nasledovne:
Ak máte tieto čísla v programe Excel, potom môžete ľahko vytvoriť graf zúženia predaja. Ak používate Excel 2016, máte možnosť vložiť graf zúženia predaja priamo z karty Vložiť.
Ale pre verzie staršie ako Excel 2016 budete musieť použiť nejaké triky s vytváraním grafov.
Nasleduje video, v ktorom ukážem, ako vytvoriť graf zúženia predaja v programe Excel 2013 alebo v predchádzajúcich verziách:
Kliknite sem a prečítajte si návod na vytvorenie grafu zúženia predaja | Stiahnite si ukážkový súbor
Paretov graf
Pareto Chart je založený na Paretovom princípe (známom tiež ako pravidlo 80/20), ktorý je v projektovom riadení známym pojmom.
Podľa tohto princípu možno ~ 80% problémov pripísať približne ~ 20% problémov (alebo ~ 80% vašich výsledkov môže byť priamym výsledkom ~ 20% vášho úsilia atď.).
Tento typ grafu je užitočný, ak chcete identifikovať 20% vecí, ktoré spôsobujú 80% výsledku. Napríklad v hoteli môžete vytvoriť Paretov diagram a skontrolovať tak 20% problémov, ktoré vedú k 80% sťažností zákazníkov.
Alebo ak ste projektový manažér, môžete to použiť na identifikáciu 20% projektov, ktoré generujú 80% výnosov.
Ak používate Excel 2016, Paretov graf môžete vložiť z karty Vložiť, ale ak používate Excel 2013 alebo predchádzajúce verzie, musíte urobiť niekoľko ďalších krokov.
Nasleduje video, v ktorom ukážem, ako vytvoriť Paretov diagram v programe Excel 2013 a starších verziách:
Kliknite sem a prečítajte si návod na vytváranie Paretovho grafu v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Bullet Chart
Odrážkový graf je vhodný pre dashboardy, pretože dokáže vložiť veľa informácií a zaberá veľmi málo miesta.
Grafy s odrážkami navrhol odborník na palubnú dosku Stephen Few a od tej doby sú všeobecne uznávané ako jedno z najlepších zobrazení grafov, kde potrebujete preukázať výkonnosť proti cieľu.
Tento jeden stĺpcový graf je nabitý analýzou. Má:
- Kvalitatívne pásma: Tieto pásma pomáhajú identifikovať úroveň výkonu. Napríklad 0-60% je slabý výkon (zobrazuje sa ako tmavomodrý pás), 60-75% je spravodlivých, 75-90% je dobrých a 90-100% je vynikajúcich.
- Cieľový ukazovateľ výkonnosti: Toto ukazuje cieľovú hodnotu. Napríklad tu vo vyššie uvedenom prípade je 90% cieľová hodnota.
- Značka skutočného výkonu: Tento stĺpec zobrazuje skutočný výkon. Vo vyššie uvedenom príklade čierny stĺpec naznačuje, že výkon je dobrý (na základe jeho umiestnenia v kvalitatívnych pásmach), ale nespĺňa cieľ.
Nasleduje video o tom, ako vytvoriť odrážkový graf v programe Excel
Kliknite sem a prečítajte si návod na vytvorenie odrážky v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Schéma krokov
Schéma krokov môže byť užitočná, keď chcete ukázať zmeny, ku ktorým dochádza v nepravidelných intervaloch. Napríklad rast cien mliečnych výrobkov, benzínu, sadzba dane, úrokové sadzby atď.
Aj keď Excel nemá vstavanú funkciu na vytváranie krokových grafov, dá sa ľahko vytvoriť preskupením množiny údajov.
Nasleduje príklad krokového grafu.
Ak teraz premýšľate, prečo namiesto toho nepoužiť čiarový graf, pozrite sa na nižšie uvedené grafy.
Oba tieto grafy vyzerajú podobne, ale čiarový graf je trochu zavádzajúci. Pôsobí to dojmom, že ceny benzínu v priebehu mája 2015 a júna 2015 neustále stúpali (pozri obrázok nižšie). Ale keď sa pozriete na krokový graf, všimnete si, že k zvýšeniu ceny došlo iba dvakrát.
