Ako obnoviť neuložené súbory programu Excel (všetky možnosti + predbežné opatrenia)

Ak chcete obnoviť neuložený súbor programu Excel, kliknutím sem preskočíte na všetky možné možnosti, ako súbor získať späť.

Poviem vám najkratší hororový príbeh vôbec.

Excel zlyhal!

Predstavte si, že pracujete na tej naliehavej správe alebo na mimoriadne dôležitom prístrojovom paneli, kde ste odviedli takú fantastickú prácu. Ste na seba hrdí a na všetku tvrdú prácu, ktorú ste do toho vložili.

Zabudli ste však na kľúčový krok.

Neuložili ste súbor programu Excel (lapanie po dychu !!!)

Ok, dovoľte mi obmedziť dramatickosť a prejsť k veci.

Excel má tendenciu zlyhávať, najmä keď to nepotrebujete. Nejako sa to stane v najhoršom možnom čase (nie že by na to bol niekedy dobrý čas).

V takom prípade je vašou jedinou možnosťou pokúsiť sa obnoviť neuložené súbory programu Excel.

V niektorých prípadoch sa na vás Excel Bohovia usmejú a súbor dostanete, v niektorých prípadoch nie.

V tomto článku sa podelím o všetko, čo je potrebné vedieť, pokiaľ ide o obnovu neuložených súborov programu Excel. Ukážem vám tiež predbežné opatrenia a preventívne opatrenia, ktoré musíte urobiť.

A ak sa chcete úplne ubezpečiť, že sa nič nepokazí, budem tiež zdieľať kód VBA, ktorý pri každom uložení existujúceho súboru uloží kópiu vášho súboru Excel s časovou pečiatkou.

Začnime!

Všetky možné spôsoby obnovenia neuložených súborov / údajov programu Excel

Excel (a dokonca aj Windows) je veľmi nepredvídateľný. Môže kedykoľvek zlyhať a môžu s ním byť aj vaše súbory programu Excel.

Je to zlá situácia byť v …

… ale existujú spôsoby, ako to vyriešiť.

Excel má niekoľko funkcií, v ktorých vám v niektorých prípadoch môže pomôcť obnoviť neuložené súbory alebo údaje programu Excel.

Tu sú tri scenáre, v ktorých vám integrované kontroly v Exceli môžu pomôcť obnoviť súbory/údaje:

1. Pracujete na novom súbore (ktorý ste ešte neuložili) a váš systém/Excel zlyhá.
2. Aktualizovali ste súbor, ktorý bol uložený predtým, a program Excel zlyhal, než ste ho mohli uložiť.
3. Urobili ste chybu a uložili ste zmeny, ale teraz sa chcete vrátiť k predchádzajúcej verzii.

Pozrime sa, ako sa s každým z nich vysporiadať.

Obnovte nový neuložený súbor programu Excel (ktorý nebol nikdy uložený)

Ak na niečom pracujete a dôjde k zlyhaniu programu Excel (alebo zlyhá váš systém), stále môžete tento neuložený súbor obnoviť.

Poznámka: Táto metóda funguje, pretože Excel má vstavanú funkciu AutoSave a AutoRecover. Je to predvolene povolené, takže by ste mali mať možnosť použiť tieto metódy na obnovu súborov. V prípade, že nie je povolený, budete musieť urobiť, aby ste mohli tieto funkcie používať. Ako povoliť automatické ukladanie a automatické obnovenie je popísané ďalej v tomto článku.

Nasledujú kroky na obnovenie neuloženého súboru programu Excel:

1. Otvorte nový zošit programu Excel.
2. Kliknite na kartu „Súbor“
3. Kliknite na „Otvoriť“
4. Kliknite na možnosť Nedávny zošit (je vľavo hore)
5. Kliknite na tlačidlo „Obnoviť neuložené zošity“, ktoré je v spodnej časti
6. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, posuňte zoznam neuložených zošitov a otvorte požadovaný.
7. Uložte súbor (pomocou možnosti „Uložiť ako“) s iným názvom na vami zvolené miesto.

