Ako filtrovať údaje v kontingenčnej tabuľke v programe Excel

V programe Excel môžete filtrovať údaje v kontingenčnej tabuľke rôznymi spôsobmi.

Keď si prejdete tento tutoriál, uvidíte, že podľa typu údajov sú k dispozícii rôzne možnosti filtrovania údajov.

Typy filtrov v kontingenčnej tabuľke

Tu je ukážka typov filtrov dostupných v kontingenčnej tabuľke.

Pozrime sa na tieto filtre jeden po druhom:

• Report report: Tento filter vám umožňuje podrobne preskúmať podmnožinu celkového súboru údajov. Ak máte napríklad údaje o maloobchodnom predaji, môžete údaje pre každý región analyzovať výberom jedného alebo viacerých regiónov (áno, umožňuje to aj viacero výberov). Tento filter vytvoríte presunutím poľa Kontingenčnej tabuľky do oblasti Filtre.
• Filter štítkov riadkov/stĺpcov: Tieto filtre vám umožňujú filtrovať relevantné údaje na základe položiek poľa (napríklad filtrovať konkrétnu položku alebo položku, ktorá obsahuje konkrétny text) alebo hodnôt (napríklad filtrovať prvých 10 položiek podľa hodnoty alebo položky s hodnotou vyššou/menšou ako špecifikovaná hodnota).
  • Vyhľadávacie pole: K tomuto filtru máte prístup vo filtri štítkov riadkov/stĺpcov, čo vám umožňuje rýchlo filtrovať na základe zadaného textu. Ak napríklad chcete údaje iba pre Costco, zadajte sem Costco a ono to za vás vyfiltruje.
  • Začiarkavacie políčka: Umožňujú vám vybrať konkrétne položky zo zoznamu. Napríklad, ak chcete ručne vyberať maloobchodníkov na analýzu, môžete to urobiť tu. Prípadne môžete niektorých maloobchodníkov selektívne vylúčiť aj zrušením začiarknutia.

Užívateľ má k dispozícii ďalšie dva nástroje na filtrovanie: krájače a časové osi (ktoré nie sú zahrnuté v tomto návode).

Pozrime sa na niekoľko praktických príkladov, ako ich použiť na filtrovanie údajov v kontingenčnej tabuľke.

Príklady použitia filtrov v kontingenčnej tabuľke

V tejto časti sú zahrnuté nasledujúce príklady:

• Filtrujte 10 najlepších položiek podľa hodnoty/percent/súčtu.
• Filtrujte položky podľa hodnoty.
• Filtrovať pomocou štítkového filtra.
• Filtrovať pomocou vyhľadávacieho poľa.

Filtrujte 10 najlepších položiek v kontingenčnej tabuľke

Možnosť 10 najlepších filtrov v kontingenčnej tabuľke môžete použiť na:

• Filtrujte horné/dolné položky podľa hodnoty.
• Filtrujte horné/dolné položky, ktoré tvoria určené percento hodnôt.
• Filtrujte položky hore/dole, ktoré tvoria uvedenú hodnotu.

Predpokladajme, že máte kontingenčnú tabuľku, ako je uvedené nižšie:

Pozrime sa, ako používať filter Top 10 s touto sadou údajov.

Filtrovať horné/dolné položky podľa hodnoty

Pomocou filtra Top 10 môžete získať zoznam 10 najlepších predajcov na základe hodnoty tržieb.

Tu sú kroky, ako to urobiť:

• Prejdite na filter štítkov riadkov -> filtre hodnôt -> 10 najlepších.
• V dialógovom okne Filter 10 najlepších existujú štyri možnosti, ktoré musíte zadať:
  • Hore/dole: V tomto prípade, pretože hľadáme 10 najlepších maloobchodníkov, vyberte položku Top.
  • Počet položiek, ktoré chcete filtrovať. V tomto prípade, pretože chceme získať prvých 10 položiek, by to bolo 10.
  • Tretie pole je rozbaľovacie s tromi možnosťami: položky, percento a súčet. V tomto prípade, pretože chceme 10 najlepších maloobchodníkov, vyberte položky.
  • V poslednom poli sú uvedené všetky rôzne hodnoty uvedené v oblasti hodnôt. V tomto prípade, pretože máme k dispozícii iba súčet tržieb, zobrazuje sa iba „Súčet tržieb“.

Získate tak filtrovaný zoznam 10 maloobchodníkov na základe ich predajnej hodnoty.

Rovnaký postup môžete použiť aj na získanie spodných 10 (alebo iných čísel) položiek podľa hodnoty.

