Použitie podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke môže byť trochu zložité.
Vzhľadom na to, že kontingenčné tabuľky sú také dynamické a údaje v backende sa môžu často meniť, musíte poznať správny spôsob použitia podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke v programe Excel.
Nesprávny spôsob použitia podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke
Pozrime sa najskôr na pravidelný spôsob aplikácie podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke.
Predpokladajme, že máte kontingenčnú tabuľku, ako je uvedené nižšie:
Vo vyššie uvedenom súbore údajov je dátum v riadkoch a údaje o tržbách z obchodu máme v stĺpcoch.
Toto je pravidelný spôsob aplikácie podmieneného formátovania na akúkoľvek množinu údajov:
- Vyberte údaje (v tomto prípade aplikujeme podmienené formátovanie na B5: D14).
- Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Pravidlá pre hornú/dolnú časť -> Nadpriemer.
- Zadajte formát (používam „Zelenú výplň s Dardovým zeleným textom“).
- Kliknite na tlačidlo OK.
Toto použije podmienené formátovanie, ako je uvedené nižšie:
Všetky údajové body, ktoré sú nad priemerom celého súboru údajov, boli zvýraznené.
Problém tejto metódy spočíva v tom, že použila podmienený formát na pevný rozsah buniek (B5: D14). Ak pridáte údaje do serverového servera a obnovíte túto kontingenčnú tabuľku, podmienené formátovanie sa na ňu nepoužije.
Vrátim sa napríklad k množine údajov a pridám údaje pre ďalší dátum (11. januára 2015). To sa mi zobrazí, keď obnovím kontingenčnú tabuľku.
Ako vidíte na obrázku vyššie, údaje za 11. januára 2015 nie sú zvýraznené (aj keď by mali byť, pretože hodnoty pre Store 1 a Store 3 sú nadpriemerné).
Dôvodom, ako som už uviedol vyššie, je to, že podmienené formátovanie bolo použité na pevný rozsah (B5: D14) a nerozširuje sa na nové údaje v kontingenčnej tabuľke.
Správny spôsob použitia podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke
Tu sú dva spôsoby, ako zaistiť, aby podmienené formátovanie fungovalo, aj keď sú v serverovom serveri nové údaje.
Metóda 1 - Použitie ikony formátovania kontingenčnej tabuľky
Táto metóda používa ikonu Možnosti formátovania kontingenčnej tabuľky, ktorá sa zobrazí hneď, ako v kontingenčnej tabuľke použijete podmienené formátovanie.
Tu sú kroky, ako to urobiť:
- Vyberte údaje, na ktoré chcete použiť podmienené formátovanie.
- Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Pravidlá pre hornú/dolnú časť -> Nadpriemer.
- Zadajte formát (používam „Zelenú výplň s Dardovým zeleným textom“).
- Kliknite na Ok.
- Keď vykonáte vyššie uvedené kroky, použije na množinu údajov podmienené formátovanie. V pravom dolnom rohu množiny údajov uvidíte ikonu Možnosti formátovania:
- Kliknite na ikonu. V rozbaľovacom zozname sa zobrazia tri možnosti:
- Vybraté bunky (ktoré by boli predvolene vybraté).
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „súčet výnosov“.
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „Suma výnosov“ pre „Dátum“ a „Obchod“.
- Vyberte tretiu možnosť - Všetky bunky s hodnotami „Suma výnosov“ pre „Dátum“ a „Uložiť“.
Keď teraz pridáte akékoľvek údaje do servera a obnovíte kontingenčnú tabuľku, dodatočné údaje budú automaticky pokryté podmieneným formátovaním.
Pochopenie troch možností:
- Vybrané bunky: Toto je predvolená možnosť, kde sa podmienené formátovanie použije iba na vybraté bunky.
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „Suma výnosov“: V tejto možnosti berie do úvahy všetky bunky, ktoré zobrazujú hodnoty súčtu výnosov (alebo akékoľvek iné údaje, ktoré máte v sekcii hodnôt v kontingenčnej tabuľke).
- Problém pri tejto možnosti je, že pokryje aj hodnoty celkového súčtu a použije na ňu podmienené formátovanie.
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „Suma výnosov“ pre „Dátum“ a „Obchod“: V tomto prípade je to najlepšia možnosť. Podmienené formátovanie uplatňuje na všetky hodnoty (okrem veľkých súčtov) pre kombináciu dátumu a obchodu. Aj keď do zadného konca pridáte ďalšie údaje, táto možnosť sa o to postará.
Poznámka:
- Ikona Možnosti formátovania je viditeľná hneď po použití podmieneného formátovania na množine údajov. Ak zmizne, ak urobíte niečo iné (upraviť bunku alebo zmeniť písmo/zarovnanie atď.).
- Podmienené formátovanie zmizne, ak zmeníte polia riadkov/stĺpcov. Ak napríklad odstránite pole Dátum a použijete ho znova, podmienené formátovanie sa stratí.
Metóda 2 - Použitie manažéra pravidiel podmieneného formátovania
Okrem použitia ikony Možnosti formátovania môžete použiť aj dialógové okno Správca pravidiel podmieneného formátovania na použitie podmieneného formátovania v kontingenčnej tabuľke.
Táto metóda je užitočná, ak ste už použili podmienené formátovanie a chcete zmeniť pravidlá.
Postupujte takto:
- Vyberte údaje, na ktoré chcete použiť podmienené formátovanie.
- Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Pravidlá hornej/dolnej časti -> Nadpriemer.
- Zadajte formát (používam „Zelenú výplň s Dardovým zeleným textom“).
- Kliknite na Ok. Toto použije podmienené formátovanie na vybraté bunky.
- Prejdite na domovskú stránku -> Podmienené formátovanie -> Spravovať pravidlá.
- V Správcovi pravidiel podmieneného formátovania vyberte pravidlo, ktoré chcete upraviť, a kliknite na tlačidlo Upraviť pravidlo.
- V dialógovom okne Upraviť pravidlo uvidíte rovnaké tri možnosti:
- Vybrané bunky.
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „súčet výnosov“.
- Všetky bunky zobrazujúce hodnoty „Suma výnosov“ pre „Dátum“ a „Obchod“.
- Vyberte tretiu možnosť a kliknite na tlačidlo OK.
Toto použije podmienené formátovanie na všetky bunky pre polia „Dátum“ a „Uložiť“. Aj keď zmeníte údaje backendu (pridajte ďalšie údaje o obchode alebo údaje o dátume), podmienečné formátovanie bude funkčné.
Poznámka: Podmienené formátovanie zmizne, ak zmeníte polia riadkov/stĺpcov. Ak napríklad odstránite pole Dátum a použijete ho znova, podmienené formátovanie sa stratí.