V predvolenom nastavení Excel uloží kópiu všetkých neuložených súborov na nasledujúce miesto:

C: \ Users \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

Na vyššie uvedenej adrese musíte [YourSystemName] nahradiť názvom vášho systému (čo je v mojom prípade „Sumit“).

Môžete tiež prejsť priamo do tohto priečinka (kde sú uložené neuložené kópie súborov programu Excel) otvorením ľubovoľného prehliadača a vložením adresy doň (na miesto adresy URL).

Keď otvoríte ľubovoľný súbor z tohto priečinka, zobrazí sa panel s upozorneniami, ktorý vás vyzve na jeho uloženie.

Kliknite na neho a uložte ho na nové miesto s menom podľa vášho výberu.

Poznámka: V predvolenom nastavení sú všetky obnovené neuložené súbory vo formáte „XLSB“. Keď ho uložíte, uistite sa, že ho ukladáte v požadovanom formáte.

Touto metódou môžete obnoviť súbory, ktoré ste vytvorili, ale nikdy neuložili.

Obnoviť aktualizované súbory programu Excel (predchádzajúca verzia bola uložená)

Túto metódu je možné použiť pre súbory, ktoré ste uložili predtým, a Excel pri práci na nich zlyhal (alebo zlyhal systém alebo sa vyplo napájanie).

Stále teda máte predtým uložený súbor, ale prišli ste o zmeny, ktoré ste urobili.

Nasledujú kroky na obnovenie aktualizovaného súboru programu Excel:

1. Otvorte ktorýkoľvek z existujúcich zošitov programu Excel.
2. Hneď ako sa otvorí, zobrazí sa tabla na obnovenie dokumentu, ktorá obsahuje zoznam všetkých neuložených súborov. Kliknutím na názvy súborov načítate údaje.
3. Keď získate požadované údaje, uložte súbor s iným názvom.

Prípadne môžete tiež otvoriť aplikáciu Excel a zobrazí sa možnosť „Zobraziť obnovené súbory“ (ako je uvedené nižšie).

Môžete naň kliknúť a otvorí sa rovnaká tabla na obnovenie dokumentu.

Obnovte prepísané súbory programu Excel / predchádzajúcu uloženú verziu (z programu Excel)

Zatiaľ čo vo vyššie uvedených dvoch metódach môžete viniť Excel alebo Windows z havárie alebo výpadku napájania, táto je čisto na vás.

To je prípad, keď máte uložený súbor programu Excel a aktualizujete údaje a znova ich uložíte.

Ale nakoniec urobíte zmeny, ktoré teraz nechcete (často sa mi to stáva).

Skutočne chcete, aby ste dostali predchádzajúcu verziu späť.

Aj keď sa nemôžete vrátiť do života a opraviť svoje chyby (pokiaľ samozrejme nemáte stroj času), môžete to urobiť v nádhernom svete tabuliek programu Excel.

V Exceli 2010 a verziách po ňom má Excel vstavanú funkciu, ktorá vám pomôže získať predchádzajúce verzie.

Nasledujú kroky, ako sa vrátiť k predchádzajúcej verzii Excelu (aj keď ste ho aktualizovali a uložili):

1. Kliknite na kartu Súbor.
2. Na informačnej stránke kliknite na položku Spravovať zošit a nájdete všetky predchádzajúce verzie tohto súboru.
3. Kliknite na verziu, ktorú chcete obnoviť
4. Uložte súbor (najlepšie s novým názvom).

Keď vyberiete predtým uloženú verziu a otvoríte ju, Excel vám zobrazí výzvu, ako je uvedené nižšie. Kliknutím na Obnoviť získate predchádzajúcu verziu, ktorú ste vybrali, alebo ju môžete uložiť ako nový súbor s iným názvom.

Aby to fungovalo, musíte sa uistiť, že je povolená možnosť automatického obnovenia. Aj keď je to v predvolenom nastavení povolené, je to niečo, čo môžete skontrolovať a zaistiť. O tom, ako povoliť „automatické obnovenie“, sa budem venovať neskôr v tomto návode.