Filtrujte položky v hornej/dolnej časti, ktoré tvoria určené percento hodnoty

Pomocou filtra top 10 môžete získať zoznam 10 percent (alebo akéhokoľvek iného čísla, povedzme 20 percent, 50 percent atď.) Položiek podľa hodnoty.

Povedzme, že chcete získať zoznam maloobchodníkov, ktorí tvoria 25% celkových tržieb.

Tu sú kroky, ako to urobiť:

• Prejdite na filter štítkov riadkov -> filtre hodnôt -> 10 najlepších.
• V dialógovom okne Filter 10 najlepších existujú štyri možnosti, ktoré musíte zadať:
  • Hore/dole: V tomto prípade, pretože hľadáme špičkových maloobchodníkov, ktorí tvoria 25% z celkového predaja, vyberte položku Top.
  • V druhom poli musíte zadať percento tržieb, ktoré by mali špičkoví maloobchodníci účtovať. V tomto prípade, pretože chceme získať najlepších predajcov, ktorí tvoria 25% tržieb, bude to 25.
  • V treťom poli vyberte Percento.
  • V poslednom poli sú uvedené všetky rôzne hodnoty uvedené v oblasti hodnôt. V tomto prípade, pretože máme k dispozícii iba súčet tržieb, zobrazuje sa iba „Súčet tržieb“.

Získate tak filtrovaný zoznam maloobchodníkov, ktorí tvoria 25% celkových tržieb.

Rovnakým postupom môžete získať maloobchodníkov, ktorí tvoria spodných 25% (alebo akékoľvek iné percento) z celkových tržieb.

Filtrujte položky v hornej/dolnej časti, ktoré tvoria uvedenú hodnotu

Povedzme, že chcete zistiť najlepších maloobchodníkov, ktorí predstavujú tržby 20 miliónov.

Môžete to urobiť pomocou filtra Top 10 v kontingenčnej tabuľke.

Urobiť toto:

• Prejdite na filter štítkov riadkov -> filtre hodnôt -> 10 najlepších.
• V dialógovom okne Filter 10 najlepších existujú štyri možnosti, ktoré musíte zadať:
  • Hore/dole: V tomto prípade, pretože hľadáme špičkových maloobchodníkov, ktorí zarobia 20 miliónov na celkových tržbách, zvoľte Top.
  • V druhom poli musíte zadať hodnotu, s ktorou by mali počítať špičkoví maloobchodníci. V tomto prípade, pretože chceme dosiahnuť, aby najlepší maloobchodníci vyprodukovali 20 miliónov tržieb, bolo by to 20 000 000.
  • V treťom poli vyberte Sum.
  • V poslednom poli sú uvedené všetky rôzne hodnoty uvedené v oblasti hodnôt. V tomto prípade, pretože máme k dispozícii iba súčet tržieb, zobrazuje sa iba „Súčet tržieb“.

Získate tak filtrovaný zoznam najlepších maloobchodníkov, ktorí tvoria 20 miliónov z celkových tržieb.

Filtrujte položky podľa hodnoty

Položky môžete filtrovať na základe hodnôt v stĺpcoch v oblasti hodnôt.

Predpokladajme, že máte kontingenčnú tabuľku vytvorenú pomocou údajov o maloobchodnom predaji, ako je uvedené nižšie:

Tento zoznam môžete filtrovať podľa hodnoty predaja. Predpokladajme napríklad, že chcete získať zoznam všetkých maloobchodníkov, ktorí majú tržby viac ako 3 milióny.

Tu sú kroky, ako to urobiť:

• Prejdite na filter štítkov riadkov -> filtre hodnôt -> väčší ako.
• V dialógovom okne Filter hodnôt:
  • Vyberte hodnoty, ktoré chcete použiť na filtrovanie. V tomto prípade ide o súčet tržieb (ak máte v oblasti hodnôt viac položiek, rozbaľovacia ponuka to všetko zobrazí).
  • Vyberte podmienku. Keďže chceme dosiahnuť, aby mal každý predajca tržby vyššie ako 3 milióny, zvoľte „je väčšie ako“.
  • Do posledného poľa zadajte 30 000 000.
• Kliknite na tlačidlo OK.

To by okamžite filtrovalo zoznam a zobrazilo iba tých maloobchodníkov, ktorí majú tržby viac ako 3 milióny.

Podobne existuje mnoho ďalších podmienok, ktoré môžete použiť, napríklad rovný, nerovný, menší ako, medzi, atď.

Filtrujte údaje pomocou filtrov štítkov

Filtre štítkov sa hodia, ak máte obrovský zoznam a chcete filtrovať konkrétne položky podľa jeho názvu/textu.