Nasleduje video, v ktorom ukážem, ako vytvoriť krokový graf v programe Excel.
Kliknite sem a prečítajte si, ako vytvoriť krokový graf v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Vaflový graf
Vaflový graf je alternatíva koláčového grafu, ktorá sa na informačných paneloch bežne používa. Hovorí sa mu tiež štvorcový koláčový graf.
Súvisiaci článok: Vytvorenie koláčového grafu v programe Excel
Pokiaľ ide o grafy v programe Excel, vaflový graf v skutočnosti nepoužíva žiadny z nástrojov na vytváranie grafov. Je vytvorený skôr pomocou buniek v pracovných hárkoch a podmieneného formátovania.
Napriek tomu to vyzerá ako správna tabuľka a môžete ju použiť na jazzovanie palubných dosiek.
Nasleduje príklad vaflového grafu v programe Excel.
Čo sa mi páči na vaflovom grafe?
- Vaflový graf vyzerá skvele a môže oživiť váš prístrojový panel.
- Je to naozaj jednoduché na čítanie a pochopenie. Vo vyššie uvedenom vaflovom grafe KPI má každý graf jeden údajový bod a rýchly pohľad vám povie rozsah dosiahnutého cieľa na KPI.
- Priťahuje pozornosť čitateľov a dá sa efektívne použiť na zvýraznenie konkrétnej metriky/KPI.
- Nepreskúma a neskresľuje údajový bod (za ktorý je niekedy vinný koláčový graf).
Aké sú nedostatky?
- Pokiaľ ide o hodnotu, nie je to viac ako dátový bod (alebo niekoľko dátových bodov). Je to takmer rovnaké ako mať hodnotu v bunke (bez všetkých farieb a jazzu).
- Jeho vytvorenie v programe Excel vyžaduje určitú prácu (nie je také jednoduché ako stĺpcový graf alebo stĺpcový graf).
- Môžete skúsiť použiť viac ako jeden údajový bod na vaflový graf, ako je to znázornené nižšie, ale akonáhle prekročíte niekoľko dátových bodov, začne to byť mätúce.
Kliknite sem a prečítajte si, ako vytvoriť vaflový graf v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Graf teplomeru
Teplomerový graf je ďalším príkladom, kde môžete ukázať výkonnosť voči cieľovej hodnote (podobne ako v skutočnom vs cieľovom grafe alebo v odrážke).
Hovorí sa mu tabuľka teplomerov, pretože môže vyzerať ako teplomer.
Poznámka: Tabuľku teplomera je možné použiť, ak meriate výkon iba jedného KPI. Ak potrebujete analyzovať viacero KPI alebo metrík, musíte vytvoriť viac teplomerových grafov alebo sa rozhodnúť pre pravidelný graf skutočného vs cieľového grafu, ktorému som sa venoval predtým.
Nasleduje video, v ktorom ukážem, ako vytvoriť tabuľku teplomerov v programe Excel.
Kliknite sem a prečítajte si, ako vytvoriť tabuľku teplomerov v programe Excel | Stiahnite si ukážkový súbor
Toto sú niektoré z pokročilých grafov, ktoré môžete ľahko vytvárať a používať vo svojej každodennej práci. Použitie týchto grafov môže skutočne okoreniť vaše správy alebo informačné panely a zároveň pomôže pri prenose viacerých informácií v porovnaní s bežným grafom programu Excel.
Ak nejaký typ grafu používate (a dá sa považovať za pokročilý), dajte mi vedieť v sekcii komentárov. Na základe vašej spätnej väzby budem naďalej do výukových programov pridávať pokročilejšie grafy.
Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce tipy a návody pre Excel:
- Excel Sparklines - kompletný sprievodca s príkladmi.
- Ako vytvoriť tepelnú mapu v programe Excel.
- Ako uložiť grafy programu Excel ako obrázky