Pokiaľ ide o obnovu neuložených súborov alebo údajov programu Excel, tieto tri vstavané možnosti v programe Excel je možné použiť.

Ďalším spôsobom (ktorý veľmi odporúčam) je ukladanie súborov v cloude (OneDrive alebo DropBox). To vám ušetrí mnoho starostí, pretože cloudové služby uchovávajú predchádzajúce verzie vašich súborov.

Obnovte prepísané súbory programu Excel / predchádzajúcu uloženú verziu (z cloudu - OneDrive / DropBox)

Ak máte vo zvyku ukladať súbory Excelu do cloudu - pomocou služieb, ako sú OneDrive alebo DropBox, sa nemusíte úplne spoliehať na to, že Excel vám pomôže obnoviť neuložené súbory alebo stratené údaje.

Tieto cloudové služby tiež uchovávajú predchádzajúce verzie vašich súborov Excel.

Ukážem vám, ako získať predchádzajúce verzie z OneDrive a DropBoxu. Som si istý, že musí existovať oveľa viac takýchto služieb, ktoré majú túto funkciu.

Získanie predchádzajúcej verzie súboru Excel z OneDrive

Ak chcete získať predchádzajúcu verziu súboru programu Excel, kliknite pravým tlačidlom myši na aktuálnu verziu v programe Onedrive a kliknite na položku História verzií.

Otvorí sa súbor a na paneli vľavo uvidíte všetky predchádzajúce verzie súboru.

Kliknite na požadovanú verziu. Ukáže vám obsah súboru a tiež vám poskytne možnosť stiahnuť tento súbor alebo ho obnoviť.

Získanie predchádzajúcej verzie súboru programu Excel z DropBoxu

Rovnako ako OneDrive, DropBox uchováva aj predchádzajúce verzie súborov programu Excel, ktoré môžete znova navštíviť a stiahnuť.

Ak chcete získať predchádzajúce verzie, prejdite na súbor na webovom portáli Dropbox a kliknite na tri bodky pre súbor, pre ktorý chcete zobraziť predchádzajúce verzie.

Kliknite na možnosť História verzií.

To vám ukáže všetky verzie tohto súboru. Túto verziu môžete otvoriť a stiahnuť z DropBoxu.

V prípade, že ste si do systému nainštalovali priečinok DropBox a ponechali ste tam svoje súbory, môžete jednoducho kliknúť pravým tlačidlom myši na ktorýkoľvek zo súborov a kliknúť na položku História verzií.

Tým sa dostanete na webovú verziu DropBoxu, kde môžete vidieť a sťahovať všetky verzie súboru.

Opatrenia umožňujúce jednoduchú obnovu neuložených súborov

Aj keď má Excel niektoré predvolené nastavenia, ktoré zaisťujú dobré šance na obnovu súborov programu Excel, stále je vhodné zaistiť, aby bolo všetko povolené.

Povoľte automatické ukladanie a automatické obnovovanie

Aby ste zaistili, že Excel automaticky ukladá vaše súbory a zobrazuje možnosti obnovenia, musíte ich mať zapnuté.

Aj keď by to malo byť predvolene povolené, v prípade, že nie je, môžete to urobiť ručne.

Nasledujú kroky na povolenie funkcií automatického ukladania a automatického obnovovania v programe Excel:

1. Kliknite na kartu „Súbor“
2. Kliknite na „Možnosti“
3. V dialógovom okne Možnosti programu Excel kliknite na položku Uložiť (nachádza sa v ľavej časti dialógového okna).
4. Uistite sa, že sú povolené nasledujúce nastavenia (ako je uvedené nižšie).