Napríklad v zozname maloobchodníkov môžem rýchlo filtrovať všetky obchody v dolároch pomocou podmienky „dolár“ v názve.

Tu sú kroky, ako to urobiť:

• Prejdite na Filter štítkov riadkov -> Filtre štítkov -> Obsahuje.
• V dialógovom okne filtra štítkov:
  • V predvolenom nastavení je vybratá možnosť „Obsahuje“ (pretože v predchádzajúcom kroku sme vybrali položku obsahuje). Ak chcete, môžete to tu zmeniť.
  • Zadajte textový reťazec, pre ktorý chcete filtrovať zoznam. V tomto prípade je to „dolár“.
• Kliknite na tlačidlo OK.

Spolu s textom môžete použiť aj zástupné znaky.

Uvedomte si, že tieto filtre nie sú aditívne. Ak teda hľadáte výraz „dolár“, zobrazí sa vám zoznam všetkých obchodov, v ktorých sa nachádza slovo „dolár“, ale ak znova použijete tento filter na získanie zoznamu s iným výrazom, bude sa filtrovať na základe nového termínu.

Podobne môžete použiť aj ďalšie filtre štítkov, ako napríklad začína na, končí na neobsahuje, atď.

Filtrujte údaje pomocou vyhľadávacieho poľa

Filtrovanie zoznamu pomocou vyhľadávacieho poľa sa veľmi podobá možnosti obsahuje vo filtri štítkov.

Ak napríklad musíte filtrovať všetkých maloobchodníkov, ktorí majú v názve názov „dolár“, jednoducho zadajte do vyhľadávacieho poľa dolár a výsledky sa budú filtrovať.

Tu sú kroky:

• Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Filter štítkov a potom kliknutím na vyhľadávacie pole doň umiestnite kurzor.
• Zadajte hľadaný výraz, ktorý je v tomto prípade „dolár“. V zozname pod vyhľadávacím poľom si všimnete, že sa zoznam filtruje, a môžete zrušiť začiarknutie každého predajcu, ktorého chcete vylúčiť.
• Kliknite na tlačidlo OK.

To by okamžite filtrovalo všetkých maloobchodníkov, ktorí obsahujú výraz „dolár“.

Do vyhľadávacieho poľa môžete použiť zástupné znaky. Ak napríklad chcete získať názov všetkých maloobchodníkov, ktorí začínajú abecedou T, použite vyhľadávací reťazec ako T* (T za ktorým nasleduje hviezdička). Pretože hviezdička predstavuje ľubovoľný počet znakov, znamená to, že názov môže obsahovať ľubovoľný počet znakov za T.

Podobne, ak chcete získať zoznam všetkých maloobchodníkov, ktorí končia abecedou T, použite hľadaný výraz ako *T (hviezdička nasleduje T).

O paneli vyhľadávania je potrebné vedieť niekoľko dôležitých vecí:

• Ak filtrujete raz s jedným kritériom a potom znova filtrujete s iným kritériom, prvé kritérium sa zahodí a dostanete zoznam druhých kritérií. Filtrovanie nie je aditívne.
• Výhodou použitia vyhľadávacieho poľa je, že môžete niektoré výsledky manuálne zrušiť. Ak máte napríklad obrovský zoznam finančných spoločností a chcete iba filtrovať banky, môžete vyhľadať výraz „banka“. Ale v prípade, že sa niektoré spoločnosti vkrádajú, nie sú bankami, môžete to jednoducho zrušiť a ponechať to mimo.
• Nemôžete vylúčiť konkrétne výsledky. Ak napríklad chcete vylúčiť iba maloobchodníkov, ktorí v ňom obsahujú dolár, pomocou vyhľadávacieho poľa to nemožno urobiť. To sa však dá urobiť pomocou filtra štítkov za podmienky „neobsahuje“.

Tiež by sa vám mohli páčiť nasledujúce návody na kontingenčné tabuľky:

• Vytvorenie kontingenčnej tabuľky v programe Excel - návod krok za krokom.
• Príprava zdrojových údajov pre kontingenčnú tabuľku.
• Skupinové čísla v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
• Zoskupte dátumy v kontingenčných tabuľkách v programe Excel.
• Obnovte kontingenčnú tabuľku v programe Excel.
• Odstráňte kontingenčnú tabuľku v programe Excel.
• Ako pridať a používať vypočítané pole kontingenčnej tabuľky programu Excel.
• Aplikujte podmienené formátovanie v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
• Kontingenčná vyrovnávacia pamäť v programe Excel - čo to je a ako ju najlepšie použiť?
• V kontingenčných tabuľkách programu Excel nahraďte prázdne bunky nulami.
• Spočítajte odlišné hodnoty v kontingenčnej tabuľke