Dovoľte mi rýchlo vysvetliť, čo tieto možnosti znamenajú:

• Informácie o automatickom obnovení ukladajte každých X minút: Táto možnosť zabezpečí, aby sa vaše súbory ukladali každých 5 minút (alebo akúkoľvek inú časovú hodnotu, ktorú tu zadáte). Štandardne je to 10 minút a ja som to zmenil na 5 minút. Ak chcete, môžete to ešte znížiť.
• Ponechám si poslednú automaticky obnovenú verziu, ak ju zavriem bez uloženia: To zaistí, že v prípade, že dôjde k zlyhaniu vášho Excelu/systému alebo zatvoreniu súboru bez uloženia, bude uložená verzia, ktorú je možné automaticky obnoviť.
• Automatické obnovenie umiestnenia súboru: Toto je predvolené umiestnenie, kde sú uložené automaticky obnovené súbory. Ak chcete, môžete to zmeniť.

Poznámka: Ak máte obrovský súbor s množstvom vzorcov a grafov, jeho uloženie každých 5 minút povedie k prepočtu a možnému zmrazeniu systému. Ak to nechcete, môžete zvoliť dlhšie trvanie (alebo môžete zmeniť režim výpočtu na manuálny).

Automaticky vytvorte záložnú kópiu uloženého súboru programu Excel

Aj keď sú možnosti automatického ukladania a automatického obnovovania užitočné, keď zabudnete uložiť súbory a zlyhania systému, automatické zálohovanie je niečo, čo vytvára kópiu súboru vždy, keď ho uložíte.

Ak napríklad pracujem na súbore s názvom Test.xlsx a uložím ho do priečinka, automaticky sa vytvorí kópia s názvom - „Zálohovanie Test.xlk“

Teraz, keď uložím testovací súbor, všetky zmeny sa uložia aj do záložnej kópie.

To môže byť užitočné, ak v uloženom súbore urobíte nejaké zmeny a chcete ho vrátiť späť. V takom prípade môžete namiesto toho použiť záložnú kópiu.

Alebo ak váš súbor zlyhá alebo sa poškodí, budete mať k dispozícii záložnú kópiu, ktorá bude obsahovať posledný uložený obsah.

Nasledujú kroky na povolenie funkcie automatického zálohovania pre zošit:

1. Kliknite na kartu Súbor.
2. Kliknite na „Uložiť ako“
3. Kliknutím na položku Prehľadávať otvoríte dialógové okno „Uložiť ako“.
4. V dialógovom okne Uložiť ako kliknite na možnosť Nástroje (nachádza sa v pravej dolnej časti dialógového okna).
5. Kliknite na položku „Všeobecné možnosti“.
6. V dialógovom okne „Všeobecné možnosti“ začiarknite možnosť „Vždy vytvoriť zálohu“.
7. Kliknite na tlačidlo OK.
8. Uložte súbor do požadovaného priečinka/umiestnenia.

Teraz, kedykoľvek uložíte tento súbor, bude uložená presná kópia s predbežnou opravou „Zálohovanie“.

Tu je niekoľko dôležitých vecí, ktoré potrebujete vedieť o používaní tejto funkcie automatického zálohovania v programe Excel:

• Toto je nastavenie úrovne zošita. To znamená, že ak ho povolíte pre jeden zošit, bude fungovať iba pre tento zošit. Ak chcete, aby fungoval aj pre ostatných, budete ho musieť manuálne povoliť.
• To sa líši od možností automatického obnovovania a automatického ukladania. Ide o nezávislé nastavenia a konfigurácia jedného nemá vplyv na druhé. Môžete tak mať zošit, v ktorom fungujú všetky funkcie AutoRecover, AutoSave a AutoBackup.
• Záložný súbor je uložený s príponou .XLK. Toto je prípona pre záložné súbory a pri otvorení tohto súboru sa vám môže zobraziť výzva. Stačí kliknúť na Áno a otvorí sa záložný súbor.
• Záložný súbor je vždy jedna verzia za vašim hlavným súborom (okrem času, keď ho ukladáte prvýkrát). Ak napríklad vytvoríte nový súbor a povolíte v ňom zálohu, vykonáte zmeny a uložíte ho. Tým sa uloží nový súbor aj jeho záložná kópia. V tomto okamihu budú súbory (hlavný súbor aj záloha) úplne rovnaké. Teraz, ak vykonáte v hlavnom súbore nejaké zmeny a uložíte ho raz, neuloží sa do záložného súboru. Ale ak ho znova uložíte, bude vykonaný aj v záložnom súbore.

Automatické zálohovanie je dobrá funkcia, pretože vám poskytuje poslednú uloženú verziu súboru v prípade, že vykonáte nejaké nechcené zmeny a súbor uložíte. Môžete použiť záložný súbor na získanie verzie pred poslednou uloženou verziou.

Automaticky uložte časovo označenú kópiu zošita programu Excel

Aj keď všetky doteraz zahrnuté metódy závisia od vstavaných funkcií Excelu, môžete použiť aj krátky kód VBA, aby ste nikdy neprišli o prácu.

Pomocou kódu VBA uložíte časovo označenú kópiu súboru programu Excel hneď, ako ho uložíte (alebo zatvoríte).

To zaisťuje, že budete mať vždy všetky predchádzajúce verzie a budete sa môcť vrátiť a obnoviť súbor v prípade, že sa pokazíte. Pretože sú opatrené časovou pečiatkou, môžete ľahko nájsť požadovanú verziu (alebo miesto, kde ste sa pomýlili).

Nasleduje kód, ktorý vytvorí kópiu zošita s časovým označením, hneď ako ho uložíte:

Súkromný čiastkový zošit_BeforeSave (ByVal SaveAsUI ako logická hodnota, Zrušiť ako logická hodnota) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath ako reťazec BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Upozorňujeme, že musíte zadať umiestnenie priečinka, do ktorého chcete uložiť záložné kópie (zmeňte cestu zvýraznenú tučne vo vyššie uvedenom kóde).

Môže to znamenať, že skončíte s veľkým počtom kópií, ale pri práci na zásadných projektoch to môže výrazne zachrániť život.

Podobný kód môžete použiť aj na uloženie kópie pred zatvorením zošita (namiesto uloženia kópie pri každom uložení).

Súkromný čiastkový zošit_BeforeClose (Zrušiť ako booleovský) Dim BackUpPath ako reťazec BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Tento kód musíte vložiť do okna s kódom ThisWorkbook.

Ak to chcete urobiť, otvorte editor VB (klávesová skratka - ALT + F11) a dvakrát kliknite na objekt Tento zošit v prieskumníkovi projektu.

Oprava poškodených súborov programu Excel

V prípade, že sa ocitnete v poškodenom súbore programu Excel, môžete urobiť niekoľko vecí.

V prvom rade môžete použiť možnosť opravy, ktorá je vstavaná v programe Excel.

Nasledujú kroky na obnovu poškodeného súboru jeho opravou:

1. Otvorte aplikáciu Excel.
2. Kliknite na „Súbor“ a potom na „Otvoriť“ (alebo použite klávesovú skratku Ctrl + O).
3. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať.
4. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, vyberte súbor, ktorý bol poškodený.
5. Kliknite na malý trojuholník ukazujúci nadol na tlačidlo „Otvoriť“ (ako je uvedené nižšie).
6. Kliknite na položku Otvoriť a opraviť.
7. Excel vám zobrazí výzvu, ako je uvedené nižšie. Kliknite na Opraviť.

Ak budete mať šťastie, všetko pôjde hladko a budete môcť obnoviť svoje údaje z poškodeného súboru.

Ak možnosť opravy nefunguje, postupujte podľa vyššie uvedených krokov do kroku 5 a potom namiesto opravy kliknite na položku „Extrahovať údaje“. Excel sa vás opýta, či chcete „Previesť na hodnoty“ alebo „Obnoviť vzorce“.

Môžete skúsiť použiť akúkoľvek možnosť, ktorá vám vyhovuje. Excel sa pokúsi extrahovať čo najviac údajov a vytvorí nový zošit s extrahovanými údajmi.

Ak to tiež nefunguje. Na obnovu poškodených súborov programu Excel sa možno budete musieť spoľahnúť na nástroje tretích strán.